Implementarea unui sistem ERP este un proces care necesită o investiție semnificativă de timp și bani și de aceea, atunci când doriți să o realizați, e bine să evaluați cu atenție costurile, dar și beneficiile pe care aceasta le aduce. De obicei, costurile se pot cuantifica destul de ușor din punct de vedere monetar, beneficiile mai greu. Dar asta nu înseamnă că ele nu există. În continuare, vă vom prezenta cele mai importante beneficii pe care le puteți avea de pe urma implementării unui sistem ERP.
Integrarea informațională a departamentelor
Este, de departe, cel mai important beneficiu pe care-l aduce o implementare ERP. Asta pentru că fiecare departament are acces la informația introdusă de către celelalte departamente și în acest fel toată lumea vede aceeași informație, același ”adevăr”. Iar în baza acestui fapt se pot optimiza procese, se pot lua decizii raționale, departamentele pot comunica între ele fără a mai circula hârtii sau email-uri. Procesele se pot coordona mai bine, fiindcă fiecare departament poate anticipa ce are de făcut, în baza informației furnizate de către celelalte departamente. De exemplu, cei din depozit se pot uita pe comenzile de cumpărare și pot vedea clar ce grad de încărcare a depozitului va fi în perioada următoare.
Standardizarea proceselor de afaceri
Sistemul ERP oferă posibilitatea de a standardiza procesele de afaceri, fiindcă acesta încorporează o logică de afaceri care, odată pusă în aplicare, nu mai poate fi schimbată cu ușurință, iar dacă e modificată acest lucru devine vizibil. Standardizarea aduce cu ea coerență și eficiență în realizarea operațiunilor. De exemplu, putem stabili o regulă de afaceri ca, atunci când este gata pentru livrare o comandă de vânzare, automat să se înștiințeze firma de curierat pentru a ridica marfa. Acest lucru se poate configura într-un sistem ERP și se va realiza întotdeauna, indiferent de persoana care operează livrările. Operațiunile standardizate sunt totodată și mai ușor de monitorizat și controlat.
Optimizarea instruirii personalului
Prin instituirea unor reguli și standarde de lucru sistemul ERP ajută la instruirea mai rapidă a personalului. Un sistem ERP sugerează angajaților pașii de urmat pentru procese și avertizează asupra unor anumite acțiuni, care nu ar avea temei în logica de afaceri. De pildă, dacă încercăm să vindem un articol fără a-l avea în stoc sau dacă vrem să vindem unui client care are deja mai multe facturi cu scadență depășită, putem să stabilim în sistemul ERP fie avertismente, fie interdicții. Prin diverse configurări, se pot crea fluxuri de lucru care ghidează angajații determinându-i să lucreze într-un mod ordonat. În final, se obține o claritate mai mare asupra activităților ce trebuie realizate și o eficientizare a activității angajaților.
Instrumente de planificare și control
Un sistem ERP vine cu o serie de funcționalități care ajută în planificarea și controlul operațiunilor. Aceste instrumente sunt deosebit de utile, în special în managementul stocurilor. De exemplu, în baza comenzilor de vânzare se poate stabili un necesar de aprovizionare și se pot crea automat comenzile de cumpărare sau de producție. În acest fel se asigură continuitatea operațiunilor, dar și menținerea unui nivel optim al stocurilor. Sau, pe zona financiară, putem stabili bugete de cheltuieli și venituri pe centre de cost și putem urmări realizarea acestora în timp. Sau putem planifica operațiunile de service de mentenanță pentru diverse utilaje și echipamente, fie că vorbim de cele proprii, fie pentru clienți.
Imagine de ansamblu, dar fără a pierde detaliile
Un sistem ERP vă poate furniza o imagine sintetizată asupra activității firmei, dar în același timp, dacă e nevoie, puteți aprofunda analiza până la cel mai mic nivel posibil (o tranzacție din sistem). De exemplu, în imaginea de mai jos, în raportarea ”Cont de profit și pierdere”, dacă dați clic pe suma ce reprezintă cifra de afaceri, veți vedea componența acesteia pe conturile contabile de venit. Dacă vreți să continuați analiza, puteți da clic pe soldul unui cont de venit și veți ajunge la componența acestuia la nivel de factură de vânzare.
Acestea sunt câteva din beneficiile clare pe care vi le poate aduce implementarea unui sistem ERP. Însă ele nu vin de la sine, pentru realizarea lor este necesară implicarea dvs. în procesul de implementare, mai ales în cel de analiză prin care stabiliți cerințele pe care le aveți vizavi de sistem, ce anume așteptați de la el să facă.
Și, desigur, realizarea beneficiilor depinde și de calitatea implementatorului, de capacitatea lui de a înțelege cerințele dvs. și de a le face posibile în sistemul ERP, prin diverse configurări sau prin adaptări specifice afacerii dvs.
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
