La modul general, activitatea comerciala a unei companii implica achizitii de produse (materii prime componente, produse finite) de la furnizori si vanzarea acestora catre clienti (cu sau fara o prelucrare intermediara).
Aceste procese par simple:
- Se identifica furnizorul ce cel mai bun pret, conditii si termene de livrare,
- Se plaseaza o comanda si
- Se receptioneaza marfa.
Similar, se fac oferte potentialilor cumparatori, se preiau comenzi si se livreaza produsele.
Realitatea este insa mult mai complicata si implica multiple interactiuni, negocieri, analize si planificari, pentru ca circuitul produselor de la furnizor la producator /distribuitor si apoi la client sa fie unul fluent, predictibil si profitabil.
Atunci cand numarul produselor, furnizorilor si clientilor este redus, activitatea comerciala este usor de gestionat, iar succesul tine mai degraba de relatiile interumane. Cand insa numarul produselor ajunge la mii, iar furnizorii sunt raspanditi la nivel global provocarile cresc proportional, activitatea devine imposibil de gestionat fara un sistem ERP.
Pentru aceste companii succesul consta in:
- Disponibilitatea produselor,
- Calcularea corecta a marjelor de profit si
- Corelarea perfecta intre necesarul de aprovizionare, facilitatile de productie /depozitare si comenzile clientilor.
Este exact situatia care, in urma cu cativa ani, a determinat compania Global Plast (peste 3.500 de produse in portofoliu) sa colaboreze cu ELIAN pentru implementarea unui sistem ERP Microsoft Dynamics NAV – actualul Microsoft Dynamics 365 Business Central.
„Avem parteneri de afaceri in 20 de tari, din Asia pana in America si lucram cu toate categoriile de transportatori. Este o activitate foarte complexa, iar Dynamics NAV ne ajuta sa o tinem sub control si sa avem vizibilitate asupra situatiei reale. Combinam diverse elemente (destinatii, transportatori, parteneri, marfuri) pentru a avea o eficienta maxima, proces care nu ar putea fi facut manual, ci doar cu un sistem informatic performant.” – afirma Vasile Stoian, Director Operational, Global Plast.
Dynamics 365 pentru Achizitii si Vanzari
In acest articol vom aborda modul in care puteti simplifica operatiunile comerciale cu ajutorul Microsoft Dynamics 365 Business Central si care sunt functionalitatile cheie pentru lucratorii din departamentele de Achizitii si Vanzari. O companie moderna nu se mai poate baza pe transferul manual al informatiilor intre departamente si sisteme si nu mai poate functiona fara o imagine de ansamblu asupra operatiunilor, de la furnizor la client.
Implementarea Microsoft Dynamics 365 Business Central (https://dynamics.microsoft.com/en-us/erp/what-is-erp/) conduce la digitalizarea proceselor specifice si la crearea unor fluxuri integrate de lucru care ofera automatizare, viteza mare de reactie, acuratete si vizibilitate asupra datelor.
Cu Dynamics 365, operatiunile comerciale sunt gestionate in doua module distincte: Cumparari si Datorii, respectiv Vanzari si Marketing.
Functionalitati cheie pentru Achizitii
Modulul de Cumparari si Datorii ajuta la gestionarea relatiei cu furnizorii, de la solicitarea unei oferte si plasarea unei comenzi de achizitie, pana la gestionarea transportului si realizarea receptiei. Dincolo de automatizarea fluxurilor de lucru, acest modul ofera instrumente avansate pentru planificarea si corelarea achizitiilor cu activitatile de productie si vanzare, precum si cu stocurile deja disponibile.
Modulul permite:
- Stabilirea unei politici comerciale complexe, care sa asigure continuitatea in aprovizionare,
- Inregistrarea unor cataloage de articole pe fiecare furnizor,
- Automatizarea comenzilor de aprovizionare la nivel de articol, pe diverse criterii (stoc minim, cantitate minima, reluare comanda, stoc maxim, timp de livrare etc),
- Centralizarea comenzilor de aprovizionare pentru optimizarea costurilor de transport,
- Plasarea comenzilor de improspatare a stocurilor in functie de timpii de aprovizionare, transportatorii disponibili si conditiile specifice fiecarui furnizor,
- Stabilirea unor conditii platile catre furnizori functie de diferite criterii (prioritate, data de scadenta, posibile reduceri la plata, etc.),
- Crearea unor fluxuri de aprobare astfel incat achizitiile ce depasesc un anumit prag valoric sa nu poata fi operate fara o aprobare prealabila,
- Realizarea de receptii si facturari multiple pe o singura comanda de cumparare,
- Analize comparative pe multiple criterii: produse, furnizori, valori, intervale de timp si bugetare.
Functionalitati cheie pentru Vanzari
Modulul de Vanzari este dedicat gestionarii tuturor pasilor unui proces de vanzare, de la receptionarea unei cereri de ofera, pana la expedierea produselor catre beneficiar si emiterea facturii fiscale. Include:
- Functionalitati pentru crearea de oferte, cotatii, comenzi, livrari si facturi,
- Permite actiuni de up-sell si cross-sell, atat la clienti noi, cat si existenti,
- Pune la dispozitia echipelor de vanzari informatii relevante despre clienti (oferte, contacte, vanzari, discount-uri),
- Centralizeaza agenda si activitatile,
- Permite simulari de pret si discount-uri si
- Stabilirea unor limite de credit – in functie de istoricul, volumul tranzactiilor si bonitatea fiecarui client.
Modulul permite:
- Managementul oportunitatilor de vanzare si al echipei de agenti,
- Trasarea unei politici comerciale complexe cu discount-uri si preturi la nivel de client, produse, volum, intervale de timp,
- Managementul contactelor si intretinerea informatiilor generale despre clienti,
- Stabilirea unor obiective cantitative sau valorice asupra volumului vanzarilor si urmarirea realizarii acestora,
- Livrari si facturari multiple dintr-o singura comanda de vanzare,
- Procesarea flexibila a incasarilor,
- Managementul documentelor prin jurnalul interactiunilor,
- Partajarea de informatii, documente,
- Automatizarea fluxurilor de aprobare,
- Crearea unei baze comune de documente si bune practici de vanzare,
- Evaluarea cererii pe diverse perioade de timp in functie de datele istorice,
- Analize comparative pe multiple criterii: produse, clienti, agenti, intervale de timp.
Care sunt avantajele
Utilizarea Dynamics 365 in departamentele comerciale genereaza beneficii pe multiple paliere, de la automatizarea operatiunilor, pana la consolidarea datelor.
Majoritatea clientilor ELIAN considera insa ca principalul castig este corelarea comenzilor de la clienti cu stocurile existent si cu necesarul de aprovizionare.
Astfel:
- Intreg circuitul comercial este optimizat si accelerat,
- Ciclul de vanzare este mai rapid
- Timpul de depozitare este mai scurt,,
- Capitalul blocat in stocuri este mai mic,
- Costurile de transport sunt reduse.
De asemenea, Dynamics 365 imbunatateste procesele de forecast si limiteaza semnificativ situatiile de out of stoc.
Complementar, ELIAN vine in sprijinul departamentelor comerciale si cu functionalitati de EDI (Electronic Data Interchange) integrate in sistemul ERP, care permit automatizarea bidirectionala a schimbului de documente si inregistrari cu marile retele de magazine (key accounts).