Dacă vrem să implementăm un sistem ERP, vom descoperi că în piață există o ofertă bogată de astfel de sisteme. Cum îl alegem însă pe cel mai bun pentru nevoile noastre? Care sunt criteriile după care ne putem ghida atunci când evaluăm investiția într-un astfel de sistem? Ce elemente trebuie să luăm în considerație? Patru elemente sunt, credem noi, esențiale în cadrul procesului de selecție și evaluare a unui sistem ERP.
1 – Funcționalitățile sistemului ERP
Simplu spus, funcționalitățile sunt ceea ce poate face sistemul ERP pentru afacerea dvs. Funcționalitățile transpun procesele de afaceri într-un sistem informatic. De obicei, funcționalitățile sistemului ERP sunt grupate în jurul unor module cum ar fi : Financiar-Contabilitate, Cumpărări, Vânzări, Producție etc. În general, nu folosiți toate funcționalitățile unui sistem ERP sau, în orice caz, nu toate sunt la fel de importante. Dacă, de exemplu, sunteți o companie din domeniul producției, cu siguranță veți avea nevoie de o gestiune avansată a stocurilor, de posibilitatea de a defini și utiliza rețete și comenzi de producție, de planificarea aprovizionării etc.
Fiecare sistem ERP oferă o paletă de funcționalități și trebuie să aflați care dintre acestea acoperă cel mai bine cerințele de afaceri ale companiei dvs. E recomandabil să structurați aceste cerințe într-un caiet de sarcini și să evaluați fiecare sistem ERP funcție de gradul în care acesta satisface cerințele pe care le aveți. De cele mai multe ori evaluarea se face în cadrul unei demonstrații de produs realizate de către implementator, în baza caietului de sarcini pe care i-l transmiteți în prealabil.
Atunci când evaluați funcționalitățile unui sistem ERP nu trebuie să vă gândiți doar la nevoile curente, ci și la ce veți avea nevoie pe viitor. Tendința va fi să alegeți sistemul cu cele mai multe funcționalități dar, atenție, bogăția de funcționalități vine și cu un preț: complexitatea. Un sistem complex e mai greu de asimilat de către utilizatori.
2 – Furnizorul implementării de sistem ERP
Sistemele ERP nu se implementează singure, iar alegerea unui furnizor care să realizeze implementarea e la fel de importantă ca alegerea soluției în sine. Furnizorul vă analizează în detaliu cerințele de afaceri și funcție de acestea vă configurează sistemul și realizează customizări ale acestuia în cazul în care cerințele dvs. de afaceri nu sunt satisfăcute de către soluția standard. Iar odată realizată implementarea, vă va asigura, pe o perioadă în principiu nedefinită, asistență post-implementare. E important așadar să vă găsiți un partener adecvat, având în vedere că veți colabora pe o perioadă ce se întinde de obicei pe parcursul mai multor ani de zile.
Nevoia găsirii unui furnizor de implementare potrivit este cu atât mai mare dacă activați într-un domeniu cu cerințe foarte specifice, pentru care nu există în piață soluții standardizate. În acest caz, experiența furnizorului în realizarea unor implementări la companii din același domeniu cu al dvs. este cât se poate de relevantă.
Dincolo însă de expertiza tehnică a furnizorului, care poate fi evaluată relativ obiectiv și rapid, e necesar să aveți în vedere și factorul uman, cât de bine simțiți că vă veți putea înțelege cu echipa furnizorului. Fiecare companie are propria cultura organizațională și, dacă nu există un minim de ”chimie” între echipa dvs. și cea a implementatorului, e posibil ca neînțelegerile și conflictele să submineze implementarea.
3 – Tehnologia sistemului ERP
La momentul actual cea mai importantă întrebare pe care trebuie să v-o puneți din punct de vedere tehnic în ce privește sistemul ERP este dacă acesta este nu în Cloud, pentru că trendul este ca toate aplicațiile de afaceri să se mute în Cloud. Cel mai important beneficiu al unei implementări în Cloud este acela că nu mai aveți nevoie de o infrastructură IT pe care să o gestionați în cadrul companiei dumneavoastră, ci doar de o conexiune la internet și atât.
