Integrarea sistemului ERP Dynamics 365 Business Central cu produsele Microsoft Office a fost dintotdeauna o trăsătură distinctă a acestuia, mai ales dacă avem în vedere că Business Central este produs tot către Microsoft. Produsele Microsoft Office sunt instrumente de productivitate individuală, Dynamics Business Central asigură productivitatea la nivelul întregii companii, și sinergia dintre cele două nu poate aduce decât beneficii.
În articolul de față ne propunem să explorăm integrarea dintre Business Central și Microsoft Outlook prezentându-vă niște scenarii de utilizare care, sperăm noi, vor ajuta la înțelegerea capabilităților generate de această integrare.
Verificarea situației financiare a unui client direct din Microsoft Outlook
Să presupunem că primim un mesaj de la un client, prin care ni se solicită ofertă de servicii. Am dori însă, înainte de a-i răspunde, să verificăm situația financiară a acestuia în relația cu noi. Pentru aceasta, dăm clic din meniu pe opțiunea ”Contact Insights” (vezi imaginea de mai jos)
În lateral se va deschide o fereastră care va realiza conectarea aplicație Outlook la Business Central și va verifica dacă există în baza de date un contact de tip client sau furnizor care este asociat adresei de email din mesaj. Întâmplarea face ca acest contact să fie definit și ca client, și ca furnizor.
Având în vedere că acum discutăm cu el din perspectiva unei oferte de vânzare, vom deschide fișa clientului:
Observăm că avem în fișă un sold de plată a cărei scadență a fost depășită și, dacă dăm clic pe sumă, vom ajunge să vedem și din ce e compus acest sold (ce facturi sunt neplătite)
În acest moment, putem lua decizia dacă vom realiza oferta către client înainte sau după ce a plătit soldul restant. Dacă optăm pentru cel de-al doilea caz, putem da imediat un mesaj clientului menționând suma și numărul facturii de plătit.
Adăugarea de contacte direct din Microsoft Outlook
În scenariul de mai sus am pornit de la premiza că cel care ne-a trimis mesajul este deja un partener de-al nostru, a cărui adresă de email se regăsește în Business Central. Putem însă gândi și un scenariu de lucru pentru situația când trebuie să gestionăm niște leaduri – potențiali clienți. Să zicem, de pildă, că am primit mesajul de mai jos de la cineva interesat de o implementare de sistem ERP. Având în vedere că avem de-a face cu un proces de vânzare relativ lung, e puțin probabil ca solicitantul să devină foarte rapid clientul nostru, așa că deocamdată ar fi bine să îl definim în Business Central ca și un contact. Apelăm iarăși opțiunea ”Contact Insights”, și după ce Microsoft Outlook se va conecta la Business Central, ni se va sugera adăugarea leadului în nonmenclatorul de contacte:
Ni se va deschide o pagină în care s-au preluat automat numele și adresa de email și ni se va cere să precizăm dacă contactul e de tip companie sau persoană.
Se va crea o fișă de contact în Business Central, fișă pe care apoi o putem completa cu informații suplimentare. Dacă doriți să știți mai multe despre contactele din Business Central, vă recomandăm articolul: Definirea contactelor în Business Central
O precizare: opțiunile privind accesul din Outlook în Business Central sunt disponibile prin instalarea unui ”add-in” de Outlook, instalare care se poate realiza de către administratorul dvs. de Business Central. Dacă sunteți deja client Elian Solutions și doriți configurarea funcționalității, puteți contacta departamentul nostru de vânzări (sales@elian-solutions.ro). În articolele viitoare vom explora și alte posibile scenarii de lucru, atât în ce privește integrarea dintre Outlook și Business Central, cât și integrarea cu alte produse Microsoft.
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
