În ziua de azi majoritatea comunicării de afaceri se realizează electronic, prin e-mail. De aceea, e de dorit ca un sistem ERP care stochează documentele de lucru ale companiei (comenzi, facturi, contracte etc.) să permită cu ușurință transmiterea acestora prin e-mail către partenerii de afaceri.
În sistemul ERP Dynamics Business Central (și în versiunile anterioare – Dynamics NAV) existau funcționalități prin care se puteau trimite și stoca e-mailuri dar, începând cu versiunea de produs lansată în octombrie 2020, există acum în Business Central capabilități extinse în ce privește comunicarea prin e-mail.
În primul rând, putem configura mai multe conturi de e-mail pentru a realiza comunicarea. E o practică frecventă în cadrul companiilor ca fiecare departament să aibă o adresă de e-mail dedicată, iar comunicarea să se realizeze prin aceasta și nu prin conturile individuale ale angajaților.
Odată create aceste conturi, ele se pot asigna unor scenarii de lucru specifice. Comenzile și facturile de vânzare se pot trimite prin contul de email al departamentului de vânzări, extrasele de cont prin contul departamentului financiar-contabil etc.
Trimiterea e-mailului se realizează foarte simplu, direct din fișa unui document, iar conținutul acestuia se poate standardiza prin crearea unor șabloane definite în Word. De exemplu, pentru trimiterea unei facturi de vânzare putem seta ca mesajul să conțină datele facturii, iar ca atașament factura de vânzare înregistrată. Subiectul e-mailului va fi alcătuit din numele companiei și numărul facturii.
Noua funcționalitate din Business Central permite nu doar trimiterea de documente (comenzi, facturi, extrase etc.), ci și mesaje către parteneri (clienți, furnizori, bănci). De exemplu, în imaginea de mai jos am exemplificat cu un e-mail prin care se transmite unui client o propunere de contract.
Am atașat e-mailului și un fișier pdf cu contractul:
Putem trimite e-mailul imediat sau îl putem păstra în Business Central ca și ciornă, pentru trimiterea ulterioară, iar istoricul și starea e-mailurilor pot fi accesate cu ușurință, din pagina principală (pagina de rol a utilizatorului):
Dacă vrem, de pildă, să accesăm unul din e-mailurile trimise, dăm clic pe pătrățelul cu ”Emailuri trimise” și se va deschide o listă, iar aici putem vedea, dând clic pe fiecare email în parte, conținutul acestuia inclusiv cu atașamente.
Și nu mai e nevoie să căutăm prin aplicația de e-mail documentele trimise pentru că ele sunt în Business Central, la nivel de partener:
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
