Planul de conturi al unei companii trebuie să respecte reglementările contabile specifice fiecărei țări, dar să și reflecte nevoile de analiză financiară ale companiei. În general, în cadrul unei implementări de sistem ERP nu se pornește de la zero cu planul de conturi, ci se preiau conturile contabile din vechiul sistem, eventual cu unele ajustări care se stabilesc în cadrul fazei de analiză a implementării.
De-a lungul timpului poate apărea însă necesitatea creării unor conturi contabile noi și de aceea ne-am propus să prezentăm modul în care se creează un cont nou în sistemul ERP Dynamics Business Central. Vom face o prezentare mai amănunțită pentru ca, atunci când veți avea nevoie, să puteți defini conturile contabile cu toate informația necesară.
Pentru a crea un cont contabil, mai întâi este necesar să accesăm Planul de Conturi. Aceasta se poate realiza cel mai simplu utilizând funcția de căutare din Business Central:
Se va deschide lista cu conturile contabile deja existente, iar pentru a crea o fişă de cont contabil, dăm clic pe butonul ”Nou”.
Va apărea o fișă de cont contabil. În continuare, vom menționa și explica cele mai importante elemente care trebuie completate în fișa contului contabil. Informația de pe fișa contului contabil este structurată în mai multe secțiuni, pe care le vom prezenta pe rând.
Câmpurile din secțiunea ”General”
Nr. – aici se va introduce simbolul contului. Atunci când introduceți numărul e bine să țineți cont de tipul de cont (sintetic 1, sintetic 2 sau analitic) și de regula generală în baza cărora s-au constituit numerele celorlalte conturi contabile;
Nume – în acest câmp va fi trecută denumirea contului;
Rezultat/Bilanţ – în acest câmp se poate specifica dacă acest cont este unul de bilanţ sau de rezultat (cont de venituri sau de cheltuieli);
Categorie Cont/Subcategorie cont – puteți selecta din opțiunile existente, pentru a categorisi contul în vederea unor raportări financiare predefinite în sistem;
Activ/Pasiv – în acest câmp putem preciza funcția contabilă a contului, alegând una din opțiunile existente (activ, pasiv sau bifuncțional). Atenție, opțiunea pe care o selectați aici are consecință asupra modului de calcul al rulajelor în rapoarte (de exemplu, în raportul Balanţa de Verificare);
Tip cont – în acest câmp se poate alege din lista opțiunilor existente care este tipul contului. Opțiunile relevante sunt ”Înregistrare” – care se folosește pentru conturile pe care se înregistrează tranzacții sau ”Total”, pentru conturile care totalizează sumele din mai multe conturi;
Totalizare – acest câmp se completează pentru conturile care sunt de totalizare, precizându-se care sunt conturile ale căror sume sunt totalizate;
Cont de reconciliere – în acest câmp se precizează dacă acest cont contabil va fi inclus în pagina de ”Reconciliere” din Jurnalul General. Reconcilierea este o funcționalitate disponibilă în Jurnalul General care vă permite să vizualizați soldul contului contabil care va apărea dacă se vor înregistra liniile jurnalului. E util atunci când vrem să știm cum va fi afectat soldul contului de liniile de jurnal neînregistrate încă.
Înregistrare directă – în acest câmp se poate marca printr-o bifă dacă se pot face înregistrări direct pe acest cont contabil. Dacă contul este asociat unor grupe de înregistrare (clienți, furnizori, conturi bancare, stocuri), nu este recomandată marcarea acestei bife.
Câmpurile din secțiunea ”Înregistrare”
Grupă înregistrare contabilă produse – în acest câmp se poate selecta un cod pentru grupa de înregistrare în contabilitate a produselor.
Grupă înregistrare TVA produse – în acest câmp se introduce o grupă de înregistrare TVA pentru produse;
Completarea grupelor apare în cazul în care aceste conturi sunt folosite în facturi (de exemplu, conturile de cheltuieli cu serviciile).
Câmpurile din secțiunea ”Raportare”
Cont închidere – în acest câmp se trece contul de închidere rezultat (121), în cazul în care contul este un cont de cheltuială sau de venit.
Analitic/Sintetic 1/Sintetic 2 – se va selecta una din opțiuni, funcție de natura contului. Opțiunea are relevanță pentru afișarea conturilor în raportul ”Balanța de Verificare”.
Acestea sunt informațiile minimale care trebuie introduse pentru a putea lucra cu un cont contabil. Pe fișa contului mai există încă două secțiuni unde se poate introduce informație: ”Consolidare” și ”Managementul Costurilor”. Primul e asociat unei funcționalități care permite consolidarea datelor contabile într-o companie mamă, al doilea e legat de modulul de ”Contabilitatea Costurilor” (Cost Accounting).
Conturile contabile în Business Central nu sunt folosite doar pentru înregistrarea tranzacțiilor, ci și pentru analiză și raportare, în cadrul unor funcționalități ale sistemului legate de bugetare, rapoarte financiare, declarația SAF-T etc. De aceea, la crearea unui cont contabil nou, trebuie să luați în considerare și repercusiunile asupra acestor funcționalități. De exemplu, dacă creați un cont de cheltuială nou și aveți deja un buget construit pe conturile de cheltuieli, va trebui să actualizați și bugetul cu noul cont de cheltuială. În cadrul unor viitoare articole vom prezenta toate aceste funcționalități care implică conturile contabile.
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.