Indiferent care este motivul achizitiei si implementarii unui sistem ERP, orice compania cauta sa identifice gradul de rentabilizare a acestei investitii. In acest sens, este necesar un calcul cat mai detaliat care sa ia in considerare costurile și beneficiile utilizarii sistemului ERP.
Expertii ELIAN recomanda tuturor clientilor calcularea indicatorului ROI (Return on Investment) pentru orice proiect de implementare Microsoft Dynamcs 365 Business Central, deoarece este cea mai sigură cale pentru a intelege ca achizitia sistemului ERP nu este un cost, ci o investitie in eficienta si productivitate.
Prin implementarea unui sistem ERP, companiile isi digitalizeaza si automatizeaza procesele de afaceri, ceea ce contribuie direct la cresterea eficientei si productivitatii printr-o exploatare mai buna a resurselor, a mijloacelor de productie, a relatiilor si a timpului.
In Romania, multi antreprenori considera ca implementarea unui sistem ERP este doar un alt cost operational, insa in realitate, utilizarea unui ERP genereaza plus valoare pe multiple paliere, iar investitia initiala se amortizeaza foarte rapid.
Clienții ELIAN sunt primii care remarcă acest proces deoarece lucrul intr-un sistem ERP modern aduce o imbunatatire vizibila pe toate palierele activitatii:
”Am derulat alaturi de ELIAN un proiect cu impact mare in activitatea Tanex. Implementarea unui sistem ERP modern poate parea costisitoare, insa daca punem in balanta investitie versus beneficii, intelegem imediat ca este un pas justificat si necesar pentru cresterea performantei economice si dezvoltarea pe termen lung a oricarei companii”, ne declara recent, Antonio Băjenaru, Chief Financial Officer, Tanex, companie care utilizează Dynamics NAV (versiunea anterioara a solutiei) din 2019.
In 2018, compania de consultanta Nucleusu Research a publicat un raport care mentioneaza ca in urma analizei a nu mai putin de 1.000 de proiecte de implemenatare ERP din ultimii 18 ani, pentru fiecare 1USD investit in ERP, beneficiarii au inregistrat un castig mediu de 7.23 USD.
Mai mult, in cazul Microsoft Dynamics 365 Business Central cifra ajunge la 16.97 USD, multumita rularii din cloud si integrarii extinse cu alte unelete Microsoft familiale mediului de business (CRM, PowerBI, Microsoft 365 etc.).
Ce inseamna rentabilizarea investitiei
Implementam sistemul ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central de peste 14 ani, in cele mai diverse domenii de activitate. Invariabil, clientii nostri urmaresc si ating reducerea costurilor, integrarea operationala, automatizarea sarcinilor manuale, cresterea productivitatii etc. Aceasta inseamna ca Dynamics 365 Business Central si ELIAN va ajuta sa digitalizati si sa gestionati eficient afacerea si implicit sa cresteti controlul si profitabilitatea. Aceste rezultate conduc direct la amortizarea invesititiei de bani, timp si energie in sistemul ERP.
In esenta, ROI ( Return on Investment) este un mod simplu de a calcula rentabilitatea unei investitii sau pentru compararea eficientei unui numar de investitii diferite, in cadrul unei companii. Pentru a identifica acest indicator, beneficiile progonozate se impart la costurile directe si indirecte ale investitiei, pe intreg ciclul de viata al acesteia. Rezultatul este exprimat sub formă procentuală, iar un procent mai mare este de preferat. In cazul proiectelor ERP, calcul ROI are un nivel de complexitate generat de intelegerea si cuantificarea costurilor si beneficiilor asociate. Unele costuri precum achizitiile de echipamente si licentele ERP sunt evidente si usor de luat in calcul, altele insa necesita o analiza mai atenta. Similar, beneficiile sunt tangibile si intangibile, unele fiind greu de masurat si cuantificat.
Iata, concret, ce castiguri raporteaza clientii ELIAN:
- Exploatarea optima a mijloacelor de productie (utilaje, linii de fabricatie /asamblare etc.) printr-o planificare superioara,
- Optimizarea volumului de produse tinute in stoc si deblocarea unor sume substantiale pentru alte tranzactii,
- Eliminarea situatiilor de out of stoc si asigurea continuitatii productiei /a livrarilor printr-o corelare mai buna a necesarului de aprovizionare si comenzilor plasate la furnizori,
- Castig de timp pentru membrii echipei prin automatizarea anumitor sarcini, precum inregistrari de date sau obtinerea rapoartelor de activitate,
- Eliminarea pierderilor de materii prime si materiale prin regandirea unor procese si maparea acestora in sistemul ERP,
- Automatizarea schimbului de documente cu partenerii de afaceri prin integrarea facilitatilor de tip EDI (Electornic Data Interchange),
- Scurtarea timpului de incasare a creantelor printr-o politica comerciala mai ferma,
- Corelarea importurilor /achtiziilor de la mai multi parteneri sau a comenzilor catre mai multi clienti pentru a folosi mai eficient mijloacele de transport.
Cuantificarea acestor beneficii face ca investitia in Microsoft Dynamics 365 Business Central sa fie amortizata in timp scurt. Conform raportului din 2019 The Real Facts About ERP Implementation, timpul mediu de rentabilizare a invesititiei intr-un sistem ERP este de 2.5 ani.
Rentabilizare mai buna pentru ERP in cloud
Pentru un ROI cat mai corect, trebuie avute in vedere toate costurile asociate implementarii si utilizarii sistemului. In mod curent, clientii ELIAN pot opta pentru implementarea sistemului ERP-ul in regim on-premises sau on-cloud.
In oricare dintre scenarii, logica de business si beneficiile oferite de solutie sunt aceleasi, costurile insa difera. In general, calculul ROI include urmatoarele categorii de costuri:
- Costuri initiale: echipamente, licente, subscriptii,
- Consultanta, implemenatare si customizare,
- Training utilizatori,
- Mentenanta, actualizari, suport (inclusiv pentru hardware).
Companiile care opteaza pentru proiecte 100% on-cloud elimina o buna parte din costurile initiale cu echipamentele si licentele si diminueaza considerabil costurile de mentenanta. Aceste aspecte sunt relevante cu precadere pentru companiile mici sau medii care nu detin infrastructura IT si nici competente tehnice interne.
Conform studiului The Total Economic Impact™ Of Microsoft Dynamics 365 Business Central realizat de Forrester, pentru scenariile 100%, timpul mediu de amortizare a investitie in sistemul ERP coboara la 1 an. Aceste rezultate au la baza reducerea considerabila a costurilor cu infrastrucutura IT si serviciile de mentenanta asociate, dar si integrarea nativa cu unelte de analiza si raportare managerial, precum Power BI. Pentru proiectele on-premises, integrarea sistemului ERP si solutii specifice de Business Analytics genereaza costuri suplimentare care afecteaza negativ amortizarea investitiei.
Concluzii
Pentru oricare dintre scenarii optati, important este sa aveti o perspectiva reala asupra costurilor si beneficiilor pe care le aduce implementarea unui sistem ERP.
Ganditi in perspectiva si depasiti ideea de cost pentru ca investitia intr-un sistem ERP genereaza rapid valoare adaugata mare si devine o sursa de crestere a eficientei proceselor de business si de dezvoltare a companiei.
Avand in vedere complexitatea sistemului fiscal (raportarea SAF-T este doar un exemplu), digitalizarea accelerata a relatiilor de afaceri si lucrul la distanta, devine imposibil ca o companie sa faca performanta economica in lipsa unui sistem ERP modern.