Multe companii primesc de la același furnizor, periodic, facturi de cumpărare care conțin mereu aceleași articole sau servicii. De exemplu, facturile de utilități. Pentru a ușura înregistrarea acestui tip de facturi, în sistemul ERP Business Central există o facilitate prin care pe documentele de cumpărare se pot insera mai multe linii cu articole și servicii, prin folosirea unor ”coduri de cumpărare standard” definite în prealabil. În continuare, vă vom arăta în detaliu cum se creează și se utilizează aceste coduri de cumpărare standard.
Pentru definirea codurilor de cumpărare standard, în Business Central trebuie să accesăm mai întâi pagina ”Linii cumpărare recurente”, și pentru aceasta putem folosi funcția de căutare:
După ce se va deschide pagina cu codurile de cumpărare standard deja existente, pentru a defini un nou cod de cumpărare, dăm clic pe butonul ”Nou” și se va deschide o fișă care se va completa pe antet cu un cod, o descriere și, dacă e cazul, cu un cod de valută.
Pe liniile fișei se vor defini liniile de cumpărare recurente, similar liniilor dintr-o factură de cumpărare, completându-se: tip, nr, descriere și cantitate.
În exemplul din imaginea de mai sus am definit un cod de cumpărare pentru înregistrarea facturilor de chirie. Pe lângă cheltuiala propriu-zisă cu chiria, codul conține și o refacturare a unor cheltuieli cu energia și servicii de curățenie.
Codurile de cumpărare standard definite trebuie asociate furnizorilor pentru care le vom folosi. Asocierea se realizează din fișa furnizorului, accesând din meniu: Asociat->Cumpărări->Linii cumpărare recurente:
Se va deschide o pagină, unde se pot selecta codurile de cumpărare standard anterior definite. Tot în această pagină putem modela comportamentul funcționalității, funcție de tipul de document unde va fi utilizat. Putem face asta pentru oferte, comenzi, facturi și note de credit. Avem următoarele opțiuni:
- Manual – în acest caz utilizatorul va trebuie să selecteze codul de cumpărare standard din interfața documentului;
- Automat – codul de cumpărare se va insera automat în documentul de cumpărare, iar dacă sunt mai multe coduri asociate furnizorului, se va deschide o fereastră de dialog din care utilizatorul va putea alege un cod;
- Întreabă – în acest caz, la generarea documentului de cumpărare va apărea o notificare într-o fereastră, de unde utilizatorul va putea selecta un cod.
Utilizarea codurilor pe documente se va face funcție de comportamentul pe care l-am parametrizat. Dacă, de exemplu, am asociat pe factura de cumpărare opțiunea ”Automat”, atunci când creăm o factură nouă, la selectarea furnizorului se vor completa automat liniile de cumpărare:
În cazul în care am selectat opțiunea ”Întreabă”, atunci când selectăm furnizorul va apărea o notificare și dacă selectăm ”Preia linii recurente” se va deschide o pagină din care putem selecta codul de cumpărare recurentă.
Opțiunea de preluare ”Manual” este cea mai laborioasă, se apelează din meniu Acțiuni->Funcții->Altele->Preluare coduri standard cumpărări furnizori.
Se va deschide pagina cu codurile de cumpărări recurente, de unde putem selecta codul:
În momentul în care dăm clic pe butonul ”OK”, liniile de factură se vor completa automat.
Și în modulul de ”Vânzări și Creanțe” există o funcționalitate similară, iar în cazul în care aveți cumpărări sau vânzări recurente, recomandarea noastră este să utilizați aceste funcționalități, pentru a spori viteza de lucru, dar și pentru a evita unele greșeli la introducerea datelor.
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
