Un ERP (în engleză – Enterprise Resource Planning) este o soluţie software pentru gestiunea resurselor unei companii – material şi umane. Un ERP, aşa cum şi denumirea o sugerează, reprezintă o soluţie complexă, de management al tuturor resurselor şi global al afacerii. Un ERP oferă posibilitatea administrării proceselor esenţiale ale organizaţiei, aici intrând procesele de vânzări şi achiziţie, financiar şi contabilitate, gestiune a stocurilor şi a depozitelor de mărfuri, managementul producţiei (în companiile producătoare), managementul serviciilor, managementul resurselor umane etc.
Nu trebuie confundat un ERP cu un program de contabilitate. Un ERP, pe lângă faptul că trebuie să conţină modulele menţionate pentru a se putea numi o soluţie complexă de gestiune, îşi propune o serie de obiective care în nici un caz nu pot fi atinse de o simplă aplicaţie care acoperă doar cerinţe mai restrânse. Uzual, aceste obiective includ:
- Simplificarea operaţiunilor administrative
- Reducerea timpului consumat cu operaţiuni de rutină
- Accelerarea fluxurilor informaţionale din cadrul companiei sau ale companiei cu partenerii săi
- Controlul mai bun al activităţilor
- Accesul managementului în timp real la informaţii precise şi posibilitatea luării de decizii bazate pe informaţii clare şi la zi
- Creşterea capacităţii companiei de a reacţiona rapid la schimbările mediului de afaceri – legislaţie, parteneri, competiţie
În particular, Microsoft Dynamics 365 Business Central conţine toate aceste module şi oferă uzual toate beneficiile amintite, fiind o soluţie adaptabilă unei arii largi de industrii sau tipuri de companii.
O companie care încearcă să evolueze cu succes într-un mediu tot mai competitiv are nevoie de instrumente care să o ajute să-şi gestioneze activităţile. Orice companie funcţionează oferind anumite produse sau servicii unor clienţi, activitate pentru care utilizează resurse (interne sau achiziţionate).
Cel mai adesea companiile mici refuză idea investiţiei într-un ERP, considerând că acest tip de sistem se potriveşte numai celor mari.
Dacă gestionarea mai eficientă a resurselor firmei şi controlul mai bun asupra operaţiunilor duce la creşterea vânzărior, scăderea cheltuielilor sau eficientizarea activităţii, atunci orice companie, indiferent că are doar câţiva angajaţi sau mii de angajaţi, ar trebui să ia în considerare la modul cel mai serios investiţia într-un ERP.
Elian Solutions oferă companiilor o soluţie Dynamics 365 Business Central pre-parametrizată şi configurată pentru a putea fi utilizată cu un minim de efort şi costuri de implementare. Pentru prima dată, este disponibilă la un pret accesibil şi cu un efort de implementare redus, practic oricărei firme, o soluţie care până nu demult nu se întâlnea decât în marile companii.
A se vedea mai sus diferenţa dintre un ERP şi un program de contabilitate. Deşi gestiunea financiar-contabilă este o componentă care se regăseşte în orice ERP, un ERP este un software pentru managementul companiei, a cărui implementare nu trebuie privită ca pe un rău necesar (am nevoie de un program care să-mi scoată rapoartele cerute de legislaţie), ci ca pe un instrument pentru eficientizarea afacerii: am nevoie de un instrument care să mă ajute să câştig mai mulţi bani.
Un sistem ERP se alege în funcție de dimensiunea companiei client. Evident, o soluţie completă şi adaptabilă unei organizaţii de mari dimensiuni, cu mulţi utilizatori şi cu procese de afaceri complexe va avea un cost pe măsura.
În acelaşi timp, dacă o organizaţie estimează că implementarea unei soluţii software îi va aduce o serie de beneficii pe care le poate estima financiar (creştere a vânzărilor, diminuare a creanţelor clienţilor, diminuare a cantităţii de mărfuri necesare în stoc, reducerea cheltuielilor administrative, reducerea activităţilor neprofitable şi concentrarea pe cele mai profitabile etc.), atunci costul investiţiei în acel produs trebuie raportat la beneficiul financiar aşteptat în urma implementării (returul investiţiei).
Astfel, înainte de a aprecia dacă un ERP costă mult sau puţin (noţiune evident relativă şi practic fără semnificaţie în absenţa unui termen de comparaţie adecvat), o organizaţie ar trebui, plecând de la situaţia şi problemele curente, să încerce să găsească modalităţile prin care software-ul o poate ajuta să fie mai eficientă şi astfel să justifice investiţia.
Un ERP aduce cu sine un mod de lucru care se încadrează uzual în ceea ce s-ar numi „best practices”, adică acele modalităţi de a derula operaţiunile practicate uzual într-o anumită industrie de companiile mature şi de succes şi care şi-au dovedit avantajele faţă de alte abordări.
În acelaşi timp, orice companie poate avea un mod propriu de a-şi gestiona fluxurile de date şi relaţiile cu partenerii săi. O implementare de ERP va încerca să armonizeze ceea ce produsul include ca practici uzuale cu modul în care respectiva companie îşi derulează operaţiunile.
