Sistemele de tip ERP au fost concepute pentru a fi utilizate de un număr mare de utilizatori care accesează simultan baza de date. În cazul unor implementări ample, putem vorbi și de câteva sute de utilizatori. În aceste condiții, este critic să se poate urmări modificările efectuate în date și să se cunoască cine le-a produs, mai ales când aceste modificări pot avea consecințe semnificative asupra corectitudinii tranzacțiilor.
Sistemul ERP Dynamics Business Central asigură un mecanism de urmărire a modificărilor prin intermediul funcționalității numite ”Jurnal de Modificări”. Aceasta se poate configura astfel încât să ne poată furniza, la nivelul oricărui câmp din orice tabelă din baza de date, informații privind inserarea, modificarea și ștergerea datelor. În continuare, vă vom prezenta modul cum se utilizează această funcționalitate.
Activare jurnal modificări
Mai întâi, este necesar ca funcționalitatea să fie activată. Activarea se realizează în pagina ”Parametrizare fișier jurnal modificări”, pagină ce poate fi accesată cel mai simplu folosind funcția de căutare din Business Central:
În pagină se marchează activarea funcționalității:
Activarea tabelelor care se vor urmări
După ce s-a realizat activarea funcționalității la nivel global, e nevoie să se specifice tabelele care vor face obiectul monitorizării. Din pagina în care am activat jurnalul de modificări, se va da clic pe butonul ”Tabele” și se va deschide o altă pagină care conține toate tabelele din baza de date.
Pentru parametrizare, ne poziționăm pe tabela pe care vrem să o urmărim și selecționăm tipul de acțiune urmărit: inserare, modificare sau ștergere. Pentru fiecare tip de acțiune există opțiunea de a urmări toate câmpurile din tabelă sau doar anumite câmpuri.
Dacă dorim să urmărim doar pentru anumite câmpuri, selectăm opțiunea ”Unele câmpuri”, apoi dăm clic pe butonul cu 3 punctulețe:
Se va deschide o pagină unde vom putea marca câmpurile ce dorim să le urmărim:
Recomandarea noastră e următoarea: pe tabelele de parametrizări să puneți urmărirea pentru toate câmpurile, iar pentru cele de tranzacții (comenzi, facturi, jurnale de bancă etc.) puteți pune doar pentru anumite câmpuri. Altfel, jurnalul de modificări poate crește în dimensiuni foarte rapid, mai ales în cazul în care pe baza de date se înregistrează multe tranzacții.
Vizualizarea jurnal modificări
După ce a fost realizată parametrizarea, sistemul va jurnaliza automat modificările. Acestea pot fi regăsite în pagina ”Intrări fișier jurnal modificări”:
Aici puteți vedea informații despre:
- Data și ora când s-a produs acțiunea;
- Utilizatorul care a realizat acțiunea;
- Numele tabelei asupra căreia s-a acționat;
- Numele câmpului;
- Tipul acțiunii: inserare, modificare, ștergere;
- Valoarea veche, de dinainte de acțiune, respectiv valoarea nouă, de după realizarea acțiunii.
Consultarea jurnalului de modificări este utilă, dar ea se poate produce la o perioadă relativ lungă de timp după ce s-au produs modificările și unele dintre acestea pot avea un impact semnificativ asupra tranzacțiilor. De pildă, dacă cineva selectează un cont contabil greșit într-o parametrizare, toate tranzacțiile care vor face apel la acea parametrizare vor avea contul din contabilitate greșit, și putem vorbi de zeci de intrări sau poate chiar sute!
Pentru aceste situații, când vrem să monitorizăm în timp real modificările asupra unor câmpuri pe care le considerăm deosebit de importante, putem folosi o funcționalitate prin care la modificarea unui câmp se poate transmite o notificare prin email către cei interesați.
Am descris această funcționalitate în articolul Monitorizare modificări câmpuri în Business Central
Ștergere intrări jurnal modificări
Tabela de jurnal modificări poate să crească rapid în dimensiuni, mai ales în cazul monitorizării documentelor (comenzi, facturi etc). De aceea, e utilă ștergerea intrărilor de jurnal modificări mai vechi de o anumită perioadă. Ștergerea se realizează prin stabilirea unei politici de retenție a datelor, iar într-un articol viitor vom descrie în detaliu modul de de configurare a unei astfel de politici.
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
