Analiza si urmarirea cheltuielilor pe centre de cost – cu solutia ERP Dynamics 365 Business Central
Ne-am propus, prin acest articol, sa ilustram modul in care solutia ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV) va poate ajuta in analiza si urmarirea cheltuielilor pe centre de cost. Vom prezenta modul in care se definesc centrele de cost, cum se asociaza aceste centre de cost tranzactiilor in sistem si cum se obtine ulterior informatia pentru realizarea unor analize. Totodata, se vor prezenta optiunile disponibile pentru stabilirea unor politici si reguli privind centrele de cost, in acord cu procesele de afaceri specifice fiecarei companii. Echipa ELIAN Solutions si solutia Microsoft Dynamics 365 BC (NAV) sustin companiile in implementarea centrelor de cost de care au nevoie pentru a gestiona afacerea.
Ce sunt centrele de cost?
Centrele de cost – sunt elemente din cadrul unei companii pentru care este necesară o masurare distincta a costurilor pe care acestea le genereaza. Ele pot fi: departamente, echipamente, persoane, proiecte etc.
Urmarirea cheltuielilor pe centre de cost ajuta managementul sa ia decizii corecte cu privire la eficienta utilizarii resurselor intr-o companie.
Odata determinate aceste centre de cost, este necesar ca la inregistrarea tranzactiilor in sistemul de evidenta financiar-contabila al intreprinderii sa se poatea asocia si centre de cost, potrivit unor rationamente privind alocarea costului pe fiecare centru in parte.
Centrele de cost – în Dynamics 365 (NAV) se numesc dimensiuni
Soluţia ERP Microsoft Dynamics NAV oferă toate instrumentele necesare pentru realizarea obiectivelor legate de utilizarea centrelor de cost. Doar terminologia diferă un pic.
În Dynamics NAV, atunci când se doreşte ca unei tranzacţii să i se adauge un plus de informaţie – se folosesc dimensiuni.
Dimensiunea reprezintă un tip de informaţie, definit de către utilizator, care se poate asocia oricărei tranzacţii în sistem.
Putem defini un număr nelimitat de tipuri de dimensiuni ; departamente, echipamente, oameni, proiecte, autovehicule, etc; orice element care ne interesează ca la un moment dat să îl urmărim diferenţiat ca venituri, cheltuieli sau sold şi care poate fi asociat în mod cert unei tranzacţii.
De pilda, daca dorim sa urmarim cheltuielile /veniturile pe fiecare departament din cadrul unei intreprinderi, vom crea un tip de dimensiune numita DEPARTAMENTE, ale carei valori vor fi chiar departamentele. In fig. 1 sunt prezentate doua ferestre; una contine dimensiunile parametrizate pe compania Elian Demo, iar una dintre ele (cea marcata cu roşu) este dimensiunea departamente. Cea de-a doua fereastra contine valorile dimensiunii departemente, valori care pot fi selectate atunci cand se inregistreaza o tranzactie.
Exista si posibilitatea de a crea o structura arborescenta de dimensiuni, pentru a putea analiza informatia pe diferite nivele. Inregistrarea se va realiza intodeauna pe ultimul nivel al structurii dar raportarea se va putea realiza pe orice nivel.
In fig. 2 vedeti un exemplu cu parametrizarea dimensiunii ZONA. Dimensiunea a fost creata pentru a urmari operatiunile realizate in diverse zone geografice ale lumii. Dimensiunea este dezvoltata pe o structura arborescenta. Asocierea dimensiunilor pe tranzactii se realizeaza fie in formele de introducere a documentelor (oferta, comanda, factura, contract), fie in linii de jurnale (in jurnalul de casa, de banca , de mijloace fixe, de articole etc).
De exemplu, in fig. 3 avem o factura de cheltuieli de combustibil, a carei valoare este alocata pentru doua departamente: Financiar si Vanzari. Alocarea dimensiunilor se poate realiza in antetul documentului (daca este acelasi centru de cost pe toate liniile facturii) sau pe fiecare linie de factura in parte.
Politici privind parametrizarea centrelor de cost (dimensiuni)
Solutia ERP Dynamics 365 (NAV) permite definirea unor politici privind centrele de cost, politici care sa se plieze pe logica activitatii companiei. Astfel :
- Oricarei entitati din sistem (cont contabil, client, furnizor, articol, mijloc fix, etc) i se pot asocia dimensiuni implicite, astfel incât valorile dimensiunilor sa vina automat in tranzactiile la care entitatea participa. Aceasta functionalitate faciliteaza operarea si elimina o parte din erorile de introducere a datelor;
- Se pot seta obligativitati privind dimensiunile, la nivelul fiecarei entitati; in aceste conditii, tranzactiile nu sunt posibile daca nu sunt introduse valorile dimensiunilor;
- In cazul in care la operare pot aparea conflicte intre dimensiuni, se pot realiza prioritizari. Daca, de pilda, este setat un departament implicit pe un cont de furnizor si alt departament implicit pe un cod de articol, se poate determina care entitate va avea prioritate si care dimensiune se va completa implicit: cea de pe furnizor sau cea de pe articol;
- Se pot autoriza doar anumite combinatii de dimensiuni. De exemplu, stim ca departamentul Productie dispune doar de o masina de serviciu (cea cu codul B-24-TMI) si dorim ca cheltuielile cu combustibilul sa fie inregistrate doar pe aceasta masina. Putem configura ca sa nu fie permisa inregistrarea unei cheltuieli care sa fie alocata concomitent departamentului Productie si altei masini de serviciu (Fig. 4)
Raportarea pe centre de cost (dimensiuni)
Odata introdusa in sistem, informatia privind centrele de cost trebuie apoi sa fie extrasa din sistem intr-o forma sintetizata, pentru a putea fi de folos factorilor de analiza si decizie.
