Materialul de fata isi propune sa ilustreze capabilitatile solutiei de tip ERP Microsoft Dynamics NAV, cu privire la exercitarea functiei de control intern intr-o intreprindere. Echipa ELIAN Solutions poate sa va ofere experienta ei, obtinuta in urma multor implementari de succes, pentru a folosi solutia Dynamics NAV in beneficiul unor activitati de control intern, specifice fie departamentului de control intern, fie procesului de auditare, fie functiei de control managerial in general.
Ce este controlul intern?
Control intern este instrumentul managerial prin care se asigura faptul ca procesele unei intreprinderi sunt in conformitate cu standardele de lucru specifice acesteia, iar cand se produc abateri de la aceste standarde, ele pot fi identificate cu usurinta. Standardele de lucru sunt definite de catre conducerea intreprinderii; ele se pot incadra in doua mari categorii ; cele cu caracter administrativ si cele financiar-contabile. Aplicate la fluxurile informationale ale unei intreprinderi, fluxuri care de obicei sunt gestionate printr-un software economic, aceste standarde trebuie sa realizeze o asigurare privind:
- Autorizarea tranzactiilor si accesul la documente si inregistrari;
- Corectitudinea tranzactiilor;
- Reconcilierea activelor;
- Eficienta operationala.
Microsoft Dynamics NAV este o solutie de tip ERP (Enterprise Resource Planning) care se adreseaza firmelor medii si mari aflate in expansiune. Inca de la concepere, a fost gandita sa ofere un suport informational si utilizatorilor cu functii manageriale dintr-o intreprindere si implicit si pentru functia de control intern. In continuare, vom analiza fiecare obiectiv urmarit de controlul intern si vom vedea cum aplicatia Microsoft Dynamics NAV sustine realizarea acestuia.
Autorizarea tranzactiilor si accesul la documente si inregistrari
Orice tranzactie in sistemul informational trebuie sa se realizeze doar de catre persoanele autorizate de catre management. Accesul la documente si inregistrari este permis doar in cadrul atributiilor pe care acea persoana le are.
Nivelul de autorizare si aria de acces in cadrul aplicatiei Microsoft Dynamics NAV se stabileste prin intermediul rolurilor care se asigneaza fiecarui utilizator al aplicatiei. Un utilizator poate avea unul sau mai multe roluri. Rolurile de securitate din Dynamics NAV sunt corelate cu rolurile pe care le au utilizatorii in cadrul intreprinderii, cu activitatile de zi cu zi. Sistemul Dynamics NAV se livreaza cu un set deroluri standard; acestea se pot modifica sau se pot crea roluri noi, adaptate specificului fiecarei companii.Rolurile pot fi in general de 5 tipuri : Citire, Creare, Editare, Inregistrare si Parametrizare (vezi si fig. 1).
In spatele fiecarui rol sunt de fapt setate permisiunile pe anumite forme, tabele, rapoarte, unitati de cod etc., permisiuni adecvate rolulului respectiv. Intodeauna prin rol se seteaza doar la ce anume are acces utilizatorul, nu si la ce nu are acces. In acest mod exista o certitudine ca un utilizator nu va avea acces la o zona sau functionalitate din sistem daca nu i se permite expres acest lucru, prin intermediul rolurilor.
La inregistrarea unei tranzactii, numele utilizatorului care a realizat-o se regaseste in toate tabele afectate de acea tranzactie. In acest fel exista siguranta ca tranzactiile se pot asocia intotdeauna unui anumit utilizator. Data crearii tranzactiei, care poate fi diferita de data de inregistrare in contabilitate, este si ea pastrata intr-o evidenta separata.
Pentru nomenclatoare (clienti, furnzori, articole, conturi contabile, etc), se poate parametriza urmarirea crearii, modificarii sau stergerii informatiei din aceste nomenclatoare. Toate acestea fac ca in aplicatia Dynamics NAV sa existe vizibilitate totala asupra originii oricarei tranzactii sau modificari.
Corectitudinea tranzactiilor
Obiectivul corectitudinii tranzactiilor urmareste ca tranzactiile sa fie corect inregistrate pe sume, perioade si conturi. Aplicatia Dynamics NAV dispune de mecanisme multiple pentru a realiza verificarea corectitudinii trazactiilor in sistem. Evident, eroarea umana nu poate fi înlaturata niciodata dar acolo unde este posibil sa se defineasca reguli de afaceri, acestea pot fi implementate in cadrul aplicatiei.
Verificarea perioadelor
Sistemul Dynamics NAV permite definirea perioadelor in cadrul carora se pot realiza inregistrari ale tranzactiilor. Definirea perioadelor poate fi generala (valabila pentru toti utilizatorii) sau se poate realiza la nivel de utilizator. De pilda, pentru cei care inregistreaza facturile de vanzari o luna poate fi inchisa (nu mai pot opera), dar ea ramane deschisa pentru contabilul-şef pentru a mai putea inregistra note contabile de regularizare.
