Implementarea unui sistem ERP presupune o investiție financiară semnificativă, iar atunci când vă decideți să o realizați cu siguranță vă veți gândi la diversele costuri care vor apărea. De obicei, după ce aveți o discuție cu furnizorul de ERP și participați la o demonstrație de produs, acesta vă va prezenta o ofertă. În articolul de față vom discuta despre principalele tipuri de costuri pe care le veți întâlni în ofertă și unele posibile căi de optimizare a acestora.
Costurile de licențiere
Sunt costurile cu soluția software propriu-zisă și în general furnizorul le poate prezinta în două variante:
- Costuri de achiziție – înseamnă că achiziționați licențele și deveniți proprietarul acestora.
- Costuri în regim SaaS (Software as a Service) – în acest caz e vorba de închirierea softului. Practic, veți plăti o chirie lunară pentru utilizarea softului, fără a deveni proprietarul acestuia.
Alegerea între o variantă sau alta este o decizie care se va repercuta asupra finanțelor companiei. Cumpărarea licențelor este o investiție de capital. Licențele se înregistrează ca imobilizări, iar costul lor, chiar dacă din punct de vedere contabil este amortizat pe o anumită perioadă de timp (3-5 ani), trebuie achitat integral de la început. În cazul închirierii, licențele sunt o cheltuială operațională care se înregistrează lunar și de obicei se plătește tot lunar.
În contextul migrării masive a companiilor către tehnologia Cloud, varianta achiziționării licențelor devine din ce în ce mai rar uzitată, fiind preferată varianta SaaS. Închirierea licențelor, pe lângă avantajele evitării unei investiții mari de capital la început, prezintă și beneficiul posibilității schimbării lunare a numărului de licențe. Clienții pot adăuga licențe noi sau renunța la o parte din cele existente, în funcție de necesități. Dacă vreți să aflați toate beneficiile care rezultă dintr-o implementare în Cloud, vă recomandăm articolul: Beneficiile implementării sistemului ERP Business Central în Cloud
Indiferent de opțiunea aleasă, costurile cu licențierea sunt direct proporționale cu numărul de utilizatori care vor lucra în sistemul ERP și de aceea trebuie să știți câți utilizatori vor lucra efectiv în sistem. Totodată, ar fi bine să analizați și ce anume vor face utilizatorii în sistem, fiindcă e posibil să existe oferte diferențiate pe tipuri de utilizatori. De pildă, în Business Central există o licențiere pentru o variantă de utilizatori ”light” (Team Members), care au mai ales drepturi de citire și doar parțial de editare, și care au un cost semnificativ mai scăzut decât cel al unui utilizator standard.
Costurile cu serviciile de implementare
Oferta furnizorului va conține planul de proiect al implementării ERP, pe etape. Pentru fiecare etapă va exista un număr de ore alocat și un preț al resurselor utilizate (consultanți, programatori, manager de proiect etc). Planul de proiect se poate ajusta într-o anumită măsură, dacă știți exact ce așteptați de la implementarea ERP, iar asta înseamnă că aveți un caiet de sarcini bine pus la punct, în care ați detaliat toate cerințele de afaceri. Dacă doriți să diminuați impactul financiar al costurilor cu serviciile, sfatul nostru este să realizați implementarea în două etape.
În prima etapă veți implementa funcționalitățile esențiale pentru funcționarea afacerii, iar în cea de-a doua restul, cele pe care vi le doriți, dar de care vă puteți lipsi o perioadă, cele care în terminologia managementului de proiect sunt denumite ”nice-to-have”. E bine să faceți asta și pentru a vă menaja angajații, fiindcă și așa vor avea de gestionat tranziția deloc ușoară de la un anumit mod de a face lucrurile – cel din vechiul sistem, la cel din sistemul ERP proaspăt implementat.
Planul de proiect va conține și costuri cu „customizările”, adică adaptările aplicate soluției standard. Ele sunt inevitabile, dar fiecare customizare aduce un cost suplimentar și de aceea, dacă există și o altă modalitate de a obține aceleași lucruri folosind varianta standard, puteți diminua astfel costurile și timpul de implementare.
Costurile cu hardware-ul
Costurile cu hardware-ul sunt relevante în contextul în care ați optat pentru achiziționarea licențelor și doriți să instalați aplicația în propria infrastructură IT. În acest caz, furnizorul de ERP vă va transmite cerințele de hardware și cu siguranță va fi nevoie de un server. Dacă totuși nu aveți sau nu doriți să folosiți propria infrastructură IT, puteți opta pentru a închiria resursele hardware de la firme specializate în acest sens.
Costurile cu suportul și mentenanța
Deși nu fac parte propriu-zis din costurile implementării, vor influența cu siguranță decizia dvs. de cumpărare. Modul de acordare a suportului și condițiile financiare variază de la furnizor la furnizor. În general, se face o estimare a unui necesar de suport calculat în număr de ore, iar la acesta se aplică un preț al resursei utilizate (consultant, programator). E important să știți și care sunt timpii de răspuns la incidente, cum se categorisesc acestea – dacă sunt urgente ar trebui să se poată garanta niște timpi de răspuns rapizi etc.
Costurile care nu sunt cuprinse în oferta furnizorului
Imaginea nu ar fi completă dacă nu am include și costurile care nu sunt cuprinse în oferta furnizorului. E vorba de timpul pe care îl va investi echipa dvs. de implementare în acest proiect. Pe lângă timpul care este deja inclus în planul de proiect pentru interviuri și instruire, echipa dvs. de proiect va trebui să aloce timp pentru testări, instruire internă, prelucrarea datelor pentru import în noul sistem etc. Aceasta în condițiile în care va trebui să gestioneze și activitățile curente.
Dacă aveți deja în cadrul firmei persoane care au trecut printr-o implementare de ERP, ar fi foarte bine să le cooptați în echipa de implementare. Și vă puteți gândi și la un ajutor din extern: manager de proiect sau consultant cu experiență, care să vă reprezinte în relația cu furnizorul.
Costul vă va influența cu siguranță alegerea în ce privește o implementare ERP, dar nu e singurul criteriul. Cel puțin la fel de important este și furnizorul de implementare, cel care va trebui să înțeleagă cerințele dvs. de afaceri și să facă sistemul ERP să funcționeze potrivit acestor cerințe.
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