Aceasta se poate face in Dynamics NAV utilizand:
- Indicatori economici
- Analizele pe dimensiuni
- Rapoarte
Indicatorii economici
Indicatorii economici sunt un intrument prin care utilizatorii isi pot construi situatii, raportari pe baza conturilor si sumelor din Planul de Conturi. Este un sistem de tip matrice, in care utilizatorii pot parametriza continutul liniile si al coloanelor ce vor fi afisate.
In linii se selecteaza conturi contabile sau se definesc formule (cu operatii aritmetice de baza). In coloane se definesc tipurile de sume care se vor calcula (rulaje debitoare, rulaje creditoare, sold, etc) si formule pentru coloane – rezultate din calcule asupra altor coloane.
Atat pe linii, cat si pe coloane, utilizatorii pot seta si filtrele de centre de cost iar Indicatorii Economici tin cont de aceste filtre la calculul sumelor.
In Fig. 5 puteti vedea un formular de bilant creat cu ajutorul Indicatorilor Economici. E simplu de creat si la indemina oricarui utilizator.
Analizele pe dimensiuni
Analizele pe dimensiuni ofera utilizatorului posibilitatea de a vizualiza intrarile din contabilitate impreuna cu dimensiunile (centrele de cost) asociate. Fig. 6 prezinta o analiza a cheltuielilor pe departamente; pe linii sunt afisate conturile contabile, pe coloane sunt departamentele. In antetul analizei se pot seta optiuni privind: filtrul de perioada, filtrul de centru de cost, ce anume sa se afiseze pe linii si pe coloane etc.
Daca se doreste cunoasterea sumelor ce compun un total pe un centru de cost, se apeleaza functia de explorare (drill-down) si se vizualizeaza toate intrarile din contabilitate care s-au inregistrat pe acel centru de cost. Analizele pe dimensiuni sunt exportabile in excel. Rezultatul exportului este un fisier care contine datele sub forma de tabela-pivot; utilizatorul poate sa analizeze si sa prelucreze datele si in aceasta maniera (vezi fig. 7).
Rapoartele pe dimensiuni
In aplicatia Dynamics NAV se poate defini un numar nelimitat de dimensiuni( tipuri de centre de cost).
Totusi, fiindca nu toate au aceeasi importanta pentru o companie, se considera ca doua tipuri de dimensiuni pot fi setate astfel incât valorile lor sa fie prezente in toate tabelele care contin date. In consecinta, aceste dimensiuni numite dimensiuni globale, pot fi folosite pentru filtrari in toate rapoartele (daca nevoile informationale ale unei companii reclama extinderea numarului de dimensiuni globale, echipa Elian Solutions poate realiza aceasta la cererea clientului).
Spre exemplificare, in fig. 8 este prezentat un raport “Fisa de Cont”, rulat pe contul de cheltuiala 612 (cheltuieli cu chiriile), care afiseaza doar cheltuielile asociate departamentelor Financiar si Achizitii. In antetul raportului se mentioneaza filtrele de dimensiuni utilizate (vezi zona marcata cu rosu).
In cazul in care dimensiunile nu sunt globale, sunt disponibile in aplicatie rapoarte care, corelate cu analizele pe dimensiuni, pot oferi informatia dorita. Informatia poate fi obtinuta pe diverse nivele de agreagare a datelor, functie de optiunile care sunt selectate in raport. În Fig. 9 este prezentat raportul „Dimensiune-Detaliere” care a fost rulat cu optiunea sa afiseze cheltuielile cu combustibilul, defalcate pe departamente, iar in cadrul departamentului – defalcat pe fiecare autovehicul.
Concluzie
Aplicaţia ERP Dynamics NAV asigura o gestionare adecvata a activitatilor legate de urmarirea pe centre de cost, oferind suport pentru stabilirea unor politici si reguli privind aceste centre de cost. Informatia asociata centrelor de cost se poate vizualiza cu usurinta, utilizatorul avand la dispozitie mai multe modalitati de raportare. Echipa Elian Solutions a avut ocazia, de-a lungul a numeroase implementari ale solutiei Dynamics NAV sa parametrizeze sisteme de centre de cost, adaptate nevoilor unor companii din varii domenii: productie, distributie, agricultura, servicii. De fiecare data, centrele de cost au ajutat aceste companii sa obţina informatii critice despre eficienta activitatii lor. Solicita un demo.