Alegerea unui sistem ERP este o decizie care necesită o bună evaluare, atât a cerințelor de afaceri care vor trebuie acoperite de viitorul sistem, cât și a soluției informatice propriu-zise. În cazul în care veți avea de luat o astfel de decizie, e bine să știți de la bun început care sunt cerințele ce vor putea fi soluționate prin configurarea sistemului ERP și care sunt cele care vor necesita personalizarea (în jargonul specific industriei se mai numește și customizare). Mai întâi, vom clarifica ce înseamnă fiecare în parte și apoi vom explica și de ce este atât de important să realizați această distincție, atunci când alegeți o soluție sau un furnizor de implementare.
Configurarea sistemului ERP
Configurarea este în esență o parametrizare realizată de către consultantul de implementare pentru ca sistemul ERP să satisfacă cerințele de afaceri ale clientului. Practic, consultantul intră în aplicație și introduce informație sau bifează diverse câmpuri, astfel încât aplicația să se comporte într-un anumit mod. Sistemele ERP sunt construite să acopere diverse scenarii de lucru și să fie utilizate de către companii din cele mai diverse domenii de activitate. Dacă, de pildă, vom implementa sistemul ERP pentru o companie care lucrează cu stocuri, e clar că va trebuie să definim în sistem locațiile, să stabilim posibile rute de transfer între locații, să configurăm metode de urmărire a articolelor (pe loturi sau numere seriale), documentele ce se vor folosi pentru aprovizionare, vânzare, transfer etc. Toate acestea trebuie configurate. Nu aceleași configurări vor fi făcute, de pildă, dacă implementăm pentru o firmă care prestează servicii sau pentru una care lucrează pe proiecte. Ce este important de reținut: configurarea se realizează de către consultant și se realizează prin interfața de lucru cu utilizatorul, ceea ce înseamnă că, în principiu, și utilizatorul va putea face configurări după implementarea sistemului.
Personalizarea (customizarea) sistemului ERP
Personalizarea intervine atunci când funcționalitățile standard ale sistemului ERP nu acoperă cerințele de afaceri ale companiei dvs. și în acest caz este necesară realizarea unor dezvoltări suplimentare. Asta înseamnă că un consultant va analiza împreună cu dvs. (clientul) aceste cerințe, le va prezenta apoi dezvoltatorului, vor fi realizate dezvoltările, testate și în final acestea vor fi integrate cu restul sistemului ERP. Este un proces laborios și, în general, îți dai seama de succesul acestuia abia spre sfârșitul implementării. Sigur, nu orice customizare este dificilă: dacă, de pildă, aveți nevoie de un format de factură mai aparte, acesta se poate realiza relativ ușor și fără prea mari implicații în restul sistemului.
Cum alegem sistemul ERP
Am spus la începutul acestui articol că la alegerea unui sistem ERP este important să faceți distincția între cerințele de afaceri care se vor realiza prin configurare și cele prin personalizare. Acum vom explica și de ce e important:
Costurile implementării
Din punct de vedere al costurilor, personalizările sunt întotdeauna marea necunoscută. Un furnizor de implementare va ști să evalueze cu acuratețe costurile configurării sistemului, comparativ cu costurile unei dezvoltării noi, pe care nu a mai realizat-o niciodată. Personalizările presupun etape suplimentare de analiză și proiectare, realizarea unei documentații amănunțite, testare riguroasă pe baza unor scenarii de testare etc., dar toate acestea variază de la o personalizare la alta, deci e semnificativ mai dificilă bugetarea corectă a lor. Iar când apar erori de bugetare, de obicei e vorba de o subestimare a costurilor.
Succesul implementării
Cu cât personalizările sunt mai ample și se referă la cerințe de afaceri esențiale pentru compania dvs., cu atât cresc riscurile implementării. Chiar dacă implementatorul poate face față, tehnic vorbind, realizării unor dezvoltări complexe, evaluarea impactului lor asupra restului sistemului e greu de realizat. Sigur, există metodologii dedicate pentru a analiza riscurile, pentru a preveni unele posibile probleme, dar chiar și așa rezultatul final poate să nu corespundă așteptărilor.
Cum minimizăm riscurile implementării
Din ce am spus până acum nu ar trebui să se deducă că trebuie evitate cu orice preț personalizările. De cele mai multe ori nu e posibil și, de fapt, e foarte rar cazul când o implementare de sistem ERP se realizează 100% prin configurare.
Totuși, când luați decizia de implementare, puteți să aplicați următoarele strategii de diminuare a impactului personalizărilor.
- Atunci când este necesară o personalizare, gândiți-vă dacă totuși nu există și o funcționalitate standard care, deși nu vă acoperă exact cerința de afaceri, e suficient de bună pentru dvs. Poate că ce doriți în plus nu justifică efortul financiar și riscul.
- Dacă personalizarea se referă la unele automatizări de procese, care altminteri se pot realiza și manual într-o primă fază, e mai bine să amânați automatizarea pentru o fază ulterioară a implementării. Nu toate cerințele de afaceri trebuie realizate din prima.
- Dacă personalizarea acoperă o cerință fundamentală și necesită modificări semnificative în sistem, gândiți-vă la implementarea unui sistem de tip ”add-on”. Deși financiar poate fi o investiție mai mare, e întotdeauna mai bine să faci apel la o soluție dedicată, decât să ceri implementatorului să construiască ceva de la zero. În cazul sistemului ERP Dynamics Business Central există mii de add-on-uri în piață (vezi Microsoft AppSource) și e foarte probabil ca pentru ce aveți dvs. nevoie cineva să fi făcut deja un add-on.
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