Acest proces, care este de fapt o etapă preliminară implementării, poate determina durata mai lungă sau mai scurtă a proiectului. Proiectul va dura mai mult atunci când armonizarea fluxurilor se face cu precădere prin schimbări în organizaţie. Acest proces poate fi dificil şi de lungă durată.
Odată stabilite fluxurile şi cerintele precise pentru noul sistem, implementarea poate dura foarte puţin, uneori chiar şi doar câteva zile.
Aici trebuie menţionat că produsul Dynamics 365 Business Central este în acelaşi timp o soluţie ERP, dar şi o platformă deschisă, care permite adaptarea cu mare flexibilitate la specificul unei organizaţii. Astfel, implementarea se face prin adaptarea produsului la specificul acelei companii şi nu generează perturbaţiile inerente unui amplu proces de schimbare la nivelul organizaţiei clientului. În acest mod, durata proiectului poate fi anticipată mai precis şi termenele de realizare sunt mai uşor de ţinut sub control.
- Viitor sigur – Ca orice produs Microsoft, Dynamics 365 Business Central oferă garanţia suportului pe termen lung, încrederea că investiţia în acest produs va putea fi valorificată pe o perioadă lungă de timp. Microsoft publică planurile precise de evoluţie şi suţinere a produsului (product roadmap), astfel încât veți cunoaște cum va evolua produsul pe o perioadă de cel puțin 5 ani de zile. Strategia Microsoft de unificare a produselor sale de business grupate sub brandul Dynamics garantează îmbunătăţirea continuă şi ritmicitatea punerii la dispoziţia clienţilor a noilor versiuni.
- Funcţionalitate puternică, acoperind nativ domeniile financiar, distribuţie, fabricaţie sau CRM (managementul relaţiei cu clienţii)
- Scalabilitate unică – Dynamics 365 Business Central poate răspunde la fel de bine cerințelor unei companii cu 5 utilizatori sau cu 300 de utilizatori. Astfel, companiile pot investi în implementarea produsului fără riscul de a fi nevoite să recurgă la o migrare costisitoare către o altă soluţie în cazul creşterii rapide a dimensiunii companiei
- Flexibilitate – Pentru companiile mari, Dynamics 365 Business Central se poziţionează ca o alegere excelentă pentru subsidiarele acestora, datorită facilităţilor de integrare şi adaptabilităţii la o gama variată de necesităţi care se pot întâlni în segmentele de afaceri ale unui grup.
- Integrat cu instrumentele Office – Interfaţa familiară şi facilităţile de integrare cu aplicaţiile uzuale de Office (exemplu – export / import in Excel) scad sensibil timpul de învăţare şi permit utilizatorilor să beneficieze în continuare de facilităţile oferite de produsele cu care s-au obişnuit să lucreze.
- O platformă deschisă – Dynamics 365 Business Central conţine integrat un puternic mediu de dezvoltare care permite adaptarea facilă la cele mai diverse cerinţe şi interfaţarea simplă a produsului cu terţe aplicaţii sau sisteme
Principalul risc este în cele mai multe situaţii alegerea greşită a soluţiei. Compania ar trebui să pornească de la o serie de cerinţe generale pe care să încerce să le detalieze la un nivel care să-i permită să aprecieze adaptarea unei soluţii la contextul său particular. Implicarea managementului în acest proces este esenţială, pentru că este momentul în care se decide dacă este nevoie de o simplă aplicaţie financiar-contabilă sau de un produs de management care să acopere toate sau majoritatea proceselor cheie ale organizaţiei.
Din punctul de vedere al soluţiei Dynamics 365 Business Central, pentru companiile mici şi mijlocii (până la 100 utilizatori) acest risc este extrem de redus, soluţia fiind concepută special pentru acest segment.
Odată aleasă soluţia, alte riscuri uzuale sunt:
- Lipsa de implicare a managementului în pregătirea tranzitiei către noua soluţie. Fără suportul activ al managementului vor fi dificil de atras în proiect resursele interne necesare.
- Neacordarea atenţiei cuvenite procesului de analiză iniţială sau slaba implicare a utilizatorilor în procesul de analiză iniţială. Rezultatul este riscul apariţiei cererilor de modificare pe parcursul proiectului, cu potenţial impact asupra bugetului, termenelor şi calităţii proiectului
- Abordarea târzie a acţiunii de pregătire a transferului datelor din sistemele precedente. Preluarea în noul sistem a datelor vechi este de multe ori o ocazie de a sesiza anomalii ale datelor datorate insuficientului control în sistemele anterioare. Procesul de preluare a datelor este blocat în acest caz de un altul preliminar, de „curăţare” a lor, care poate genera întârzieri neprevăzute în etapa finală de pregătire a punerii în funcţiune
- Instruirea insuficientă a viitorilor utilizatori. Aceasta riscă să ducă la dificultăți de operare a sistemului în prima perioadă de funcţionare, cu impact posibil asupra derulării în mod normal a operaţiunilor curente.
Celor interesați să afle mai multe despre Dynamics 365 Business Central și despre sistemele ERP le recomandăm paginile noastre cu articole despre: