Companiile care vând articole au nevoie să ofere cumpărătorilor diverse informații despre caracteristicile acestora: dimensiuni, greutate, culoare, brand etc. Aceste informații variază cu fiecare tip de articol în parte și, deși sunt importante în procesul de vânzare, nu se justifică introducerea lor în sistemul ERP ca și câmpuri pe o fișă de articol; ar fi foarte multe, unele nu ar fi relevante decât pentru anumite categorii de articole și cu siguranță ar îngreuna performanța bazei de date.
Soluția elegantă este ca să se definească aceste caracteristici în afara nomenclatorului de articole și să se asocieze selectiv doar articolelor pentru care este necesar. Exact asta se întâmplă în sistemul ERP Dynamics Business Central, prin intermediul atributelor și categoriilor.
Mai întâi, să vedem cum se definesc atributele în Business Central. Pentru aceasta, va trebui să accesăm pagina ”Atribute articol”. O putem găsi folosind funcția de căutare:
Se va deschide lista atributelor articolelor, iar pentru a defini un nou atribut articol va trebuie să dăm clic pe butonul ”Nou” pentru a se crea o fișă goală de atribut articol:
Pe fișă atributului completăm informația privind numele și tipul atributului (opțiune, text, întreg, zecimal). În exemplul de mai jos am creat un atribut numit ”Alimentare plită”, presupunem că avem la vânzare niște aragaze. În cazul în care tipul atributului are valoarea ”Opțiune”, înseamnă că trebuie să dăm o valoare atributului folosind o listă de valori posibile.
Va fi necesar să definim aceste valori posibile în pagina ”Valori atribute articole”:
După ce definim atributele articolelor, le putem asocia direct articolelor, dar soluția mai bună este să definim categorii de articole și să asociem atributele acestora, mai ales atunci când avem un nomenclator cu multe articole. Categoriile sunt grupări ale articolelor care ne ajută la sortarea și filtrarea acestora. Avantajul major al asocierii atributelor la nivel de categorie și nu de articol este dat de faptul că dacă apar modificări în atribute, le putem realiza la nivelul câtorva categorii, și nu la cel al unor mii sau poate chiar zeci de mii de articole.
Pentru a defini categoriile vom accesa pagina de ”Categorii articol”, procesul de creare a categoriilor este similar cu cel al creării atributelor:
În antetul fișei de categorie definim un cod și o descriere a categoriei și putem selecta o categorie părinte, definind astfel o structură ierarhică de categorii. Pe liniile fișei de categorie putem selecta atribute din lista de atribute definite anterior.
Atributelor asociate categoriilor le putem asigna o valoare implicită și o unitate de măsură. În cazul în care categoria are o categorie părinte pe care am definit atribute, categoria respectivă va moșteni atributele categoriei părinte, iar atributele moștenite se vor diferenția printr-un marcaj în câmpul ”Moștenite de la”.
Vom arăta într-un articol viitor cum se asociază atributele articolelor prin intermediul categoriilor și cum putem căuta în nomenclatorul de articole folosind diverse atribute.
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
