Tranzacțiile dintre companii presupun întotdeauna utilizarea unor documente (comenzi, facturi), ce oferă un suport informațional privind elementele tranzacțiilor și servesc ca document justificativ. De obicei, aceste documente se înregistrează secvențial, unul câte unul, dar pot exista situații când este se justifică înregistrarea mai multor documente o dată din rațiuni de eficiență a operării.
În sistemul ERP Dynamics Business Central acest lucru este posibil prin utilizarea unei funcționalități denumită ”Înregistrare lot”, iar în continuare vă vom arăta cum se aplică aceasta pe un flux de achiziție.
Mai întâi, să vedem când s-ar preta utilizarea acestei funcționalități. Putem gândi următoarea situație: avem mereu mai multe comenzi de cumpărare a căror recepție este realizată zilnic de către cei care lucrează în depozit. La sfârșitul zilei însă, dorim ca facturarea comenzilor să fie realizată de către un angajat din contabilitate care va face o ultimă verificare a datelor din comenzi cu facturile emise de către furnizori, iar apoi le va factura.
Pentru aceasta angajatul poate, din lista de comenzi, să facă o selecție a mai multor documente de comandă:
După ce a selectate toate comenzile pe care vrea să le înregistreze, va apela procedura de înregistrare lot:
Se va deschide o fereastră unde se pot bifa mai multe opțiuni. Aici putem alege ce fel de documente înregistrăm și putem alege o dată de înregistrare a comenzilor – alta decât cea înscrisă pe fiecare document în parte.
Tot în fereastra de opțiuni putem stabili filtre. Inițial, am stabilit comenzile care se vor înregistra prin selectarea lor din listă, dar putem stabili care comenzi vor fi supuse înregistrării și prin intermediul filtrelor: după număr, stare sau adăugând alte filtre prin apelarea butonului ”Filtrare”:
La final, după ce se dă clic pe butonul ”OK”, comenzile se vor înregistra.
Am exemplificat înregistrarea lot pentru comenzile de cumpărare, însă aceasta este disponibilă pentru mai multe tipuri de documente: facturi, note de credit, comenzi de retur, în zonele de cumpărări, vânzări și service.
În cazul în care această funcționalitate vă este utilă și doriți să o folosiți, vă recomandăm mai întâi să o verificați pe o bază de test, mai ales dacă veți folosi funcțiile de filtrare ale procedurii: este absolut necesar să vă asigurați că procedura va înregistra doar comenzile pe care doriți să le înregistrați.
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
