Bugetarea este o functie importanta a managementului financiar al unei intreprinderi. Prin bugetare, se asigura estimarea cheltuielilor si veniturilor pentru o perioada data, se definesc tinte de atins, se pot identifica din vreme potentiale probleme cu cash-flow-ul.
Sistemul ERP Microsoft Dynamics NAV sustine aceasta functie manageriala, oferind utilizatorilor posibilitatea de a crea bugete facil, in cadrul mai multor module ale aplicatiei:
- Modulul de Management Financiar – se pot crea bugete pe conturi contabile, in combinatie cu centre de cost;
- Modulele de Cumparari si de Vanzari – se pot crea bugete cantitativ-valorice, la nivel de articol;
- Modulul de Mijloace Fixe – ofera posibilitatea de a bugeta achizitia mijloacelor fixe cat si de a calcula o proiectie a amortizarii;
- Bugetarea in modulul de Management Financiar.
Crearea unui buget in Dynamics NAV (Navision) se face prin accesarea unei forme de tip matrice. Pe linie, se definesc elementele ce urmeaza a fi bugetate – conturi de cheltuieli, de venituri, de capital etc. Pe coloane, se trec sumele ce urmeaza a fi bugetate, defalcate pe perioadele de timp pe care se defineste bugetul; in Dynamics NAV se poate face bugetarea chiar la nivel de zi, dar cea mai uzuala este cea la nivel de luna sau de trimestru.
Bugetarea unor sume la nivel global e utila, dar de obicei e nevoie de un plus de detaliere. Daca, de pilda vrem sa bugetam cheltuielile si veniturile pe departemente, pe o campanie de marketing, sau pe un proiect anume? In acest caz, bugetarea se va realiza pe centre de cost de cost – numite si dimensiuni. Dimensiunea, in Dynamics NAV (Navision), este orice tip de informatie suplimentara, pe care o putem asocia unei tranzactii in sistem.
Utilizatorul are posibilitatea de a completa bugetul si in format Excel; o macheta de buget este exportata in Excel, completata cu informatii, iar apoi importata la loc in sistemul ERP. In cazul in care bugetele isi pastreaza din structura de la o perioada la alta, se pot crea bugete copiindu-se informatia din alte bugete, eventual putandu-se modificar si sumele – la nivel global. De pilda, daca se doreste copierea unui buget de cheltuieli din anul anterior, cu o majorare pe fiecare capitol de cheltuiala cu 20% a sumelor, aceasta se poate realiza in Dynamics NAV (Navision) automatizat, in cateva secunde.
Bugetarea in Modulele de Cumpari si Vanzari
In Dynamics NAV (Navision), bugetele pentru cumparari si vanzari ofera posibilitatea de a se defini bugete cantitativ-valorice, la nivel de articol, de client /furnizor sau chiar de locatie. Se asigura astfel un control sporit asupra achizitiilor, vanzarilor. Se pot defini si targeturi la nivelul agentilor de vanzari. Functionalitatile enumerate mai sus pentru bugetele contabile sunt disponibile si pentru cele cantitativ-valorice.
Bugetarea in Modulul de Mijloace Fixe
Mijloacele fixe sunt active de valoare mare si cu durata de folosinta indelungata. Achizitia si amortizarea lor presupun in cele mai multe cazuri estimarea impactului pe care aceste tranzactii il vor avea atat asupra fluxurilor de numerar, cat si a cheltuielilor firmei. In modului de mijloace fixe din sistemul ERP Dynamics NAV (Navision) se pot defini miloace fixe ce urmeaza a fi achizitionate, mijloace fixe carora li se poate asigna extracontabil o valoare. Valoarea mijloacelor fixe bugetate si amortizarea proiectata a acestora se poate evidentia apoi in rapoarte, alaturi de celelalte mijloace fixe.
Modalitatile de bugetare mentionate mai sus sunt functionalitati furnizate de catre Microsoft Dynamics NAV (Navision) pentru a sprijini companiile in efortul lor de a estima dar si controla efectele unor deziderate privind nivelul cheltuielilor, veniturilor, achizitiilor, vanzarilor. Bugetarea este un instrument indispensabil al managementului modern al firmei.
