Gestiunea stocurilor este un punct de convergență a mai multor departamente dintr-o companie: aprovizionare, depozit, vânzare, producție, service. Stocurile necesită urmărirea cantitativă și valorică și fac obiectul unor multiple operațiuni: aprovizionare, transfer, consum, reevaluare etc. Din acest motiv, în Business Central, ca și în alte sisteme de tip ERP, articolele reprezintă elementele cu cel mai mare nivel de complexitate.
În articolul de față vom arăta care este informația minimală necesară pentru a defini un articol, astfel încât să se poată realiza cu acesta tranzacțiile obișnuite: cumpărare, vânzare și consum.
Definirea unui articol se realizează prin crearea unei fișe de articol în lista de articole. Pentru aceasta, putem accesa articolele introducând cuvântul ”Articole” în funcția de căutare:
Ni se va deschide o listă cu articolele deja existente, iar pentru a crea un nou articol dăm clic pe butonul ”+Nou” și se va crea o fișă goală de articol, structurată în mai multe secțiune.
În secțiunea ”Articol” a fișei de articol trebuie să completăm următoarele informații:
Nr. – este numărul articolului, cel care identifică în mod unic articolul în baza de date. De obicei, pentru definirea articolelor se utilizează o serie numerică automată, utilizatorul nu introduce numerele de articol manual;
Descriere – în acest câmp se va trece descrierea articolului. Dacă lungimea descrierii este mai mare decât cea a câmpului ”Descriere”, se poate aduce în fișa articolului câmpul ”Descriere 2”, unde se va trece restul descrierii;
Tip – valoarea implicită a acestui câmp este ”Stocuri”, dar mai există opțiunile ”Serviciu” și ”Nestocabil”. Dacă selectați ”Serviciu”, puteți defini un serviciu ca și articol și veți beneficia astfel de toate funcționalitățile de urmărire și raportare din zona de articole, fără însă a se înregistra operațiuni cantitative. Opțiunea ”Nestocabil” este pentru acele articole pe care le vrem în sistem, fiindcă e necesar să fie prezente, dar fără o urmărire cantitativ-valorică, deoarece valoarea lor este neglijabilă. De exemplu, articole precum șuruburi sau piulițe;
Unitatea de măsură de bază – utilizatorul va selecta unitatea de măsură care se folosește pentru a afișa stocul și pentru a calcula costul. Pentru cumpărare și vânzare, în sistemul ERP Business Central se pot defini unități de măsură diferite, stabilindu-se o relație de echivalență între unitatea de măsură de bază și aceste unități de măsură alternative.
În imaginea de mai jos puteți vedea o exemplificare a completării acestor câmpuri.
În secțiunea ”Înregistrare & Cost” vom completa următoarele câmpuri:
Metoda de cost – se alege metoda prin care se va calcula costul la descărcarea din gestiune a articolului. Utilizatorul are de ales între metodele FIFO, LIFO, CMP (Cost Mediu Ponderat), Specific și Standard;
Grupă înreg. contabilă produs – utilizatorul va selecta grupa de înregistrare contabilă produs asociată articolului dintr-o listă definită în prealabil. Grupa de înregistrare contabilă produs face legătura cu contabilitatea și, în combinație cu grupele de înregistrare operațiuni economice, determină ce conturi contabile de cheltuieli și venituri se vor folosi în tranzacțiile cu acest articol;
Grupă înreg. TVA produs – această grupă în combinație cu grupele de înregistrare TVA operațiuni economice stabilește cota de TVA, conturile în care se înregistrează în contabilitate și poziția în care apare în raportările de TVA;
Grupă înregistrare stoc – această grupă, în combinație cu locația în care se află articolul, determină ce cont contabil de stoc (clasa 3) se va folosi pentru articol.
Ce am menționat mai sus este deja suficient pentru a putea realiza tranzacții cu articolul. Opțional, mai putem introduce:
Costul unitar– este costul care va apărea implicit pe documentele de cumpărare (se introduce tot pe tab-ul ”Înregistrare & Cost”;
Prețul unitar– este prețul care va apărea implicit pe documentele de vânzare, ceea ce se cheamă ”prețul de listă”. Acesta se introduce pe tab-ul ”Prețuri Vânzări”:
Așa cum spuneam, articolele sunt elementul cu cel mai mare grad de complexitate din sistem și pe fișa articolului se pot realiza multiple configurări legate de: liste de prețuri și politici de discount, unități de măsură multiple, politici de reaprovizionare, stabilire trasabilitate după număr serial și lot, definire de variante de articol, referințe încrucișate etc. Despre acestea și multe altele vom discuta însă în detaliu în viitoare articole.
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
