Sistemele ERP trebuie să asigure, printre altele, și o trasabilitate a tranzacțiilor care se înregistrează în sistem. Trasabilitate înseamnă să se cunoască când s-a realizat o tranzacție, de unde a fost înregistrată, cine a înregistrat-o, ce consecințe a generat aceasta. Sistemul ERP Business Central asigură această trasabilitate prin intermediul unei tabele ce jurnalizează tranzacțiile.
Tranzacțiile în Business Central se pot realiza fie prin intermediul unor formulare dedicate (comenzi și facturi de cumpărare/vânzare, comenzi de producție, bonuri de consum etc.) în cadrul modulelor operaționale, fie prin intermediul jurnalelor contabile, pentru operațiuni specifice contabilității: bancă, deconturi, închidere de lună etc. Când se înregistrează o tranzacție – prin formulare sau prin jurnale, prin procesul de înregistrare informația dispare din formele de lucru și se regăsește apoi în diverse tabele din Business Central.
Pentru asigurarea trasabilității, la fiecare tranzacție înregistrată se actualizează cu o linie tabela numită ”Evidențe Contabilitate”. Aceasta poate fi accesată în Business Central prin funcția de căutare, după cuvintele cheie ”Evidențe contabilitate”:
Dacă dăm clic pe link-ul ”Evidențe Contabilitate”, ni se va deschide o pagină care arată astfel:
Aceasta conține următoarele câmpuri:
Nr. – la fiecare înregistrare a unei tranzacții se generează automat un număr de evidență contabilă. Ordinea creării evidențelor reflectă ordinea reală a înregistrării tranzacțiilor în Business Central;
Data creării/Ora creării – aceste câmpuri indică data și ora când s-a înregistrat tranzacția, iar data poate fi diferită de data de înregistrare în contabilitate. Adeseori există dispute privind data când s-a realizat efectiv tranzacția în sistem – informația din aceste câmpuri ne oferă informația exactă;
ID Utilizator – ne arată ce utilizator a înregistrat tranzacția;
Cod Sursă – codul sursă ne oferă informații privind zona operațională din care s-a realizat înregistrarea. De exemplu, codul ”SALES” ne spune că a tranzacția a fost înregistrată din modulul de ”Vânzări și Creanțe”;
Nume lot jurnal – în cazul în care tranzacția a fost înregistrată din jurnale contabile, se specifică numele lotului de jurnal. Dacă doriți să știți mai multe despre modul de lucru cu jurnale contabile, vă recomandăm articolul : Business Central – lucrul cu jurnale contabile
De la intrarea nr. , La intrare nr. – aceste câmpuri ne definesc plaja de intrări contabile care au fost generate de tranzacția respectivă în tabela ”Intrări Contabilitate”. Dacă se dă clic pe unul din câmpuri, se deschide chiar intrarea din contabilitate și aici puteți explora în amănunt detaliile contabile ale tranzacției;
De la intrarea nr. TVA , La intrare nr. TVA – aceste câmpuri au o funcție similară cu cele de mai sus, doar că este vorba de tabela ”Intrări TVA”.
Pe lângă informațiile din tabela de ”Evidențe Contabilitate”, avem acces rapid și la tabelele cu intrările care au fost generate de către tranzacții. În imaginea de mai jos vedeți diverse butoane care fac legătura cu tabelele de intrări din contabilitate, clienți, furnizori, angajați, conturi bancare, mijloace fixe etc. Când ne poziționăm pe una din liniile de evidență contabilă și dăm clic pe unul din butoane, ni se vor afișa intrările aferente tranzacției respective.
Raportul ”Evidență contabilitate”
Atunci când dorim să exportăm informația din evidențele contabile, avem la dispoziție raportul ”Evidență Contabilitate”. Raportul se poate rula din meniu accesând Rapoarte->Evidență contabilitate
Raportul poate fi rulat filtrat pe un număr de evidență contabilă sau pentru toate evidențele contabile.
În imaginea de mai sus avem un exemplu de raport rulat pentru toate evidențele contabile, se poate vedea că raportul prezintă elementele esențiale ala fiecărei tranzacții: data de înregistrare, tipul și numărul de document, conturile contabile, sumele, descrierea, grupele de înregistrare.
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
