Seriile numerice din sistemul ERP Dynamics Business Central permit asignarea automată de numere atât unor entități – clienți, furnizori, articole, cât și documentelor: facturi, recepții, chitanțe etc. Prin funcționalitatea seriilor numerice se poate asigura unicitatea entităților și documentelor la nivel de bază de date și se pot seta diverse politici privind asignarea numerelor. Definirea seriile numerice în Business Central nu ar trebui considerată o simplă activitatea cu caracter tehnic, pentru că modul în care codificăm seriile numerice ne poate ajuta (sau stânjeni) în operarea și analiza tranzacțiilor din sistem. E de dorit să realizăm niște codificări care să aibă o semnificație, să ne comunice cât mai multă informație despre entitatea sau documentul cărora le sunt asociate.
Definirea seriilor numerice se realizează în pagina ”Serie numerică”, pagină la care se poate ajunge cel mai ușor utilizând funcția de căutare din Business Central:
După ce accesați tabela ”Serie numerică”, pentru crearea unei serii numerice, dați clic pe butonul ”Nou” și se va crea o linie goală în pagină, linie pe care o completați cu un cod și o descriere.
Însă definirea seriei propriu-zise nu se va face aici, pentru aceasta e necesar să accesați tabela ”Linii serie numerică” urmând în meniu calea: Asociat->Serie->Linii
Pentru definirea seriei numerice sunt necesare următoarele elemente:
- Dată de început – introducem această informație când vrem să setăm plaje de serii numerice valabile pentru anumite perioade. De exemplu, pentru serii de facturi de vânzare care se modifică anual.
- Număr început – este numărul de la care începe seria. El este alcătuit de obicei dintr-o parte alfanumerică și un contor care incrementează. În exemplul din imaginea de mai jos am introdus începutul seriei numerice ca fiind ”FV-23-0001”. ”FV” semnifică factură vânzare, ”23” e de la anul curent, iar ”0001” partea numerică.
- Incrementare cu nr – specifică mărimea intervalului de incrementare a seriei numerice. Implicită este valoarea ”1”, dar puteți incrementa și cu altă valoare.
- Număr sfârșit – este ultimul număr al seriei.
- Număr avertisment– aici putem introduce un număr din serie de la care Business Central să emită avertismente că seria se apropie de sfârșit.
În final, seria numerică va arăta așa:
Revenind în tabela ”Serie numerică”, aici aveți câteva opțiuni pe care le puteți seta și care determină comportamentul seriei numerice.
- Numere implicite – prin această opțiune setăm ca seria numerică să aloce automat numere.
- Numere manuale – opțiunea permite ca utilizatorul să poată introduce numere manual. Nu recomandăm această setare decât pentru cazuri speciale.
- Cronologie – impune ca alocarea numerelor să fie consecutivă datei de înregistrare. Opțiunea e relevantă pentru seriile alocate documentelor. De exemplu, nu are sens să înregistrăm o factură de vânzare cu numărul 100 în data de 15.01.2023, iar apoi pe cea cu numărul 101 cu data de înregistrare 14. 01.2023.
Odată definite seriile, ultimul pas este să stabilim la ce le vom folosi. Aceasta se face în tabela de parametrizare a fiecărui modul, unde există o secțiune numită ”Serie numerică”. În imaginea de mai jos am exemplificat asignarea seriei pentru facturi vânzări în tabela ”Parametrizări vânzări și creanțe”.
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
