În sistemul ERP Dynamics Business Central grupele de înregistrare sunt coduri alfanumerice ce fac legătura între modulul financiar-contabil și modulele operaționale (vânzări, cumpărări, stocuri, producție, service etc.). Prin intermediul lor la înregistrarea tranzacțiilor sumele se înregistrează în contabilitate, nefiind nevoie ca utilizatorul să cunoască conturile contabile asociate fiecărui tip de tranzacție.
Grupele de înregistrare sunt un concept cheie în Business Central, iar implementarea corectă a sistemului depinde de buna lor înțelegere și configurare. Grupele de înregistrare sunt de trei feluri :
- Grupe de înregistrare generale
- Grupe de înregistrare specifice
- Grupe de înregistrare TVA
Grupele de înregistrare generale
Grupele de înregistrare generale sunt folosite pentru a defini conturile de venituri și cheltuieli asociate tranzacțiilor (conturile de clasă 6 și 7).
Ele se subîmpart în:
- Grupe de Înregistrare Operațiuni Economice
- Grupe de Înregistrare Produs
Grupele de Înregistrare Operațiuni Economice – specifică tipurile de parteneri cu care facem tranzacții – clienții și furnizorii. Grupele de înregistrare se asociază pe fișa fiecărui client sau furnizor. Definirea grupelor de operațiuni economice se face după diverse criterii – arie geografică, tipul de afacere și de industrie. Ele rezultă în urma analizei de business premergătoare implementării și se stabilesc de către implementator împreună cu clientul. În imaginea de mai jos vedeți grupe definite după criteriul geografic.
Grupele de Înregistrare Produs – specifică ce anume tranzacționăm: mărfuri, materii prime, servicii etc. În sistem ele se asociază pe fișele de articol, resursă cont contabil sau centru mașină și sunt specifice tipului de activitate al companiei.
Parametrizare grupe generale
Asocierea între grupe și conturile contabile se face într-o pagină de tip matrice în care, la fiecare combinație dintre o Grupă Înregistrare Operațiuni Economice și Grupă Înregistrare Produs se trec conturile contabile de cheltuială și venit. Această parametrizare nu doar că facilitează contarea automată a tranzacțiilor, ci ne ajută și la instituirea unor reguli de afaceri, prin stabilirea unor compatibilități între tipurile de parteneri (grupele de operațiuni economice) și tipurile de produse (grupele de produs). Altfel spus, dacă încercăm să realizăm o tranzacție care nu a fost parametrizată, sistemul va genera o eroare și nu va permite tranzacția.
În cazul în care, la un moment dat, nu mai este nevoie de o combinație de grupe, recomandarea este să nu se șteargă combinația (din rațiuni de trasabilitate), ci să se blocheze – există un câmp de tip bifă care permite acest lucru.
Grupele de înregistrare specifice
Grupele de înregistrare specifice fac legătura între entitățile din Business Central pentru care există urmărire analitică și conturile bilanțiere asociate acestora. Avem grupe de înregistrare specifice pentru:
- Clienți
- Furnizori
- Stocuri
- Mijloace Fixe
- Conturi Bancare
- Angajați
De exemplu, în imaginea de mai jos, avem parametrizarea grupelor de înregistrare pentru clienți:
Utilizarea grupelor de înregistrare specifice aduce avantajul păstrării unui plan de conturi cât mai ”curat”, fără multe analitice, urmărirea analitică realizându-se în cadrul modulului operațional. Mai mult, ele pot fi folosite pentru analiza defalcată, toate rapoartele standard din Business Central permițând filtrarea după grupele de înregistrare.
Grupele de înregistrare TVA
Similar cu grupele de înregistrare generale, grupele de înregistrare TVA se împart în:
- Grupe Înregistrare TVA Operațiuni Economice – asociate partenerilor
- Grupe Înregistrare TVA Produs – asociate elementelor care se tranzacționează
Similar grupelor generale, grupele de TVA se parametrizează într-o fereastră de tip matrice unde se stabilesc, pentru fiecare combinație de Grupă Înregistrare TVA Operațiuni Economice și Grupă Înregistrare TVA Produs, conturile de tva la cumpărare și vânzare, modul de calcul al TVA-ului, procentul de TVA, coloana pe care va apărea în jurnalele de TVA etc.
Această modalitate de configurare asigură flexibilitate în cazul apariției unor noi situații privind înregistrarea și raportarea TVA-ului.
Ca o concluzie, putem spune că grupele de înregistrare conferă sistemului ERP Business Central posibilitatea de a se adapta la diverse scenarii de lucru, fără să fie necesară încărcarea planului de conturi cu analitice. Posibilitățile de urmărire și raportare pot fi amplificate dacă grupele sunt parametrizate adaptat nevoilor companiei. Mai mult, printr-o corectă configurare a grupelor vă puteți asigura că în sistem se vor înregistra doar tranzacțiile care sunt permise de logica de afaceri a companiei
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
