Pentru a susține dezvoltarea unui business tot mai complex și a răspunde prompt cerințelor de raportare către Bursa de Valori București, Bittnet a inițiat un proces amplu de modernizare a sistemului de gestiune. Încă din 2013, compania a optat pentru o soluție ERP Microsoft implementată de ELIAN Solutions. Granularitatea datelor și vizibilitatea asupra tranzacțiilor au oferit bază decizională solidă top managementului Bittnet, care a devenit astăzi una dintre principalele companii de tehnologie din România.
Bittnet este un grup de companii activ pe piața IT din România de peste 25 de ani, poziționându-se ca furnizor de formare IT și integrator de sisteme. În 2015, Bittnet a fost prima companie românească de tehnologie listată pe Bursă de Valori București (BVB), iar în ultimii ani, compania a derulat o politică intensă de fuziuni și achiziții. În prezent, Grupul Bittnet desfășoară două linii de business majore: educație și tehnologie, integrând nu mai puțin de 15 companii, cu 400 de angajați și 10 filiale la nivel național. Conform rapoartelor financiare, în 2022, grupul Bittnet a generat o cifră de afaceri consolidată de peste 400 de milioane de lei, în creștere cu 25%.
Situaţia inițială
După listarea pe BVB în 2015 și cea principală din 2020, grupul Bittnet a avut o evoluție ascendentă rapidă, catalizată și de numeroase achiziții locale și internaționale. Compania a ajuns la o complexitate operațională ridicată, la care s-au adăugat cerințele stricte de raportare către BVB. Dacă în primii ani de activitate, Bittnet a folosit un sistem ERP dezvoltat intern, odată cu dezvoltarea activității era nevoie de o schimbare. Prin urmare, compania a decis să investească într-un sistem ERP mai performant, atât ca tehnologie, cât și ca funcționalitate.
“Inițial am construit intern un mini ERP care să îndeplinească obiectivele noastre de business. În timp însă ne-am dat seama că nu avem abilitățile necesare pentru a dezvolta și inova acest produs, chiar dacă suntem o companie IT. Astfel, am ajuns la concluzia că trebuie să apelăm la un furnizor dedicat, dacă dorim să avem un sistem ERP profesional, prin care să eficientizăm activitatea și să gestionăm unitar întregul grup,” afirmă Mihai Logofătu, CEO Bittnet Group.
Pentru selecția soluției potrivite, Bittnet a făcut o evaluare a pieței specifice, obiectivul fiind achiziția unui sistem ERP de la un furnizor major și care să integreze multiple inovații tehnologice. Un obiectiv secundar era și identificarea unui partener de implementare, capabil să înțeleagă specificul activității Bittnet și să ofere servicii prompte de suport și mentenanță.
După analiza mai multor soluții, cu multiple întâlniri pentru prezentări și demo-uri, Bittnet a ales Microsoft Dynamics 365 Business Central, un sistem ERP livrat din cloud și capabil să susțină gestionarea tuturor proceselor de business, de la financiare și operaționale la vânzări și suport clienți. Totodată, Bittnet a evaluat mai mulți parteneri Microsoft specializați pe soluții de business și a decis să implementeze sistemul ERP alături de ELIAN Solutions.
“Am ales o soluție ERP Microsoft pentru că toate analizele ne-au arătat că era cea mai bună decizie. O soluție ERP dezvoltată pe o tehnologie nouă, livrată din cloud și cu scalabilitatea necesară pentru a ne susține dezvoltarea pe termen lung. Referințele analizate indicau costuri și timp de implementare sub media pieței, iar relația cu Microsoft era una de calitate, fiind parteneri pe aria de infrastructură IT. Pentru că nu aveam nicio expertiză pe soluții de business, am căutat partenerii recomandați de Microsoft pentru implementarea Dynamics 365 Business Central și am ales să lucrăm cu ELIAN Solutions în baza experienței și a referințelor prezentate. Pe termen lung, ambele decizii au fost mai mult decât inspirate,” mai afirmă Mihai Logofătu, CEO Bittnet Group.
Soluția livrată
Implementarea noului sistem ERP și modernizarea modului de lucru a implicat o colaborarea strânsă între cele două companii și implicarea directorului financiar la Bittnet. Etapa inițială de analiză și colectare a cerințelor a fost esențială pentru construirea unei soluții care să ofere o vizibilitate mai bună la nivel tranzacțional și o bază decizională solidă pentru top management.
