Orice sistem ERP trebuie să asigure securitatea și integritatea datelor ce rezultă din tranzacții. Asta înseamnă, printre altele, ca o tranzacție, odată ce a fost înregistrată în baza de date, să nu mai poată fi ștearsă, ci doar corectată prin înregistrarea unei alte tranzacții. De aceea, este important ca utilizatorul să evite, pe cât posibil, erorile de operare. Având însă în vedere complexitatea și structura modulară a unui sistem ERP, nu este întotdeauna evident cum se va reflecta o tranzacție în baza de date, cum va afecta aceasta intrările din registrele de contabilitate, clienți, stocuri etc. Din acest motiv, e bine ca utilizatorii să verifice ce intrări vor fi generate, înainte de a realiza înregistrările propriu-zise.
În Dynamics Business Central această verificare se realizează prin intermediul funcționalității de previzualizare a datelor. Funcționalitatea este disponibilă în jurnale și în documentele de lucru (comenzi, facturi). În continuare, vă vom arăta de unde se apelează funcția și cum o puteți utiliza, folosind niște exemple.
Să luăm, de pildă, o situație în care vrem să înregistrăm din jurnalul de bancă o plată în EUR a unui furnizor extern. Dacă vrem să vedem, înainte de a înregistra tranzacția, ce conturi vor fi afectate și dacă se vor genera cheltuieli sau venituri din diferențele de curs valutar, putem face asta din pagina de jurnal: apelăm funcția de ”Înregistrare/Imprimare” din meniu și apoi selectăm opțiunea de ”Previzualizare Înregistrare”:
Se va deschide o pagină care va afișa sumele și conturile contabile asociate tranzacției . Se vede în imaginea de mai jos că tranzacția va genera cheltuieli cu diferențele de curs valutar.
Similar, putem apela funcția și din documentele de lucru. De exemplu, dintr-o comandă de vânzare:
În această situație, vom avea o monografie contabilă mai amplă, întrucât avem descărcare de stoc, și generare de TVA.
Pe lângă intrările din contabilitate, putem vedea în pagina de previzualizare intrările din tabela de TVA și intrările din tabelele relaționate:
Intrările relaționate nu se pot vedea direct, ci trebuie dat clic pe cifrele afișate (vezi coloana ”Nr. de intrări” din imaginea de mai sus).
Recomandăm utilizarea funcției de previzualizare înregistrare mai ales în două situații: atunci când sunteți la început cu utilizarea sistemului ERP Business Central și încă nu vă este foarte clar cum funcționează sistemul, și ori de câte ori înregistrați un tip nou de tranzacție. Este mult mai bine decât să înregistrați și să constatați ulterior că vor fi necesare corecții.
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
