Un sistem de tip ERP (Enterprise Resource Planning) este o aplicație a cărei menire este să integreze, într-o singură bază de date, toate ariile funcționale ale unei întreprinderi: aprovizionare, distribuție, producție, financiar-contabilitate, service etc. Prin dimensiunea și complexitatea lui un ERP nu se poate instala precum o aplicație de tip Office, prin câteva clic-uri, ci necesită un proces de implementare etapizat. Aceasta presupune mai întâi cunoașterea nevoilor informaționale ale întreprinderii, care se mai numesc și cerințe de afaceri, iar apoi funcție de acestea urmează configurarea și customizarea ERP-ului.
Legătura între cerințele de afaceri ale clientului și posibilitățile funcționale ale sistemului ERP este realizată de către consultantul ERP. Pentru a realiza această legătură consultantul ERP trebuie să dețină în prealabil niște cunoștințe și abilități. Totuși, în scopul prezentării noastre, vom începe mai întâi cu activitățile pe care le realizează consultantul ERP, iar acestea vor reliefa genul de cunoștințe pe care consultantul trebuie să le aibă.
Ce trebuie să facă un consultant ERP
Să presupunem că un furnizor de ERP tocmai a încheiat un contract de implementare cu un client. Prima etapă a implementării constă în realizarea de către consultantul ERP a unor interviuri cu reprezentanții clientului, pe fiecare arie majoră a implementării. Concret, consultantul va discuta cu managementul companiei – directorul general, directorul de vânzări, contabilul-șef etc. pentru a stabili care sunt cerințele de afaceri – adică cum merg lucrurile în compania respectivă, dar și cum se dorește să meargă.
În urma interviurilor consultantul întocmește un document de analiză ce conține informația și procesele care sunt necesare a fi gestionate în sistemul ERP. În baza acestui document consultantul, cunoscând soluția ERP, caută să găsească soluții la cerințele clientului, pe care apoi i le prezintă acestuia. În acest scop, consultantul ERP realizează setări și configurări în sistemul ERP. În paranteză spus, un sistem ERP autentic trebuie să fie foarte configurabil, astfel încât să se poate adapta cât mai multor cerințe și tipuri de afaceri. Din acest punct de vedere, Dynamics 365 Business Central (Navision) este o soluție cu numeroase opțiuni de configurare și care se pretează pentru aproape orice gen de afacere.
Invariabil, unele din cerințele clientului nu vor fi acoperite de soluția standard și vor necesita customizarea/adaptarea sistemului ERP. Pentru acestea se vor realiza interviuri separate, în care se vor analiza în detaliu aceste cerințe care presupun customizare.
După aceasta etapă consultantul va discuta cu dezvoltatorul, cel care trebuie să modifice și să actualizeze codul software al sistemului ERP, și în baza a ceea ce s-a discutat cu clientul se vor proiecta și realiza dezvoltările. Consultantul ERP va testa dezvoltările, iar apoi le va prezenta clientului.
În final, consultantul ERP instruiește utilizatorii și migrează datele clientului în sistemul ERP. După ce sistemul intră în funcțiune urmează etapa de suport, în care consultantul acordă asistență utilizatorilor pe diferite probleme. Unele cerințe de suport sunt mai consistente – de exemplu clientul vrea să folosească un nou modul din ERP sau își extinde afacerea cu o nouă linie de business și atunci în cadrul suportului se pot realiza și ”mini-implementări”.
Ce trebuie să știe un consultant ERP
Am văzut așadar, în mare, ce presupune activitatea unui consultant ERP. Pentru această activitate, consultantul trebuie să dețină un set de cunoștințe și abilități, pe care le-am structurat mai jos în câteva secțiuni.
Procese de afaceri și contabilitate
Pentru a putea realiza analiza cerințelor de afaceri consultantul trebuie să aibă cunoștințe privind procesele de afaceri și fluxurile de documente și informații dintr-o întreprindere: de exemplu, să știe ce este o comandă de vânzare sau ce înseamnă o recepție cantitativă a mărfii. Acestea sunt informații pe care de obicei le asimilezi după ce ai lucrat efectiv într-o companie, nu se predau într-o instituție de învățământ.
În ce privește contabilitatea, ea este limbajul afacerilor și cunoașterea ei permite înțelegerii proceselor de afaceri și, mai ales, a consecințelor lor din punct de vedere financiar. Totuși, consultantul ERP trebuie să cunoască doar principiile contabile și monografiile contabile cel mai des uzitate, nu să fie la curent cu toată legislația și partea de fiscalitate. Ajută cu siguranță să fi lucrat ca contabil, dar te poți descurca și dacă ai doar o înțelegere teoretică.
Cunoștințe privind configurarea sistemului ERP
Consultantul ERP trebuie să învețe să configureze sistemul ERP astfel încât acesta să răspundă nevoilor clientului. Configurarea nu este un proces tehnic, ea se realizează în aceeași interfață cu care lucrează și utilizatorul final. Pentru a învăța configurarea consultantul are la dispoziție manuale, tutoriale și, mai ales, experiența personală rezultată din testare și verificare. Configurarea este partea cea mai creativă a meseriei de consultant, fiindcă uneori aceeași problemă se poate rezolva în mai multe feluri, dar unele soluții sunt mai bune decât altele.
Abilități de comunicare și empatie
În calitate de consultant ERP vei discuta cu managementul companiei, vei instrui utilizatorii finali și vei comunica și în scris, mai ales în etapa de suport. Asta înseamnă că trebuie să-ți placă să interacționezi cu oamenii, să-i înțelegi și să ții cont întotdeauna că, o implementare ERP este mai înainte de toate nu un proces tehnic, ci unul în care se schimbă modul în care oamenii fac lucruri le într-o companie. Uneori acest lucru generează rezistențe, frustrări, așteptări nerealizate, iar succesul unei implementări depinde și de capacitatea ta de a face față unor astfel de situații.
Cunoștințe generale IT
Ca să poți fi un consultant ERP trebuie să ai un minim de cunoștințe și experiență cu tehnologia informației. Dacă te înspăimântă să lucrezi cu Excel și Word, probabil această meserie nu este pentru tine. Totuși, a fi consultant ERP nu înseamnă că trebuie să ai cunoștințele unui programator sau administrator de sistem, ci trebuie doar să ai o deschidere față de IT și să știi să utilizezi eficient aplicațiile gen Microsoft Office. Iar dacă ai lucrat deja în calitate de utilizator cu un sistem ERP, deții o bună parte din cunoștințele tehnice necesare. Cunoștințele din domeniul bazelor de date, deși nu sunt o necesitate, te vor ajuta totuși să înțelegi mai bine sistemul și să ai o contribuție mai mare la proiectarea unor customizări.
Elian Solutions este de mai bine de 15 ani implementator al sistemului ERP Dynamics 365 Business Central, cunoscut în piață mai ales sub denumirile mai vechi de Dynamics NAV/Navision. Elian Solutions este cunoscut ca un partener serios și responsabil, care pune accentul pe calitate și profesionalism. În relațiile cu angajații, respectul este probabil cuvântul care ne caracterizează cel mai bine. Dacă simți că rezonezi cu valorile noastre și ești interesat de o carieră în cadrul companiei noastre, poți aplica la una din pozițiile deschise – vezi secțiunea Cariere din site.