“Obiectivul proiectului de implementare a fost să obținem o granularitate ridicată a datelor, să avem acces la detalii și să înțelegem mai bine povestea din spatele cifrelor. Astfel puteam să oferim top managementului o bază pentru susținerea deciziilor și totodată să obținem rapoartele fiscale necesare în relația cu BVB,” declară Adrian Stănescu, CFO Bittnet Group.
În mod curent, soluția ERP are peste 70 de utilizatori și acoperă:
- Gestiune financiară multi-companie
- Vânzări și marketing
- Achiziții
- Operațional
- Inventar
- Project management
- Supply chain
- Stocuri
- Raportare internă și către autorități (ANAF, BVB)
“Suntem o companie de IT și știm cât de importantă este implicarea beneficiarului. Prin urmare, am acordat atenție maximă proiectului de implementare ERP chiar de la început. A fost o decizie strategică să facem din Microsoft Business Central baza de dezvoltare a companiei. În acest sens, ne-am mobilizat pentru colectarea cerințelor de la utilizatori, identificarea proceselor ce puteau fi automatizate și a seturilor de date pe care doream să le obținem,” consideră Mihai Logofătu, CEO Bittnet Group.
Pentru a obține un plus de eficiență, Bittnet a integrat sistemul ERP cu sistemul CRM Microsoft 365 Dynamics for Sales (gestiunea relațiilor cu clienții) și cu PowerBI pentru obținerea unor rapoarte dinamice în regim self-service.
Rezultate
În ultimii ani, grupul Bittnet a crescut accelerat pe toate planurile, ajungând să integreze 15 companii, peste 400 de oameni și să genereze o cifră de afaceri de cca 400 milioane de lei. ERP-ul a devenit sistemul nervos al întregii organizații, colectând date și oferind feedback, atât la nivel operațional, cât și strategic.
“Microsoft Business Central susține acum întreaga coordonare financiară și operațională a grupului Bittnet, de la plasarea comenzilor către furnizori, trezorerie și contabilitate până la raportarea financiară trimestrială pentru BVB. Un volum uriaș de tranzacții asupra cărora avem vizibilitate și control deplin, într-un mod unitar și centralizat,” afirmă Adrian Stănescu, CFO Bittnet Group.
Volumul de business nu spune întreaga poveste, liniile de business ale Bittnet sunt foarte diverse, de la training, unde instruim anual 5-6,000 de cursanți, la integrarea de sisteme IT, cu multiple componente, soluții și licențe. Compania derulează anual peste 10,000 de proiecte, fiecare necesitând eforturi în plasarea comenzilor, livrare echipamente și licențe, pregătire documente de recepție, emitere facturi etc.
“Generăm un volum uriaș de tranzacții, care ne-ar consuma întregul timp, dacă nu am avea sistemul ERP. Microsoft Business Central ne-a permis însă să automatizăm multe dintre procesele de business, plasarea comenzilor, emiterea facturilor, monitorizarea încasărilor și să scalăm activitatea, fără să crească proporțional și echipa din Departamentul Financiar. Volumul tranzacțiilor a crescut de 40 de ori, în timp ce echipa de la Finanțe de cinci ori,” declară Adrian Stănescu.
- Susținerea dezvoltării companiei pe termen lung prin adăugarea facilă de noi module, funcționalități, utilizatori și integrarea cu alte soluții de business
- Gestiune financiară unitară la nivelul întregului grup de companii
- Vizibilitate și control granular asupra activității, până la nivel de proiect, tranzacție sau chiar produs /serviciu, pentru a putea lua decizii relevante pentru business.
- Susținerea procesului de raportare trimestrială către BVB cu respectarea cerințelor de consolidare a datelor și a termenelor de livrare.
- Câștig de timp și eficiență în cadrul departamentului financiar prin automatizarea unor multiple fluxuri de lucru și procese specifice.
- Flexibilitate în adăugarea de noi funcționalități și utilizatori
“Pentru mine, principalul câștig este vizibilitatea în profunzimea organizației. Este cu precădere important pentru companiile cu multiple linii de business și răspândire geografică mare. Vizibilitatea în timp real ne permite să știm tot timpul cum stăm și să avem o înțelegere profundă a ceea ce se întâmplă în companie,” Mihai Logofatu, CEO Bittnet Group.
La patru ani după începerea colaborării și implementarea primei versiuni a Microsoft 365 Dynamics Business Central, Bittnet Group a depășit statutul de client al ELIAN Solutions devenind și unul dintre investitori.