Există unele situații în care companiile nu vor încă să implementeze în Cloud, mai ales dacă vor să integreze sistemul ERP cu aplicații mai vechi, deja existente. Dacă și compania dvs. se află în situația aceasta și încă nu sunteți pregătit pentru o implementare în Cloud, cel puțin asigurați-vă că pe viitor sistemul ERP pe care-l alegeți va avea disponibilă și o versiune în Cloud, astfel ca la un moment dat să puteți realiza trecerea.
Un alt aspect de care trebuie să țineți seama e legat de ușurința cu care aplicația poate fi modificată. Dacă, de exemplu estimați că implementarea va presupune un grad de customizare relativ ridicat (dezvoltări pe care implementatorul le va realiza doar pentru cerințele dvs. de afaceri specifice), e bine să alegeți un sistem care să permită realizarea cu ușurință a acestor devoltări, fără a se compromite stabilitatea de ansamblu a aplicației.
Din acest punct de vedere, sistemul ERP Dynamics 365 Business Central a fost special conceput să permită realizarea unor customizări complexe, prin intermediul unor extensii care nu afectează codul de bază al aplicației. Aceasta este și motivul pentru care partenerii de implementare au realizat deja mii de dezvoltări de tip ”add-on”, disponibile în Microsoft App Source, dezvoltări care extind semnificativ capabilitățile sistemului.
4 – Prețul sistemului ERP
În vreme ce pentru elementele menționate anterioar evaluarea este cu precădere una calitativă și destul de subiectivă, prețul, atunci când faceți o cerere de ofertă va fi bine determinat și vă va ajuta să faceți o departajare între diversele oferte. Trebuie însă să vă gândiți că prețul în sine nu spune nimic, ci doar reflectă valoarea celorlalte elemente și, de fapt, pe acestea le alegeți.
Prețul include costul licențelor de utilizare a softului și al serviciilor de implementare. Licențele de utilizare vă asigură dreptul de a utiliza funcționalitățile sistemului și, din acest punct de vedere, trebuie să vă asigurați că sunt incluse toate funcționalitățile de care aveți nevoie, fără însă a plăti funcționalități pe care nu le veți utiliza. De obicei, ofertele au o anumită granularitate în ce privește funcționalitățile.
Licențele de utilizare sunt la nivel de utilizator și e de dorit să existe o flexibilitate în ce privește prețul licenței funcție și de ceea ce trebuie să realizeze un utilizator în sistem. Dacă, de pildă, aveți utilizatori care nu trebuie să introducă tranzacții în sistem, ci doar să consulte informația existentă și eventual să poată actualiza unele date din nomenclatoare, atunci prețul licenței pentru un astfel de utilizator ar trebui să fie semnificativ mai scăzut.
În ce privește serviciile de implementare, reputația furnizorului, referințele pe care le puteți obține despre acesta, dimensiunea echipei de implementare, toate acestea sunt de luat în considerare atunci când veți compara ofertele de implementare. Serviciile de implementare vor fi detaliate pe etapele proiectului și vor conține o estimare cu numărul de ore alocat pentru fiecare etapă și un tarif orar.
Evident, există și un proces de negociere, dar dacă doriți să obțineți un preț mai bun, recomandarea noastră este să nu încercați să-l obțineți prin diminuarea timpului de implementare, fiindcă experiența arată că, dacă e să apară greșeli la estimare, acestea de obicei înclină înspre subestimarea timpului. O soluție mai bună este să prioritizați implementarea funcționalităților de care aveți strictă nevoie, lăsând pentru o etapă ulterioară pe cele necritice. E mai ușor și din perspectiva managementului schimbării, căci dacă sunt foarte multe lucruri noi de învățat e posibil ca utilizatorii să nu le poată asimila, iar activitatea va avea de suferit.
În final, prețul pe care-l obțineți va trebuie să reflecte cât mai just valoarea pentru compania dvs. a funcționalităților și serviciilor de care veți beneficia.
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
