În contextul digitalizării accelerate și al cerințelor tot mai complexe de gestionare a resurselor, primăriile se confruntă cu o serie de provocări care pot fi eficient soluționate prin implementarea unui sistem de tip ERP (Enterprise Resource Planning). Precum mentionam in articolul din nr. XI /martie 2024 al revistei Ghidul Primariilor, o solutie ERP, respectiv Microsoft Dynamics 365 Business Central, reprezintă “o singură platformă care să acopere toate necesitățile de automatizare și digitalizare din cadrul unei primării – o soluție integrată mult mai performantă, care înlocuiește cele 5 – 6 aplicații.”
O soluție ERP permite automatizarea și optimizarea proceselor interne, îmbunătățind atât eficiența, cât și relația cu cetățenii. Pentru a înțelege mai bine cum un sistem ERP poate transforma activitatea unei primării, vom analiza în acest articol nevoile frecvent întâlnite și exemplele concrete în care aceste soluții sunt esențiale.
- Optimizarea managementului financiar
Primăriile gestionează bugete considerabile și au nevoie de o supraveghere atentă a cheltuielilor și veniturilor. Un sistem ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central oferă funcții avansate de bugetare și raportare, care asigură transparență și conformitate cu reglementările financiare. Astfel, se reduce timpul petrecut pe sarcini administrative și crește acuratețea datelor.
- Transparență și conformitate legală
Soluția ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central asigură generarea automată a rapoartelor detaliate despre cheltuieli, conform normelor legale, economisind timp și minimizând riscul de erori. Aceste rapoarte sunt esențiale pentru transparență și conformitate, menținând încrederea cetățenilor în administrația locală și evitând sancțiunile.
- Gestionarea resurselor umane
Administrațiile locale sunt angajatori importanți, gestionând mii de salariați. Sistemul ERP sprijină gestionarea eficientă a resurselor umane, evaluarea performanței, pontaj și recrutare. Automatizarea acestor procese reduce erorile umane și îmbunătățește eficiența operațională.
- Întreținerea infrastructurii publice
Primăriile sunt responsabile de menținerea infrastructurii locale. Sistemul ERP ajută la planificarea lucrărilor de întreținere și monitorizare a infrastructurii, prevenind deteriorările majore și reducând costurile pe termen lung.
- Colectarea și gestionarea taxelor locale
Sistemul ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central automatizează colectarea taxelor și impozitelor, facilitând gestionarea plăților și urmărirea în timp real a contribuabililor. Facturile și notificările automate contribuie la o colectare mai eficientă, asigurând stabilitatea financiară a primăriei.
- Securitatea datelor sensibile
Primăriile gestionează o cantitate mare de date sensibile, iar sistemele ERP moderne, precum Microsoft Dynamics 365 Business Central, oferă funcții de securitate avansate, cum ar fi autentificarea în doi factori și criptarea datelor. Aceste măsuri asigură protecția informațiilor cetățenilor și reduc riscul de breșe de securitate și atacuri cibernetice.
- Flexibilitate și adaptabilitate la nevoile în schimbare
Soluția ERP este flexibilă și poate fi adaptată pentru a răspunde noilor nevoi administrative. De exemplu, dacă un nou departament este creat, sistemul poate fi configurat pentru a include funcționalități suplimentare fără a necesita schimbarea întregii soluții software.
- Gestionarea proiectelor publice și a investițiilor
Primăriile administrează multe proiecte publice, iar ERP-ul Microsoft Dynamics 365 Business Central permite urmărirea întregului ciclu de viață al acestora, de la planificare la execuție; contribuie la o alocare eficientă a resurselor și la monitorizarea costurilor, prevenind întârzierile și depășirea bugetelor.
- Îmbunătățirea relației și serviciilor pentru cetățeni
Soluția ERP facilitează interacțiunea cu cetățenii prin portaluri online, prin intermediul cărora aceștia pot trimite cereri și efectua plăți fără a se deplasa fizic la primărie. Acest sistem reduce birocrația și crește transparența, contribuind la o satisfacție mai mare a cetățenilor.
- Achiziții publice și gestionarea logisticii
Soluția ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central facilitează achizițiile publice, oferind un proces eficient și transparent pentru selecția furnizorilor, licitații și urmărirea livrărilor. Sistemul asigură o gestionare optimizată a stocurilor, prevenind lipsurile și planificând achizițiile necesare în timp util.
- Automatizarea și centralizarea informațiilor și documentelor
Soluția ERP centralizează toate datele și documentele primăriei într-o platformă unică. Informațiile despre angajați, proiecte și bugete devin ușor accesibile, facilitând luarea rapidă a deciziilor. Sistemul automatizează procese repetitive, precum înregistrarea facturilor și generarea rapoartelor, economisind timp și resurse. Documentele sunt digitalizate, eliminând utilizarea hârtiei și riscul pierderii acestora, iar fluxurile de aprobare sunt accelerate.
- Suport și formare pentru utilizarea corectă a sistemului
Implementarea unui sistem ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central poate fi o provocare, dar soluțiile moderne vin cu sesiuni de formare și suport tehnic constant pentru a asigura o tranziție ușoară și rapidă. Aceasta ajută angajații să devină eficienți în utilizarea noii tehnologii.
- Eficiența în utilizarea resurselor financiare
Soluția ERP contribuie la economisirea resurselor financiare prin automatizarea proceselor, cum ar fi trimiterea notificărilor prin e-mail sau SMS, eliminând costurile legate de corespondența manuală. Aceste economii pot fi redirecționate către proiecte de interes public.
Ca un gând de final, credem că primăriile moderne trebuie să adopte soluții tehnologice inovatoare pentru a răspunde eficient nevoilor comunităților. Pe termen lung, un sistem ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central bine configurat susține o administrație publică modernă, eficientă și capabilă să gestioneze provocările actuale.
Noi, ELIAN Solutions, în calitate de Microsoft Cloud Solutions Partner pentru Aplicații de Business, punem la dispoziția dvs. expertiza noastră de peste 16 ani! Ne puteți contacta pentru consultanță sau mai multe informatii la adresa askformore@elian-solutions.ro sau la numarul de telefon mobil 0737.512,579 – Alina Ionescu, Sales Manager ELIAN Solutions.
Articol publicat in Ghidul Primariilor, Ediția XIII, prima și singura revistă din România în format print și online destinată exclusiv autorităților locale: Revista Ghidul Primariilor – Toamna 2024.
