Este de notorietate faptul că implementarea unui sistem ERP este un proces complicat, dificil, ale cărei rezultate nu sunt întotdeauna la înălțimea așteptărilor. Orice implementare ERP presupune asumarea unui anumit risc și nici nu poate fi altfel, fiindcă prin natura sa un sistem ERP aspiră la integrarea tuturor proceselor de afaceri, iar integrare înseamnă și condiționare – dacă un lucru va merge prost, le va afecta și pe celelalte. Puteți însă să diminuați acest risc încă de la bun început, prin crearea unui caiet de sarcini.
Caietul de sarcini este un document care cuprinde condițiile pe care beneficiarul le impune furnizorului pentru realizarea unei lucrări sau pentru livrarea unor bunuri sau servicii. Ele se folosesc obligatoriu în cazul procedurilor de achiziție publică, dar pot fi utilizate și de către dvs. în contextul unei implementări ERP. În acest caz, în caietul de sarcini veți trece cerințele de afaceri. Practic, e vorba despre ce așteptați să facă pentru dvs. sistemul ERP. Există mai multe avantaje dacă realizați acest lucru înainte de a contacta un furnizor, iar în continuare vom menționa aceste avantaje.
Imagine clară și cuprinzătoare asupra cerințelor de afaceri
Fiecare departament din compania dvs. va trebui să treacă în caietul de sarcini cerințele de afaceri, iar asta înseamnă că oamenii vor trebui să reflecteze asupra a ceea ce realizează în activitatea de zi cu zi, asupra problemelor de care se lovesc precum și asupra căilor de îmbunătățire a proceselor curente. Nu e o activitate spontană, naturală, și de aceea efortul de completare a cerințelor de afaceri în caietul de sarcini va spori gradul de conștientizare al oamenilor vizavi de ce presupune munca lor și de ce anume au nevoie de la un sistem ERP. De exemplu, cuprinsul unui caiet de sarcini ar putea arăta precum în imaginea de mai jos.
Iar odată ce aveți caietul de sarcini, veți ști exact ce vreți de la un sistem ERP.
Selectarea soluției ERP potrivite
Caietul de sarcini vă va ajuta la găsirea soluției ERP potrivite, fiindcă veți putea compara și ierarhiza diverse soluții ERP, funcție de concordanța dintre cerințele din caietul de sarcini și funcționalitățile soluției. De obicei, asta se realizează în cadrul unor prezentări de produs. Evident, fiecare implementare ERP presupune un grad de adaptare a aplicației (scriere de cod), nu va exista concordanță de 100%, dar dacă soluția standard oferită nu satisface măcar 80% din cerințele de afaceri din caietul de sarcini, ar fi bine să vă gândiți foarte serios înainte de a merge mai departe cu soluție respectivă.
Selectarea furnizorului de ERP potrivit
Uneori, soluția ERP este vândută chiar de către cel care a creat-o și atunci acesta este furnizor unic în piață. Alteori, mai ales când e vorba de soluții internaționale, vânzarea se face prin mai mulți parteneri autorizați. În acest caz, diferențierea se va face nu doar la nivel de soluție, ci și de partener. Ori, în cazul în care aveți un caiet de sarcini bine pus la punct, furnizorii vă vor putea face o prezentare de produs cât mai apropiată de cerințele de afaceri, fără a se pierde în generalități. Iar în felul aceste veți vedea și care furnizor a avut abilitatea și dedicarea de a vă face o prezentare de produs în acord cu caietul de sarcini.
Obținerea unei oferte la un preț just
Oferta de preț pentru o implementare ERP conține două mari elemente: costurile de licențiere și costurile cu serviciile de implementare. Partea greu de cuantificat și relativ subiectivă este cea privind serviciile, mai ales când sunt necesare adaptări ale aplicației. Dacă cerințele de afaceri din caietul de sarcini au fost bine documentate, furnizorul ERP va putea să facă o estimare mai bună privind volumul de muncă necesar pentru satisfacerea lor, iar prețul din ofertă privind serviciile va fi mai apropiat de costul real.
Documentarea cerințelor de afaceri – mai ușor și mai bine
Implementările ERP se desfășoară etapizat, iar cea mai importantă etapă este cea în care se determină și documentează, la nivel foarte detaliat, cerințele de afaceri. Ea se realizează în cadrul unor discuții dintre consultanții de implementare și cei care cunosc procesele de afaceri (de obicei, directorii de departamente). Dacă însă dvs. deja v-ați făcut treaba și ați documentat o mare parte din cerințele de afaceri, atunci această etapă o veți parcurge mai ușor și mai bine. Mai ușor, deoarece caietul de sarcini va fi o bază foarte bună pentru discutarea acestor cerințe și mai bine fiindcă acele cerințe care nu sunt clare sau care necesită o analiză mai aprofundată (în special cele care necesită adaptări) vor putea fi abordate în detaliu. Așa cum spuneam, etapa de stabilire a cerințelor de afaceri este cea mai importantă, iar dacă doriți să cunoașteți mai multe detalii privind etapele unei implementări ERP, vă recomandăm să accesați pagina: Servicii de implementare ERP
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
