Un sistem ERP trebuie să asigure, printre multe altele, o securitate și în ce privește modificările realizate asupra diverselor entități reprezentate în sistem: clienți, conturi contabile, grupe de înregistrare etc. Dacă există nevoia ca să se monitorizeze în timp real anumite modificări, Dynamics Business Central dispune de o funcționalitate prin care o persoană autorizată poate fi notificată instantaneu asupra realizării acestora. În continuare, vă vom arăta cum puteți configura această funcționalitate.
Mai întâi, trebuie să facem o configurare inițială, prin care activăm notificarea și stabilim cine o va primi. Pentru aceasta, accesăm pagina ”Parametrizare monitorizare câmp”. Pagina poate fi ușor găsită cu funcția de căutare din Business Centrale:
Aici vom selecta în câmpul ”Destinatar notificare” persoana care va primi notificarea (ea trebuie să fie definită în prealabil ca utilizator în Business Central), iar în câmpul ”Cont email notificare” vom selecta contul de email de la care se va expedia notificarea.
Nu trebuie să uitați să dați clic pe butonul ”Începere” – vezi imaginea de mai sus, altfel funcționalitatea nu se va activa.
După ce am realizat această configurare, trebuie să specificăm ce câmpuri din sistem dorim să urmărim. Aceasta se face în pagina ”Foaie de lucru câmpuri monitorizate”:
Aici vom crea o listă cu tabelele și câmpurile pe care dorim să le monitorizăm, având grijă să bifăm câmpul ”Notificare”. În exemplul de mai sus am setat pentru notificare, printre altele, câmpul ”Nume” din tabela ”Client”. În cazul în care un utilizator va realiza o modificare asupra numelui vreunui client, aproape imediat destinatarul notificării va primi un email cu date despre modificarea efectuată.
Trebuie să precizăm că această funcționalitate nu este menită a înlocui pe aceea mai extinsă, prin care se jurnalizează, la modul cel mai detaliat, modificările în baza de date. Ea trebuie setată doar pentru a urmări modificări considerate critice în sistemul ERP și care necesită o acțiune imediată. Dacă vă interesează cum funcționează jurnalizarea modificărilor, vă recomandăm articolul Business Central – urmărirea modificărilor în baza de date
Subiectul general al securității într-un sistem ERP l-am discutat în articolul: Sistemele ERP și securitatea tranzacțiilor
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
