Orice companie realizează o comunicare permanentă cu partenerii săi. Pentru a gestiona optim aceste fluxuri de comunicare, în sistemul ERP Dynamics 365 Business Central există posibilitatea de a defini contacte. Contactele pot fi de două tipuri : companii sau persoane. Contactele se pot defini fie pornind de la partenerii deja existenți (clienți, furnizori, bănci și angajați) prin activarea unei proceduri automate de creare, fie manual, de către utilizator, pentru potențiali și viitori parteneri. În acest caz, se poate transfera informația de pe contact atunci când contactele respective devin parteneri.
Crearea manuală a contactelor se realizează mai ales pentru procesele de vânzare îndelungate, când între primul contact și prima vânzare trece o perioadă însemnată de timp și se parcurg mai multe etape. Altfel spus, contactele sunt folosite pentru gestionarea leadurilor.
Definirea manuală a contactelor în Business Central
Pentru a defini manual un contact, este necesar să accesăm lista de contacte, iar aceasta se poate realiza cel mai simplu utilizând funcția de căutare din Business Central:
Accesăm astfel lista de contacte și dând clic pe butonul ”Nou” vom crea o fișă goală de contact. Aici putem completa următoarele câmpuri (le menționăm pe cele mai importante):
În secțiunea ”General” :
Nume – se completează numele contactului;
Tip – se selectează tipul contactului (companie/persoană). Când se creează un nou contact programul asociază implicit opțiunea ”Companie”. Dacă tipul contactului este “Companie”, câmpurile ”Nr. companie” și ”Nume companie” nu sunt active. Dacă tipul contactului este “Persoană”, câmpul ”Nr companie” este activ, iar în cadrul acestuia se selectează contactul de tip companie de care aparține contactul de tip persoană. Nu e obligatorie asocierea unei persoane cu o companie.
Număr – se introduce numărul contactului, cel care identifică în mod unic un contact. Acest număr se generează automat, dintr-o serie numerică pentru contacte.
Cod agent de vânzare – se completează cu codul agentului de vânzări asociat contactului;
În secțiunea ”Comunicație”:
Adresa/Adresa 2 – se completează adresa contactului;
Cod țară/regiune – se selectează codul de țară;
Cod poștal/Orașul – se completează cu codul poștal și orașul;
Localitate – se introduce numele localității de de unde provine contactul;
Nr telefon/Nr telefon mobil – se introduc numerele de telefon ale contactului;
Poștă electronică/Pagina de pornire: se introduce adresa de poștă electronică a contactului și pagina de internet;
Cod limbă – se selectează codul limbii utilizate pentru comunicarea cu contactul.
Un contact de tip companie poate arăta ca în imaginea de mai jos:
Iar pentru un contact de tip persoană avem:
Practic informația din fișă este aceeași, diferența majoră este dată de câmpurile care fac legătura (le-am marcat în imaginea de mai sus) între contactul de tip persoană și compania căreia îi este asociată.
Definirea automată a contactelor în Business Central
Avem posibilitatea ca, atunci când creăm o fișă de client, furnizor cont bancar sau angajat, să creăm automat și o fișă de contact asociată. Informațiile din fișa contactului se vor sincroniza cu cele din fișa entității nou create. Pentru activarea acestei funcționalități este necesar să accesăm pagina ”Parametrizare marketing”, secțiunea ”Interacțiuni”:
Pentru crearea automată a fișelor de contact va trebui să selectăm coduri de relație afaceri pentru fiecare tip de entitate. Codurile trebuie create în prealabil.
E recomandabilă definirea contactelor în Business Central pentru că astfel comunicarea cu partenerii va deveni mult mai ușoară. Dacă, de pildă, vreți că comunicați clienților existența unei promoții, e suficient să selectați toate contactele de tip client și să le trimiteți un email, fie direct din Business Central, fie utilizând o aplicație de email dedicată.
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
