Definire și achiziție mijloace fixe în Business Central

Mijloacele fixe sunt active cu o existență durabilă care participă la desfășurarea mai multor cicluri de producție și își transmit valoarea economică  prin intermediul amortizării. Mijloacele fixe au de obicei o valoare ridicată, iar evidența lor și calculul amortizării se fac în Business Central în cadrul unui modul dedicat, Modulul de Mijloace Fixe. În articolul de față ne propunem să prezentăm cum se definește  un mijloc fix, precum și intrarea lui în gestiune (achiziția), urmând ca în viitoare articole să prezentăm și alte operațiuni specifice mijloacelor fixe: amortizare, casare, întreținere etc.

Definirea mijlocului fix în Business Central

Pentru a defini un mijloc fix va trebui să creăm o mai întâi fișă de mijloc fix. Pentru aceasta, accesăm lista de mijloace fixe și cel mai simplu o putem face folosind funcția de căutare din Business Central.

Se va deschide lista de mijloace fixe, se dă clic pe butonul ”Nou” și astfel se va crea o fișă goală de mijloc fix:

Informația pe fișa mijlocului fix e structurată în mai multe secțiuni. Le vom lua pe rând.

Fișă mijloc fix – General

În secțiunea ”General” al fișei mijlocului fix completăm următoarele câmpuri:

• Nr. – în acest câmp se va introduce un cod al mijlocului fix, dar recomandarea este ca acesta să se genereze  automat printr-o serie numerică;
• Descriere – se introduce descrierea mijlocului fix;
• Serie –  se introduce seria mijlocului fix;
• Descriere căutare – acest câmp va conține o descriere a mijlocului fix după care se poate face căutarea. Implicit e valoare câmpului descriere, dar se poate modifica;
• Angajat responsabil – în acest câmp se va selecta angajatul care este responsabil pentru mijlocul fix. Angajatul trebuie creat în prealabil în modulul de resurse umane;
• Cod clasă MF – aici se poate selecta un cod clasă pentru mijlocul fix;
• Cod subclasă MF – se va selecta din listă codul din subclasa specifică mijlocului fix; (este folosit pentru codul din Nomenclatorul cu Duratele Normale de Funcționare);

Fișă Mijloc Fix –  Registru amortizare

În secțiunea ”Registru amortizare” a fișei mijlocului fix se completează următoarele câmpuri:

• Cod registru amortizare – se va selecta din listă registrul de amortizare aferent mijlocului fix. Registrul de amortizare stabilește dacă amortizarea calculată este integrată sau nu cu contabilitatea;
• Grupă înregistrare MF – se  selectează grupa de înregistrare specifică mijlocului fix;
• Metodă amortizare- se selectează metoda de amortizare utilizată;
• Data de început amortizare – se completează data de început a amortizării;
• Nr. ani de amortizare/Nr. luni de amortizare – se va introduce numărul de ani de amortizare sau nr. de luni de amortizare, la introducere valorii într-unul din câmpuri, valoarea din celălalt câmp se va actualiza automat;
• Data de sfârșit amortizare – se va completa automat în funcție de nr. de ani/luni de amortizare introduse;
• Valoare de inventar- va fi completată automat de către sistem in momentul în care se va înregistra factura de achiziționare a mijlocului fix. Acest câmp arată valoarea actuală a mijlocului fix (costul de achiziție minus valoarea amortizării).

Fișă mijloc fix – Întreținere

În secțiunea ”Întreținere” al fișei mijlocului fix se completează următoarele câmpuri:

• Nr. furnizor-  se poate selecta, din lista de furnizori, numărul furnizorului de la care ați cumpărat acest mijloc fix.
• Nr. furnizor întreținere – aici se poate numărul furnizorului pentru furnizorul pe care îl utilizați pentru reparația și întreținerea mijlocului fix.
• În întreținere – plasați un marcaj de selectare în acest câmp dacă mijlocul fix are un program de întreținere.
• Data următorului service – aici se poate introduce data următorului service programat pentru mijlocul fix.
• Data garanției – aici se poate introduce data de expirare a garanției mijlocului fix.
• Asigurat- programul inserează automat un marcaj în acest câmp când mijlocul fix este asociat unei polițe de asigurare.

Achiziția mijlocului fix în Business Central

Odată definită fișa mijlocului fix, putem înregistra tranzacția de achiziție a mijlocului fix care, pe lângă înregistrările contabile necesare, va încărca valoarea mijlocului fix în modulul de mijloace fixe.

Pentru aceasta se realizează o factură de cumpărare obișnuită, singura diferență fiind dată în linia de factură pentru câmpurile ”Tip” și ”Nr.” La câmpul ”Tip” se selectează opțiunea ”Mijloc Fix”, iar la câmpul ”Nr.” se selectează din lista de mijloace fixe numărul mijlocului fix nou creat.  Așadar,  nu  puteți  achiziționa  mijlocul fix dacă nu l-ați definit în prealabil.

După înregistrarea facturii de cumpărare, în fișa mijlocul fix se va actualiza valoarea câmpului ”Valoare de inventar” cu costul de achiziție al mijlocului fix.

Așa cum am spus la începutul acestui articol, în viitoare articole vom descrie și celelalte operațiuni care se pot realiza în Modulul de Mijloace Fixe: în primul rând  amortizarea, dar și casarea și operațiunile de întreținere.

Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.