Tranzacțiile din mediul de afaceri generează creanțe și datorii a căror plată se realizează de obicei la o anumită scadență, iar operațiunile cu plata imediată au mai degrabă caracter excepțional. În aceste condiții, orice aplicație software care gestionează activitatea comercială a unei companii trebuie să ofere posibilitatea de a corela facturile înregistrate în aplicație cu plățile realizate pentru acestea. Este necesar să se cunoască, în orice moment, care facturi au fost plătite și cât a mai rămas de plată pentru fiecare factură în parte.
Modului financiar din cadrul sistemului ERP Dynamics Business Central realizează această corelare între facturi și plăți prin mecanismul aplicărilor, aplicări ce se fac odată cu înregistrarea plăților prin bancă/casă. De precizat că în Business Central există doar conceptul de plată, nu și de încasare, și prin urmare avem fie plăți pe care le realizăm noi către furnizori, fie plăți din partea clientului către noi.
În continuare vom detalia modul de lucru cu aplicări folosind două scenarii de lucru: plata de către un client a unei singure facturi și plata asociată mai multor facturi. Plățile se înregistrează în Business Central prin intermediul jurnalelor generale sau jurnalelor de plăți.
Plata pentru o singură factură
În cazul în care se plătește o singură factură aplicarea se poate face în jurnalele generale pe linia de plată din lotul de bancă. Să luăm de exemplu cazul din imaginea de mai jos:
Avem o plată efectuată de către clientul cu cod ”ACC” în valoare de 1428 RON, cu numărul de document ”OP100”. Pentru a efectua aplicarea avem disponibile două câmpuri, ”Tip doc. Aplicare la” și ”Nr. doc. Aplicare la”. Se selectează în primul câmp valoarea ”Factura”. Dacă dăm clic pe butonul cu 3 punctulețe de pe următorul câmp, se va deschide o listă cu facturile la care se poate aplica:
Pe antet avem elementele plății – numărul de document și suma, pe linii avem facturile la care putem aplica. Ne poziționăm pe linia cu factura la care dorim să realizăm aplicarea și apoi vom închide fereastra (dând clic pe butonul ”OK”). Vom reveni în linia de jurnal contabil și aici putem observa că acum câmpul ”Nr. doc. Aplicare la” conține valoarea numărului de factură la care aplicăm plata.
Aplicarea propriu-zisă se va face odată cu înregistrarea liniilor de jurnal, când se vor actualiza mai multe tabele de intrări: intrări contabilitate, intrări client și intrări cont bancar.
Plata mai multor facturi
În cazul în care primim de la client o plată pentru mai multe facturi, vom folosi o altă modalitate de aplicare. Tot din linia de jurnal cu plata, se dă clic pe butonul ”Aplicare intrări”:
Se va deschide aceeași fereastră precum cea de la plata unei singure facturi, dar aici vom opera diferit.
În exemplul dat, pe antet avem o plată cu număr document ”OP101” în valoare de 5000 RON, valoare care se poate aplica mai multor facturi. Aplicarea se face poziționându-ne pe linia de factură la care vrem să aplicăm și dând clic pe butonul ”Setare ID Aplicare-la”. Confirmarea că am realizat aplicarea este apariția numărului de document al plății pe linia respectivă. Dacă ne răzgândim, putem dezaplica dând clic pe același buton.
Observați că în subsolul ferestrei din imaginea de mai sus, avem și câmpurile ”Sumă aplicată”, ”Sumă disponibilă” și ”Sold”. Primul câmp ne spune cât s-a aplicat la un moment dat, al doilea care e suma totală a plății, iar al treilea arată diferența dintre cele două. E important să urmărim valoarea acestor câmpuri, fiindcă, în cazul în care aplicăm o plată la mai multe facturi, e posibil să fie necesar să facem și aplicări parțiale. În cazul de față, din cei 5000 de RON, am aplicat deja 3946RON și a rămas un sold neaplicat de 1054 RON. Ca să închidem plata vom face o aplicare parțială la o altă factură – vezi imaginea de mai jos:
Am realizat o a treia aplicare, la factura ”KMS-23-0546”. Pentru a realiza aplicarea corect, este necesar ca în câmpul ”Sumă de aplicat” să trecem valoare soldului anterior (1054 RON) astfel încât, atunci când închidem fereastra de aplicare, valoarea câmpului ”Sold” să fie zero.
Există și situații când nu se poate determina exact legătura dintre plăți și facturi, și în acest caz plățile se pot aplica ulterior. În alte situații, se realizează aplicări eronate și este necesară dezaplicarea. Vom discuta despre cum se procedează în aceste cazuri într-un articol viitor.
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
