Companiile, pentru a-și realiza obiectivele, trebuie să desfășoare o serie de activități, activități care de obicei sunt grupate funcțional în cadrul unor departamente: aprovizionare, producție, vânzare, financiar, resurse umane etc. Gruparea activităților în departamente este utilă, dar poate induce impresia eronată că departamentele funcționează independent unul de celălalt, și că este suficient să se analizeze activitatea fiecărui departament în parte pentru a se obține o imagine exhaustivă și integrată asupra a ceea ce face sau ceea ce ar trebui să facă (prin optimizări) o companie la un moment dat. O abordare analitică mai bună se poate realiza însă prin intermediul proceselor de afaceri.
Ce sunt procesele de afaceri?
Un proces de afaceri este definit ca fiind un set de activități ce este declanșat de un anumit eveniment și care conduce, printr-o serie de pași, la un rezultat dorit de către companie. Un exemplu de proces de afaceri: realizarea unei comenzi de vânzare, de la momentul primirii comenzii de la client și până la încasarea facturii. Un alt exemplu: realizarea unui proces de aprovizionare, de la momentul în care planificarea producției sugerează nevoia de un anumit articol de la un furnizor și până când acesta este recepționat în depozit.
Specific proceselor de afaceri este faptul că, în multe situații, realizarea lor implică activități în cadrul mai multor departamente, ceea ce pune în lumină necesitatea unui sistem care să permită circulația facilă a informației între departamente. Să luăm, de pildă, exemplul dat mai devreme, cel cu realizarea comenzii de vânzare, și să-l analizăm mai în detaliu.
Evenimentul declanșator al procesului este primirea comenzii de la client. Aceasta se face în departamentul de vânzări. Să presupunem, cazul simplu, că produsul este deja pe stoc și nu trebuie comandat la furnizor, așa că angajatul de la vânzări transmite departamentului depozit informația legată de comandă – ce articole dorește clientul, în ce cantitate, în ce locație, până la ce dată trebuie făcută livrarea. Departamentul depozit pregătește articolele și le livrează. Mai departe, departamentul financiar este informat de realizarea livrării și întocmește factura, iar apoi procesul se finalizează cu încasarea facturii.
Iată, așadar, cum un proces relativ simplu a implicat activități și implicit circulația informației prin cel puțin trei departamente. Această circulație a informației între departamente se realizează cel mai bine în cadrul unui sistem ERP.
Ce este un sistem ERP?
Un sistem ERP este o suită de aplicații software gata de a fi utilizate, aplicații ce servesc procesele de afaceri ale unei companii, fiind suficient de flexibile și de configurabile pentru a putea fi aplicate oricărei companii. Specific unui sistem ERP este faptul că informația este într-o singură bază de date și e suficient ca ea să fie introdusă într-un departament, pentru ca să fie disponibilă apoi pentru toate departamentele companiei.
E adevărat că un sistem ERP are totuși o structură modulară, asociată departamentelor companiei: modulul de aprovizionare, modulul de vânzare, modulul financiar etc. E rațională gruparea în același loc a unor funcționalități specifice unor anumite departamente, dar adevărata putere a unui sistem ERP constă în faptul că integrează (și automatizează) procese de afaceri care presupun interacțiunea mai multor departamente.
Cum se determină procesele de afaceri?
În contextul de față ne vom referi la determinarea proceselor de afaceri în cadrul unei implementări de sistem ERP. Întrucât scopul unui sistem ERP este de a servi procesele de afaceri, este evident că acestea trebuie mai întâi stabilite. Aceasta se realizează în cadrul etapei de analiză a implementării, când se stabilesc cerințele de afaceri. Cerințele de afaceri sunt ceea ce se dorește din partea clientului ca să se realizeze în sistemul ERP, iar ele cuprind implicit sau explicit stabilirea procesele de afaceri. Etapa de analiză se realizează de obicei prin interviuri care se realizează între consultanții de implementare și reprezentanții clientului, iar în final rezultă o documentație agreată de ambele părți.
Acum, dacă ați trecut deja printr-o implementare de sistem ERP, e posibil să nu fiți de acord întru totul cu ce am menționat mai sus, anume că la baza unei implementări de sistem ERP stă filozofia abordării prin prisma proceselor de afaceri; de cele mai multe ori documentația de implementare înseamnă de fapt mai multe documente realizate prin interviuri cu fiecare departament în parte, rezultând un document de analiză pentru financiar, unul pentru producție, altul pentru vânzări etc. E adevărat, așa se procedează, dar sunt trei aspecte care vin în sprijinul celor afirmate mai sus.
Mai întâi, informația din documentațiile realizate pe departamente este adeseori redundantă, iar asta nu e un lucru rău. Mai mult, este chiar necesar, fiindcă procesele de afaceri traversează granițele dintre departamente și o documentare detaliată a unui proces de afaceri presupune menționarea unor pași care se realizează în aval sau în amonte de cel analizat în cadrul departamentului respectiv.
Apoi, orice plan de proiect de implementare ERP, dacă e un plan bine făcut, include și întâlniri la care participă toate departamentele, întâlniri care ajută la realizarea unei imagine complete asupra proceselor de afaceri.
Și, nu în ultimul, rând managerii de proiect – cel din partea clientului și cel din partea furnizorului, sunt obligați să parcurgă întreaga documentație de proiect și astfel ei obțin viziunea de ansamblu asupra tuturor proceselor de afaceri, fiind responsabili de bunul mers al proiectului de implementare ERP.
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