Verificarea sumelor
In ceea ce priveste verificarea sumelor, aplicatia incearca sa determine daca intr-un context dat sumele asociate unei tranzactii reflecta anumite reguli matematice sau financiar-contabile. Astfel:
- Nu este permisa inregistrarea in contabilitate a unor tranzacti debalansate (total sume debitoare sunt egale cu total sume creditoare);
- Se realizeaza verificari pe tipul de document inregistrat (de ex. nu se poate realiza plata unui furnizor iar contul furnizorului sa se crediteze ca urmare a acelei plati);
- Se poate parametriza numarul de zecimale cu care se realizeaza tranzactiile, astfel incat acestea sa reflecte corect in sistem sumele si sa nu apara probleme datorita rotunjirilor de suma;
- Nu sunt permise (sau se emit avertismente) unele tranzactii care nu isi gasesc corespondent in procesele economice reale (de ex. nu se poate calcula pe un mijloc fix o amortizare care sa depaseasca valoarea initiala de achizitie sau nu se pot realiza o vanzare de articol daca acesta nu exista in stoc).
Verificarea conturilor
In Dynamics NAV, verificarea conturilor pe care se vor inregistra tranzactiile se realizeaza prin parametrizari ale entitatilor implicate in realizarea tranzactiilor. Conturile contabile, pentru majoritatea operatiunilor, nu sunt vizibile celui care opereaza si nici nu pot fi modificate de catre un utilizator obisnuit.
De exemplu, avem o tranzactie de cumparare – achizitionam un articol de la un furnizor. Articolului ii asociem un cont contabil de stoc, iar furnizorului ii asociam un cont de datorie (asocierile se realizeaza in fisa fiecarei entitati). Utilizatorul care opereaza factura nu trebuie sa cunoasca conturile contabile, ci doar sa introduca datele de pe documentul primar – factura de cumparare.
Poate cel mai important, relationarea dintre un anumit tip de furnizor si un anumit tip de articol (adica un anumit tip de monografie contabila) trebuie parametrizata in prealabil, altfel aplicatia nu permite inregistrarea ei. Exista astfel certitudinea ca monografii contabile care nu sunt posibile potrivit activitatii economice a intreprinderii respective, nu vor fi inregistrate in sistem.
Reconcilierea activelor
Reconcilierea activelor presupune efectuarea periodica a unor verificari intre activele scriptice si cele faptice. Totodata, se fac verificari intre diverse raportari din sistem astfel incatsituatiile analitice “sa bata” cu cele sintetice.
Aplicatia Dynamics NAV ajuta la realizarea operatiunilor de inventariere generand liste de inventare pentru stocuri (vezi figura 2) si mijloace fixe. Dupa ce se realizeaza inventarierea fizica, se introduce rezultatul in sistem si se inregistreaza automat reconcilierea. Sistemul tine o evidenta separata a tuturor incarcarilor-descarcarilor de stoc care au rezultat ca urmare a unor inventarieri. Pentru articolele care necesita o frecventa de inventariere mai mare decat cea anuala, se pot parametriza perioade de inventar fizic, si functie de aceste perioade, aplicatia sugereaza articolele care trebuie incluse in inventarul fizic de la o anumita data.
Reconcilierea dintre situatiile analitice si cele sintetice se realizeaza cu ajutorul unor balante analitice, care prezinta miscarile si soldul pe fiecare entitate in parte, iar la sfarsit se afiseaza miscarile pe contul contabil asociat acestor entitati care pot fi: clienti, furnizori, articole, conturi bancare, mijloace fixe.
In figura nr. 3 este prezentat raportul ”Balanta analitica clienti”; pe fiecare client sunt afisate soldul initial, rulaje lunare, total sume si sold final. Sumele de pe linia care totalizeaza valorilede pe fiecare client trebuie sa corespunda cu sumele de pe contul contabil de creanta asociat clientilor respectivi.
Eficienta operationala
Contolul intern promoveaza eficienta operationala – cautand sa identifice caile prin care activitatile sa se desfasoare mai repede si mai bine. Microsoft Dynamics NAV sustine eficienta operationala, prin intermediul diverselor functii, precum:
Gasirea rapida a datelor, fara a fi nevoie de rularea unui raport. Prin functia de ”Navigare” (vezi fig. 4) tranzactiile inregistrate in sistem pot fi identificate dupa un numar de document sau de document extern; se pot vizualiza dintr-o singura fereastra toate tabelele afectate de catre o tranzactie. Pentru articole, se poate realiza cautarea dupa un numar serial sau numar de lot.
Posibilitatea ca la generarea unui document sa se poata copia informatia nu doar din documente de acelasi tip generate anterior ci si din alte documente compatibile cu documentul respectiv. De exemplu, daca dorim sa generam o factura de vanzare putem copia informatia dintr-o oferta, comanda, factura deja inregistrata, livrare inregistrata, nota de credit, etc.
Posibilitatea de a salva notele contabile care se repeta de la o perioada la alta – pentru refolosirea informatiei si evitarea greselilor de operare.
Se pot defini coduri de texte standard; explicatiile lungi din documente si linii de jurnal pot fi generate tastand un cod de text compus din 2-3 litere.
Oricarei entitati din aplicatie i se pot asocia prin legaturi in afara aplicatiei, diverse fisiere. Aceasta functionalitate este utila atunci cand se doreste ca informatia din afara sistemului sa o asociem celei din aplicatie (de ex., putem atasa unui facturi de la un furnizor furnizor o copie scanata a unui certificat de garantie emis de catre acesta).
Concluzie
Aplicatia Dynamics NAV ajuta la punerea in practica a controlului intern intr-o intreprindere, furnizand instrumente adecvate realizarii fiecarei functii a controlui intern.
In acest material am mentionat doar cateva din functionalitatile prin care solutia implementata de catre ELIAN Solutions poate spori valoarea unei afaceri prin eficientizarea activitatilor legate de exercitarea unui management performant.
