Reglementările financiar-contabile impun ca într-o companie cel puțin o dată pe an să se realizeze o inventariere a elementelor de activ şi de pasiv, inventariere executată la sfârșitul exercițiului financiar. În cadrul inventarierii elementelor de activ stocurile sunt cele care necesită cel mai însemnat volum de muncă. Mai întâi, se face o determinare fizică a cantităților existente, iar după aceea se compară existentul cu cantitățile determinate scriptic. Dacă există diferențe, este necesară introducerea şi înregistrarea acestora în sistemul scriptic.
Pentru a realiza această operațiune în sistemul ERP Dynamics Business Central există un jurnal de stocuri special, numit ”Jurnal Inventar Fizic”. Acesta poate fi accesat cel mai ușor folosind funcția de căutare din Business Central și căutând după expresia ”jurnale inventare”. Atenție, însă, la căutare să selectați prima opțiune (vezi foto), pentru că există și un jurnalul inventar fizic depozit, specific modulului de Depozit din Business Central și care nu face obiectul discuției de față.
Dăm clic pe rezultatul căutării și se va deschide pagina de jurnal de inventar fizic, care arată ca un jurnal de stocuri obișnuit, doar că el are și o funcție specială, ce se apelează din meniu alegând opțiunea Pregătire->Calcul stocuri
Prin apelarea acesteia aducem în liniile jurnalului toate stocurile existente la o anumită dată, într-o anumită locație. Înainte de generarea liniilor de jurnal avem o casetă de opțiuni în care trebuie să selectăm data de înregistrare, numărul de document și locația pentru care dorim să realizăm inventarul fizic.
Așa cum se poate observa în imaginea de mai jos, în liniile jurnalului avem două coloane, ”Cantitate (calculată)” și ”Cantitate (inventar fizic)”. În prima sunt cantitățile disponibile în Business Central la momentul inventarierii (scripticul). În a doua se vor trece cantitățile care vor rezulta din efectuarea inventarului fizic, pe teren.
Pentru obținerea listei necesare inventarului fizic, din liniile jurnalului se va apela funcția de imprimare și va rezulta o listă care va fi folosită de către cei care realizează inventarierea:
Inventarul propriu-zis presupune activități de numărare, cântărire, măsurare etc., iar în urma acestora va rezulta o listă de inventariere completată cu ceea ce s-a găsit fizic în locație. Pe baza acestei liste, în jurnalul de inventar fizic se vor trece în coloana ”Cantitate (inventar fizic)” cantitățile rezultate din inventariere. În cazul în care între cantitățile calculate din Business Central și cantitățile identificate fizic există diferențe, acestea se vor reflecta în stocul din sistem la momentul când se vor înregistra liniile din jurnalul de inventar fizic.
Înregistrarea va actualiza datele din Business Central și va elimina diferența dintre evidența scriptică și cea de pe teren. Demn de semnalat e faptul că avem o trasabilitate completă asupra întregii acțiuni de inventariere. Astfel, avem pe de o parte în sistem intrările de registru articol care au fost generate ca urmare a înregistrării diferențelor (ajustări pozitive sau negative) descoperite între cantitatea calculată și cea fizică :
Dar avem, ca rezultat al înregistrării jurnalului, și niște intrări specifice, numite intrări registru inventar fizic, câte o intrare pentru fiecare linie care a fost prezentă în jurnal.
În acest fel deținem o evidență a tuturor articolelor care au existat în lista de inventariere, confirmând faptul că toate articolele au fost supuse inventarierii.
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
