In viata oricarei companii vine un moment cand se naste nevoia pentru un sistem ERP. Trecerea se face insa, de obicei, cand nevoia devine stringenta, iar ”suferinta” de a introduce, de a gasi si de a folosi o informatie devine suficient de mare pentru a imbolnavi de nervi pe toata lumea. Asadar, cand apare nevoia de un sistem ERP? Putem identifica urmatoarele simptome:
Simptomul #1 Mai multe softuri, o singura afacere
Daca in prezent se folosesc mai multe aplicatii pentru a sustine procesele de afaceri ale companiei tale, inseamna ca ai nevoie de o solutie integrata – de un sistem ERP. Dezavantajele utilizarii mai multor aplicatii sunt numeroase: redundante in operarea datelor, informatie care nu se reflecta in contabilitate in timp real, eforturi de reconciliere intre informatiile oferite de diferite aplicatii etc. Nemaipunand la socoteala costurile necesare pentru intretinerea mai multor aplicatii.
Simptomul #2 Raportarile, un chin!
Conducerea companie nu poate obtine raportari in timp real – ele se realizeaza ca urmare a unor prelucrari laborioase. Se compileaza date din diverse aplicatii, se fac tot felul de transformari si conversii, iar in final sansa ca informatia sa fie 100% corecta se apropie de cea de a castiga la tragerea 6/49.
Sistemele ERP sunt suficient de flexibile pentru a permite diverse raportari si, mai important, intreaga informatie este stocata intr-o singura baza de date. Asta inseamna ca informatia a fost introdusa o data si daca a fost introdusa corect, asa va si ramane.
Simptomul #3 Unde este oferta de anul trecut?
Un alt simptom – imposibilitatea aplicatiilor existente de a asigura gestiunea documentelor comerciale, arhivarea si versionarea lor. Daca, de pilda, te suna un client si vrea sa-i retransmiti o oferta de anul trecut, ce continea preturi valabile la acel moment, si pentru acel client, si care a si fost modificata de cateva ori? Si el vrea penultima versiune a ofertei?
In Dynamics NAV (Navision), exista functionalitati de management al oricarui document cu caracter comercial, inclusiv versionarea automata a documentelor care sufera modificari: oferte, comenzi, facturi, receptii, contracte etc. Se pot stoca si fisiere word, excel, documente scanate, e-mailuri etc.
Simptomul #4 Nu stiu, nu cunosc! Cine o fi de vina?
Nu exista o vizibilitate completa asupra fluxurilor de afaceri, nu exista trasabilitate in sistem; cei de la financiar nu stiu ce fac cei de la aprovizionare, cei de la aprovizionare nu stiu de ce anume au nevoie cei de la vanzare etc. Iar cand apare vreo problema, nu se poate identifica cu usurinta sursa acesteia. Nu exista o delimitare clara a rolurilor si responsabilitatilor.
Sistemele ERP asigura aceasta delimitare pe roluri si responsabilitati, precum si trasabilitate. Fiecare tranzactie in sistem poarta numele celui care a realizat-o, astfel incat nu exista indoiala cu privire la cine a generat informatia.
Simptomul #5 Iar am auditul pe cap!
Cand vine auditul sau vreun control de la administratie, nimeni nu mai face nimic in firma respectiva. Toata lumea compileaza situatii, rapoarte, justificari etc. De ce? Fiindca sistemul informational nu este suficient de flexibil pentru a asigura raportarile “ad-hoc” cerute de terte parti.
Sistemele ERP asigura mecanisme de raportare de tip ”business intelligence” prin care se pot obtine cu uaurinta astfel de raportari. Cei care doresc sa “sape” in sistem dupa informatie, o pot face cu usurinta.
Vezi si: Dynamics NAV – capabilitati de Business Intelligence
Concluzie
Daca in firma dvs. exista deja cel putin 3 din simptomele de mai sus, inseamna ca aveti deja nevoie de un sistem ERP. Elian Solutions este implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics NAV (Navision) si va poate ajuta sa aveti o implementare de succes.