Implementarea unui sistem ERP nu se poate compara cu o simplă achiziție de produs, fiindcă presupune multă implicare din partea celui care este client. Și, cu toate că se face un efort financiar semnificativ achiziționând softul și angajând un implementator, soarta implementării ERP depinde în mod decisiv tot de echipa de implementare a clientului. Asta pentru că implementarea ERP transpune într-un sistem informatic procese de afaceri pe care doar clientul le cunoaște în profunzime. Și mai sunt și multe decizii de luat, pe care doar acesta le poate lua.
Nu înseamnă că nu este importantă calitatea furnizorului de ERP. Dacă însă vă decideți să faceți o implementare ERP și vreți să fiți sigur de succes, trebuie să faceți și dvs. câteva lucruri, iar în articolul de față vom prezenta care sunt cele mai importante lucruri pe care le puteți face.
Definirea obiectivelor implementării ERP
Chiar înainte de a porni în căutarea unui sistem ERP și a unui furnizor, trebuie să vă gândiți serios la obiectivele implementării ERP. Altfel spus, ce vreți să facă acesta, ce probleme așteptați să vă rezolve? Și trebuie să fie lucruri foarte concrete. De exemplu, un obiectiv ar fi să bugetați cheltuielile și veniturile fiecărui departament. Sau, doriți ca să aveți un instrument prin care să puteți planifica aprovizionarea, funcție de comenzile de vânzare ale clienților. Sau poate vreți să puteți urmări în sistem articolele pe numere de loturi, ori să creați fluxuri de aprobare pentru cumpărările care depășesc un anumit plafon.
Doar definind foarte clar obiectivele veți putea selecta soluția ERP potrivită și veți ști dacă proiectul de implementare ERP va fi reușit sau nu.
Definirea proceselor și cerințelor de afaceri
Procesele de afaceri sunt activități care conduc la realizarea obiectivelor afacerii. Ele au un punct de început, de sfârșit, presupun implicarea unor oameni și a unor echipamente/sisteme și se realizează într-o anumită ordine. De exemplu, un proces de afaceri este trimiterea unei oferte de vânzare, care începe cu selectarea de către agentul de vânzare a unor articole pe un formular de ofertă, continuă cu stabilirea prețului și a altor condiții și se sfârșește cu transmiterea ofertei către client.
Întreaga activitate a companiei este o sumă de astfel de procese și dacă le documentați (stabiliți cine ce face, în ce ordine și cât de important este ceea ce face) veți putea apoi stabili cu ușurință cerințele de afaceri, care în esență înseamnă transpunerea datelor și constrângerilor legate de procesele de afaceri într-un sistem ERP.
Întocmirea unui caiet de sarcini cu siguranță vă va ajuta în acest demers și vă va aduce și alte beneficii, pe care le-am menționat detaliat în articolul: De ce e bun un caiet de sarcini pentru o implementare ERP?
Testați, testați și iar testați
După ce au analizat toate cerințele de afaceri, consultanții de implementare vor configura sistemul ERP și vor importa nomenclatoare din vechiul sistem (clienți, furnizori, articole etc.). Va exista, până în faza de ”Go-Live”, o bază de date care, chiar dacă nu e încă sistemul ERP final, va permite totuși înregistrarea de tranzacții. Îndată ce aveți acces la această bază, determinați viitorii utilizatori să opereze tot ce fac ei în mod uzual în vechiul sistem. Nu există modalitatea mai bună de a identifica posibile probleme.
Sigur, veți gândi că la urma urmei asta e treaba consultanților de implementare, de aceea i-ați angajat. Vor testa și ei, dar oricât de bine intenționați (și de harnici) ar fi, dvs. vă știți cel mai bine modul de lucru, afacerea, și e posibil, datorită unor constrângeri de timp, ca ei să nu fi reușit să documenteze complet toate cerințele de afaceri. Testați din vreme și nu vă va părea rău. E mai bine decât să aflați de probleme când veți fi pe o bază de producție și tranzacțiile eronate vor produce consecințe.
Comunicați schimbarea
Implementarea unui sistem ERP afectează major modul de a face lucrurile într-o companie și adesea este neclar pentru oameni ce vor mai lucra, cum vor mai lucra, în general ce viitor vor mai avea ei în compania respectivă. Asta generează teamă, neîncredere, rezistență la schimbare; dacă nu se face ceva în privința asta, există riscul ca implementarea ERP să eșueze.
Nu degeaba în literatura de specialitate se vorbește de managementul schimbării, adică tot ce puteți întreprinde ca oamenii să facă mai ușor trecerea de la vechiul sistem la sistemul ERP. Probabil că instrumentul cel mai puternic pentru managementul schimbării e comunicarea. Dacă vor apărea unele reorganizări de personal, de sarcini, de responsabilități, comunicați-le din vreme. Tot de comunicare ține și sublinierea beneficiilor pe care le va aduce implementarea ERP. Nu trebuie să vă gândiți că din start toată lumea va fi încântată de sistemul ERP, mai ales că beneficiile la început pot să nu fie foarte vizibile. Iar în condițiile unor frustrări inerente începutului, pentru că lumea știa foarte bine cum se lucra înainte, dar învață acum cu greu cum se lucrează în noul sistem, va trebui să le explicați pe îndelete ce aduce bun implementarea ERP și să-i faceți să vadă ”luminița de la capătul tunelului”.
Am discutat pe larg despre beneficii în articolul Beneficiile implementării unui sistem ERP, mai trebuie subliniat doar că trebuie să aduceți în discuție acele beneficii care îi privesc direct pe angajați. Faptul că managementul va dispune de un nou instrument de raportare și control nu va însemna mare lucru pentru cei care operează comenzile de vânzare, dar dacă le spuneți că noul sistem ERP are mecanisme de validare a datelor care îi va ajutat să evite 90% din greșelile de operare și toate problemele care decurg din acestea, s-ar putea să fie mai receptivi.
Cu siguranță că ar mai fi multe de discutat cu privire la ce puteți face pentru a avea o implementare ERP reușită, însă credem că ce am spus până acum e un bun început.
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
