Implementările sistemelor de tip ERP sunt proiecte complexe, dificile, iar succesul în realizarea lor nu este niciodată garantat. În cazul în care vă gândiți să implementați un astfel de sistem, e bine să cunoașteți ce puteți face dvs. pentru a avea o implementare de succes. În continuare, vă vom prezenta câteva elemente care vă pot asigura succesul în implementarea unui ERP. Atenție însă, vom menționa doar pe acelea asupra cărora aveți control direct, care depind de dvs.
Definirea clară a cerințelor de afaceri – caietul de sarcini
Este foarte important ca de la bun început să știți ce doriți de la un sistem ERP. Cel mai bine este să creați un caiet de sarcini cât mai detaliat, care să conțină cerințele minimale pentru un ERP. Când redactați cerințele, evitați formulările vagi. De exemplu, dacă doriți rapoarte de analiză în contabilitate, o formulare de genul ”sistemul să asigure toate rapoartele de analiză contabilă” lasă loc de interpretare. Mai bine spuneți: ”sistemul să asigure cel puțin următoarele rapoarte de analiză contabilă: Bilanț, Contul de profit și pierdere, Situația cashflow”.
Pentru întocmirea unui caiet de sarcini consultați-vă cu toți cei care vor utiliza viitorul sistem – cei din conducerea companiei, șefii de departamente, dar și cei care vor realiza operațiunile curente și vor lucra zi de zi cu sistemul.
Alegerea potrivită a furnizorului și a sistemului ERP
Un caiet de sarcini bine făcut vă va ajuta în alegerea furnizorului și a sistemului ERP. Nu întâmplător le-am menționat împreună; soluția software în sine nu poate face mare lucru dacă furnizorul nu știe să o pună în valoare pentru dvs. Se poate să aveți de ales între o soluție ERP foarte bună, care satisface cerințele, dar implementatorul nu are experiență în domeniul dvs. de activitate, și un alt implementator, cu un sistem ERP mai puțin performant, dar care are referințe foarte bune în domeniul dvs. de activitate.
În ce privește sistemul ERP propriu-zis, dacă aveți un caiet de sarcini bine întocmit va fi relativ ușor să faceți selecția în cadrul unui demonstrații de produs, unde furnizorul va încerca să arate cum se va soluționa fiecare cerință în parte. Având cerințe formulate foarte specific și la obiect, vă va fi ușor să vedeți dacă ERP-ul poate sau nu să facă față cerințelor.
Atenție însă la customizări – modificări ale soluției standard. E puțin probabil ca să nu fie necesare customizări ale soluției, fiecare afacere are specificul ei, însă dacă gradul de customizare depășește un anumit prag riscurile implementării cresc foarte mult. De aceea, atunci când discutați cu furnizorul, încercați să determinați de la bun început amploarea customizărilor. Cel mai bine e să customizați acolo unde e absolut necesar și, dacă vă puteți adapta procesele de afaceri pe modul de lucru al sistemului ERP e bine să o faceți.
Sprijinul și implicarea managementului
Implementarea ERP este un proiect de care, înainte de toate, dvs. sunteți responsabil. Furnizorul de ERP poate să-și facă treaba exemplar, dar dacă nu există și din partea dvs. implicare proiectul are puține șanse să reușească, iar dacă nu reușește afacerea cu siguranță va avea de suferit.
Va trebui să numiți un manager de proiect care să aibă tot sprijinul conducerii companiei și care să poată dispune de resursele companiei. Resursa cel mai greu de găsit este timpul oamenilor dvs. Problema este că, pe lângă activitățile curente, ei trebuie să participe la implementare în diversele etape ale acesteia.
Asigurați-vă că oamenii implicați în proiect au timpul și energia necesare pentru proiect și acesta nu este ceva lăsat mereu la urmă. Implicarea oamenilor dvs. în proiect nu este constantă pe durata proiectului, ci mai intensivă în unele etape ale acestuia și trebuie să vă gândiți și la acest aspect.
Întinderea proiectului – mai bine mai puțin la început
De cele mai multe ori, atunci când se dorește o implementare ERP există așteptări foarte mari. Cumva ele sunt cultivate și de unii furnizori de ERP care, în cursul procesului de vânzare spun mereu cât de simplu și de ușor va fi cu noul sistem și că totul va fi ”la un clic distanță”. Ei bine, puține lucruri într-o implementare ERP sunt la un clic distanță.
Sigur, vă doriți foarte multe de la noul sistem, dar întotdeauna se subestimează complexitatea implementării și de aceea mereu trebuie să vă întrebați dacă veți putea gestiona atât de multe lucruri noi dintr-odată. Nu de puține ori au fost situații când chiar dacă furnizorul a reușit să livreze tot ce s-a cerut, utilizatorii nu au mai folosit ce s-a livrat sau au început să folosească mult mai târziu.
E mai înțelept să porniți implementarea doar cu ceea ce e strict necesar, lăsând pe mai târziu acele funcționalități pe care le doriți de la sistem, dar care nu sunt critice și pot fi implementate într-o etapă ulterioară.
Managementul schimbării
O implementare ERP nu este doar o simplă instalare de software nou, ci implică o modificare fundamentală a modului cum se fac lucrurile într-o firmă. Cu siguranță că va exista inerție, rezistență la schimbare și o perioadă de timp în care lucrurile vor merge ceva mai prost înainte ca să meargă mai bine.
Pentru a face cât mai lină și mai scurtă trecerea de la vechiul mod de a face lucrurile la cel nou, asigurați-vă că negociați în cadrul proiectului ERP suficient timp pentru instruirea oamenilor, pentru a se putea familiariza cu noul mod de lucru. Etapa de testare, care are loc chiar înainte de a se da drumul la lucrul efectiv cu sistemul este și ea o foarte bună ocazie de a înțelege cum se vor desfășura noile procese de afaceri.
Totodată, încercați să explicați cât mai bine utilizatorilor care sunt beneficiile noului sistem ERP, pentru ca la început mai nimeni nu percepe beneficiile, ci doar costurile. Dacă nu veți reuși să ”vindeți” soluția și propriilor angajați, va fi mult mai greu.
Așa cum am menționat la începutul acestui articol, am trecut în revistă doar acele elemente dintr-o implementare ERP pe care dvs. le puteți controla sau influența în mod semnificativ, dar ele singure nu pot asigura succesul implementării. De cealaltă parte este implementatorul, care la rândul lui trebuie să dovedească implicare și profesionalism.
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
