Sistemul ERP Dynamics Business Central asigură înregistrarea majorității tranzacțiilor în cadrul diverselor sale module operaționale: facturile în modulele de cumpărări vânzări, sevice și proiecte, bonurile de consum în modulul de stocuri, comenzile de producție în modulul de fabricație etc. Modulele operaționale sunt integrate cu contabilitatea prin intermediul grupelor de înregistrare și astfel majoritatea notelor contabile rezultă automat, atunci când se înregistrează tranzacțiile din module.
Există însă și operațiuni specifice departamentului financiar-contabil, iar cele mai multe se înregistrează prin intermediul Jurnalelor Contabile. E vorba de operațiuni privind casa, banca, salariile, deconturi, închiderea de lună etc. Pentru anumite tipuri de operațiuni există în sistem jurnale predefinite – de exemplu jurnale de casă sau de plăți. Restul, se configurează în cadrul implementării de către consultanții de implementare sau ulterior de către utilizatori, iar acestea se numesc Jurnal Generale.
Pentru a accesa un Jurnal General cel mai simplu este să folosim funcția de căutare din Business Central:
Se va deschide o listă cu tipurile de jurnale contabile care au fost definite în prealabil. Așa cum am spus mai devreme, acestea se stabilesc în cadrul implementării și variază de la companie la companie.
Din listă alegem unul din jurnale și dând clic pe butonul ”OK” vom ajunge în pagina de jurnal contabil, unde se realizează operarea propriu-zisă a notelor contabile:
În partea de sus a paginii putem observa că avem un câmp ”Nume lot” cu o valoare selectabilă dintr-o listă. Loturile sunt subdiviziuni ale jurnalului, pagini separate pentru lucrul în același tip de jurnal. Putem crea loturi fie pentru a diferenția între tipurile de înregistrări pe care le facem în jurnal, fie pentru a oferi accesul simultan al mai multor utilizatori la același jurnal. De exemplu, dacă avem un jurnal de casă la o companie care are mai multe filiale răspândite în teritoriu și toate au operațiuni de casierie, în acest caz în cadrul jurnalului de casă vom crea câte un lot pentru fiecare filială.
Pentru a înregistra tranzacții vom completa informația în liniile de jurnal. În orice sistem contabil sau ERP este necesar să completăm un minimum de informație pentru a înregistra o notă contabilă. Vom exemplifica cu un tip simplu de notă contabilă, de pildă o subscriere de capital social : 456 = 1011.
Avem aici de completat următoarele:
Dată înregistrare – este data la care vom înregistra în contabilitate operațiunea.
Nr. document – orice înregistrare în contabilitate trebuie să aibă un număr de document. În Business Central putem defini o serie numerică care să genereze automat numărul de document sau putem introduce manual numărul de document.
Tip și nr. cont – stabilim ce tip de entitate vom opera în Business Central și selectăm din listă codul acesteia. Pe lângă conturile contabile propriu-zise, aici mai putem selecta și conturi de alt tip: bancar, client, furnizor, mijloc fix, angajat etc. În cazul de față am selectat doar conturi contabile.
Sumă debit, Sumă credit – sunt sumele care se trec în debitul, respectiv creditul conturilor.
Acestea sunt informațiile minimale care trebuie introduse în jurnalele contabile. Să luăm însă un exemplu mai complex, precum cel din imaginea de mai jos:
În acest caz avem de-a face cu o monografie contabilă de tip unul la mai multe. Avem o plată dintr-un cont bancar către un cont de furnizor și înregistrarea unui comision bancar pe contul contabil de cheltuială, iar tipul de cont selectat pe fiecare linie reflectă acest lucru. În plus, față de nota contabilă anterioară, am mai completat:
Tip document – în acest caz e vorba de o plată, putem alege și alte tipuri – gen factură sau notă de credit, dar folosirea lor e cu titlu excepțional, fiindcă pentru acestea în Business Central există pagini dedicate, în cadrul modulelor de vânzări și cumpărări.
Tip doc. Aplicare-la și Nr. doc aplicare-la – aceste câmpuri stabilesc legătura între documentele de semn contrar, pentru a putea realiza urmărirea la nivel de document pentru furnizori și clienți. În cazul de față fiind vorba de o plată, o asociem unei facturi deschise de la furnizor.
Ce v-am prezentat până acum ca mod de lucru cu jurnalele contabile în Business Central nu este singurul posibil, dar este cel mai simplu de înțeles. În articole viitoare vom prezenta și alte modalități de lucru.
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
