Procesele de vânzare ale unei companii necesită întotdeauna utilizarea unor documente de vânzare, atât din nevoia de a exista un suport informațional, cât și pentru a avea o justificare legală în ce privește tranzacțiile. Documentele de vânzare circulă urmând anumite fluxuri și își pot transfera informația între ele: de exemplu, informația de pe oferta de vânzare se transferă într-o comandă.
Sistemul ERP Dynamics Business Central susține procesele de vânzare ale companiilor, asigurând mai toate tipurile de documente de vânzare posibile, iar fluxul informațional între acestea se desfășoară conform unor bune practici de afaceri. În continuare vom detalia documentele de vânzare (atât formele în care se introduc datele, cât și imprimabilele care circulă în formă fizică) și vom prezenta diverse fluxuri de date între documentele de vânzare.
Oferta de vânzare
Fluxul de vânzare poate începe cu oferta de vânzare, fie că vorbim de un potențial client, fie când clientul există deja, dar solicită o ofertă de vânzare. În Business Central se poate întocmi o ofertă de vânzare care conține principalele elemente ce trebuie să se regăsească și pe o comandă/factură de vânzare: pe antet avem informație privind partenerul căruia i se face oferta, iar pe linii avem elementele care fac obiectul vânzării cu detalii privind cantitate, preț, descriere etc.
Specific ofertei de vânzare e faptul că pe antetul acesteia putem selecta nu doar clienți deja existenți, ci și contacte definite în modulul de CRM din Business Central. Pentru modul de lucru cu contactele, puteți consulta articolul: Definirea contactelor în Dynamics Business Central
În cazul în care oferta de vânzare este acceptată, aceasta se poate converti într-o comandă de vânzare sau într-o factură de vânzare.
Comanda de vânzare
Este documentul de vânzare cel mai des folosit de către companiile care livrează bunuri, oferind multă flexibilitate în operare. Dintr-o comandă de vânzare se pot realiza livrări și facturări parțiale, ceea ce înseamnă că se pot genera mai multe avize și mai multe facturi de vânzare.
Dacă vă uitați în imaginea de mai sus, puteți vedea marcate în liniile comenzii de vânzare mai multe câmpuri care arată starea comenzii – la nivelul fiecărui articol. Avem câmpuri ce arată cantitatea care mai trebuie livrată, cantitatea deja livrată, cantitatea care trebuie facturată și cantitatea deja facturată. Atunci când se înregistrează o comandă sunt posibile 3 opțiuni:
Livrare – realizează doar livrarea, totală sau parțială;
Facturare – se face doar facturarea a ceea ce a fost livrat;
Livrare și facturare – se livrează și se facturează în același timp.
După ce toate cantitățile de pe comanda de vânzare au fost livrate și facturate, comanda dispare din nomenclatorul de comenzi. Există însă posibilitatea ca documentul inițial să fie păstrat în sistem și lucrul acesta este valabil și pentru oferte, vezi articol Arhivare ofertelor și comenzilor de vânzare în Business Central
Avizul de însoțire a mărfii
Avizul de însoțire a mărfii poate fi generat în urma unei livrări din comanda de vânzare sau după înregistrarea unei facturi de vânzare.
Avizul de însoțire a mărfii atestă transferul cantitativ al unor bunuri și este document justificativ în contabilitate. În Business Central avizul de însoțire a mărfii se mai poate genera și atunci când au loc transferuri între locații.
Factura de vânzare
Factura de vânzare este documentul care atestă din punct de vedere contabil și fiscal realizarea vânzării. Factura poate fi generată fie din comanda de vânzare, fie înregistrând informația într-un formular precum cel din imaginea de mai jos:
Am marcat în imagine o ”casetă” care oferă informații suplimentare privind clientul, astfel încât utilizatorul să obțină detalii despre client fără a ieși din formularul de factură de vânzare, ușurând operarea; acest tip de informații e prezent și pe celelalte documente de vânzare.
Factura, ca raport tipărit, trebuie să respecte cerințele privind informația minimală, dar în general ea este adaptată și pentru specificul clientului.
Factura proforma
Factura este un document fără consecințe în contabilitate pentru emitent și este emis de obicei atunci când clientul trebuie să realizeze o plată în avans pentru bunurile sau serviciile pe care vrea să le cumpere. Atunci când plătește avansul, clientul găsește în factura proforma informația privind suma și obiectul plății, precum și un număr de document la care să facă referire.
În Business Central, proforma se emite din comanda de vânzare. Documentul arată exact ca o factură, doar denumirea diferă.
Comanda generală de vânzare
Comanda generală de vânzare poate fi asimilată unui contract-cadru în care se prevede livrarea unor articole pe o perioadă mai îndelungată. Dintr-o comandă generală de vânzare se pot genera mai multe comenzi de vânzare obișnuite.
Pe comanda generală de vânzare există câmpuri care arată cantitatea inițială, ce s-a livrat și cât mai rămâne de livrat. Comenzile generale din Business Central se pot utiliza pentru înregistrarea și urmărirea contractelor de vânzare.
Imaginea de ansamblu
În graficul de mai jos am reprezentat relațiile dintre diferitele documente de vânzare. Putem porni procesul de vânzare fie de la oferta de vânzare, fie de la comanda generală de vânzare. Oferta de vânzare se poate converti într-o factură de vânzare sau comandă de vânzare, comanda generală de vânzare se poate converti în mai multe comenzi de vânzare.
Factura de vânzare poate proveni fie din conversia unei oferte de vânzare, fie este generată de către utilizator. Odată înregistrată în sistem, se pot tipări factura de vânzare – imprimat și avizul de însoțire a mărfii.
Comanda de vânzare poate proveni fie dintr-o comandă generală de vânzare, fie, cel mai frecvent, se completează de către utilizator. Dintr-o comandă de vânzare se pot imprima: factură proforma – fără să fie nevoie să se înregistreze ceva din comandă, sau aviz de însoțire a mărfii și factură, în urma înregistrării livrărilor și facturărilor ce se pot realiza din comandă.
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
