Sistemul ERP Dynamics Business Central (cunoscut în trecut și ca Dynamics NAV/Navision) este o soluție pe care Microsoft o vinde la nivel mondial, în zeci de țări. Fiecare țară are specificul ei în ce privește reglementările fiscal-contabile și de aceea soluția nu poate fi vândută peste tot ca atare, ci trebuie realizate adaptări de la țară la țară. Pentru aceasta există localizările, adică acele funcționalități care sunt create special pentru a acoperi cerințele legislative și practicile de afaceri ale unei anumite țări.
În România, partenerii de Business Central și-au dezvoltat fiecare propriul pachet de localizare, pe care-l includ în cadrul implementărilor sau îl ofertează separat. Există o marjă de interpretare vizavi de ce ar trebui să conțină sau nu un pachet de localizare, ceea ce înseamnă că localizările diferă de la partener la partener și tocmai de aceea în articolul de față vom descrie ce ar trebui să conțină, în principiu, un pachet de localizare, și cum puteți diferenția partenerii în ce privește calitatea localizărilor pe care aceștia le oferă. Pe scurt, o localizare ar trebui să aibă:
- Interfață în limba română
- Rapoarte financiar-contabile
- Documente de lucru
- Declarații fiscale
- Funcționalități de închidere
- Alte funcționalități (opționale)
- Manual de utilizare a localizării
Interfața în limba română
Ține de domeniul evidenței că o localizare pentru piața românească trebuie să asigure utilizatorilor o interfață de lucru în limba română, dar în cazul localizărilor de Business Central această interfață poate fi un factor diferențiator în alegerea unui pachet de localizare de la un partener sau altul. De ce? Pentru a răspunde la această întrebare, vom face o scurtă digresiune istorică. În România, inițial localizarea produsului (inclusiv traducerea) era asigurată de Microsoft, dar la un moment dat Microsoft a delegat realizarea localizării către parteneri, așa că începând cu versiunea de Dynamics NAV 2013 fiecare partener a trebuit să traducă toate noile funcționalități adăugate produsului de-a lungul timpului. Având în vedere că vorbim de o terminologie aflată la intersecția dintre tehnologia informații și procesele de afaceri, traducerea nu este tocmai ușoară și necesită o bună cunoaștere din ambele domenii. Prin urmare, calitatea traducerii diferă de la partener la partener.
Rapoartele financiar-contabile
Aici includem acele rapoarte care sunt utilizate frecvent și care se regăsesc de obicei în toate programele de contabilitate: balanța de verificare, fișa contului contabil, fișa mijlocului fix, registrul de casă, jurnalele de TVA etc.
Și aici pachetele de localizare se diferențiază, fiindcă nu există undeva o normare în ce privește conținutul exact al acestui set de rapoarte; unele sunt considerate absolut necesare și nu pot să lipsească din nicio aplicație financiar-contabilă, cum ar fi de pildă ”Balanța de verificare cu 5 egalități”, dar altele, cum ar fi un formular pentru compensarea creanțelor și datoriilor, pot fi trecute la categoria ”opționale”.
Documente de lucru
Documentele de lucru sunt cele care reflectă diverse tranzacții: factura, chitanța, avizul de însoțire a mărfii etc. La fel ca în situația menționată mai sus, este la latitudinea partenerului să includă sau nu anumite rapoarte, fiindcă unele sunt considerate mai ”necesare” decât altele. Pe aceste documente diferențierea între pachetele de localizare ale partenerilor se poate face nu atât în privința conținutului, care este normat de legislație și uzanțe, cât prin design: fonturi și așezare în pagină.
Declarații fiscale
Aici vorbim despre documente care trebuie depuse la autoritățile fiscale, cum ar fi Declarația 394, Declarația Intrastat, Declarația 390 (VIES), SAF-T, E-factura etc. Și aici se poate face o diferențiere între parteneri, fiindcă aceeași raportare se poate realiza, tehnic vorbind, în mai multe feluri, iar unele soluții pot fi mai rapide sau mai ușor de folosit de către utilizatori.
Funcționalități de închidere
În sistemul ERP Dynamics Business Central operațiunea standard de închidere de venituri și cheltuieli nu se poate realiza decât anual, și de aceea în pachetele de localizare este inclusă și opțiunea de închidere lunară a conturilor de venituri și cheltuieli. Tot pentru închiderile de lună mai sunt modificări ale funcționalităților standard și în ce privește ajustarea cursului de schimb valutar, pentru creanțele și datoriile în valută. Și aici pot exista elemente de diferențiere. De exemplu, în localizarea furnizată de către Elian Solutions există o ”Pagină de Închidere” care grupează toate funcționalitățile, jurnalele și declarațiile necesare procesului de închidere contabilă.
Alte funcționalități
De obicei, pe lângă funcționalitățile strict necesare pentru o localizare, pachetele de localizare mai includ și unele elemente opționale care ajută utilizatorii să efectueze automat unele operațiuni ce s-ar putea efectua manual sau care adaugă un plus de funcționalitate sistemului. Pachetul de localizare de la Elian Solutions conține funcționalități precum opțiunea de interogare a portalului web de la ANAF pentru verificarea și actualizarea datelor companiilor, import de extrase bancare, calculul penalităților de întârziere cu notificarea clientului etc.
Manual de utilizare a localizării
Evident, pentru a putea lucra cu localizarea este necesar și un manual care să descrie funcționalitățile incluse în localizare: modul de rulare a rapoartelor și procedurilor, dar și diverse opțiuni de configurare a sistemului care, chiar dacă țin de funcționalitățile standard ale sistemului, trebuie adaptate cerințelor fiscal-contabile românești.
Sperăm că am reușit să vă ajutăm în a vă face o idee despre ce trebuie să conțină o localizare de Business Central. În cazul în care vă interesează localizarea oferită de către Elian Solutions, puteți vedea conținutul acesteia în pagina Localizare Business Central.
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
