Intr-o economie dinamica si volatila, departamentele financiar contabile au numeroase provocari in demersul de a respecta cerintele legislatiei fiscale si de a oferi managementului, informatii corecte si coerente despre activitatea companiei. Mai mult, efortul operational cotidian consuma o buna parte din energia si timpul angajatilor, mai ales in companiile care nu au atins inca un nivel ridicat de digitalizare. Sistemul ERP Microsoft 365 Business Central, disponibil prin Elian Solutions, elimina aceste provocari si creste semnificativ eficienta proceselor financiare.
Transparenta, acuratetea si optimizarea proceselor financiar contabile sunt o prioritate pentru majoritatea organizatiilor din Romania, in egala masura publice sau private, deoarece contribuie direct la controlul activitatii, reducerea costurilor si imbunatatirea indicatorilor economici. In derularea activitatii specifice, departamentele financiar contabile se confrunta insa cu o serie de aspecte mai delicate:
- Controlul profitabilitatii companiei si livrarea de informatii coerente catre persoanele de decizie
- Identificarea centrelor de profit si pierdere
- Urmarirea in timp real a creantelor si datoriilor
- Controlul lichiditatilor, in special al facturilor neincasate;
- Planificarea platilor/incasarilor, controlul liniilor de credit;
- Monitorizarea operatiunilor in valuta, in scopul limitarii pierderilor din diferentele de curs;
- Aparitia unor noi tipuri de raportari si declaratii fiscale
- Lipsa personalului calificat
Persoanele de decizie nu mai au rabdare sa astepte ore sau chiar zile pentru pregatirea unor rapoarte de activitate. Vor sa primeasca informatiile necesare ”acum” si sa fie siguri ca datele sunt corecte si reprezinta realitatea. Pe de alta parte, autoritatile fiscale si de reglementare impun noi declaratii si rapoarte (SAF T, raportarile catre Directia de mediu in legatura cu reciclarea ambalajelor etc) cea ce creste represiunea pusa pe departamentele financiar contabile.
Global Plast (companie cu activitate de import si distributie produse pentru utilizare cotidiana in gospodarie si peste 25 de milioane euro cifra de afaceri) a solicitat echipei ELIAN o solutie pentru accelerarea si simplificarea raportarilor catre fondul de mediu, in contextul actualizarii legislatiei aferente gestionarii ambalajelor si a deseurilor de ambalaje. Pentru a gestiona cat mai facil raportarile catre fondul de mediu, Global Plast a solicitat automatizarea acestui proces, in cadrul sistemul ERP Dynamics NAV pe care il implementa.
In baza dezvoltarilor facute de ELIAN, sistemul preia automat datele necesare din mai multe module operationale, le structureaza conform cerintelor legislatiei de mediu si emite raportul aferent. Procesarea manuala si riscul aparitiei unor erori dispar, iar timpul de obtinere a rapoartelor este foarte scurt.
Simplificare prin digitalizare
Pentru o companie mica sau mijlocie gestionarea proceselor financiar contabile devine imposibila in lipsa unui sistem ERP integrat. O solutie ca Microsoft Dynamics 365 Business Central (cunoscuta si ca Dynamics NAV) conecteaza toate datele financiare existente intr-o organizatie si ofera o imagine de ansamblu si totodata automatizeaza operatiunile contabile. Complementar, ofera multiple posibilitati de raportare si vizualizare a datelor, prin integrare cu alte unelte Microsoft, precum Excel sau PowerBI, pentru o analiza financiara in timp real.
Dynamics 365 Business Central coreleaza toate tranzactiile comerciale cu datele financiare asociate: vanzari, achizitii, stocuri, comenzi, livrari, valori si valute la nivel de companie, departament, filiale locale sau internationale, grup de companii etc. Solutia a fost proiectata pentru necesitatile companiilor mici si mijlocii, ceea ce se reflecta in structura modulelor, interfata, mod de implementare si preturi.
Afla mai multe despre Microsoft 365 Business Central la https://www.elian-solutions.ro/dynamics-365-business-central/
Functionalitati cheie pentru departamentele financiar contabile
Modulul Management Financiar este nucleul sistemului ERP si ofera utilizatorilor puterea de a corela si procesa unita informatiile, de a-si imbunatati capacitatea de analiza, planificare si previzionare, dar si de a raporta date corecte si coerente atat catre management, cat si catre autoritatile fiscale.
Modulul Management Financiar functioneaza in stransa legatura cu restul modulelor din sistem, oriunde o tranzactie genereaza o nota contabile sau are o repercusiune in plan financiar.
Functionalitati cheie:
- Parametrizarea conturilor contabile in planul de conturi
- Definire note si formule contabile
- Vizualizarea soldurilor pentru o anumita perioada
- Inregistrari contabile multivaluta
- Gestiune flux de numerar, cu posibilitati avansate de previziune (forecast)
- Definire bugete in ferestre de tip matrice pentru o zi, o saptamana, o luna, un trimestru, un an sau orice perioada fiscala
- Exercitii financiare pe multiple luni
- Monitorizare si gestiunea centre de profit si pierdere
- Managementul conturilor bancare
- Trasabilitate operatiuni financiare
- Tranzactii in cadrul unui grup de companii controlat de aceeasi entitate legala.
- Gestiune Taxa pe valoare adaugata si alte taxe utilizate
- Gestiune mijloace fixe, cu numar nelimitat de registre de amortizare
- Obtinerea raportarilor catre autoritatile fiscale: Declaratia 394, Declaratia VIES (390), Decontul de TVA (300), Declaratia Intrastat, etc
- Analize complexe pe centre de cost
- Indicatori de performanta prestabiliti
- Gestiunea conturilor bancare si a conturilor de reconciliere
- Suport pentru tranzactii SEPA
- Multiple unelte de raportare manageriale
Microsoft 365 Business Central are un impact major si in automatizarea operatiunilor contabile, un avantaj important in contextul lipsei de personal specializat. Automatizarea este posibila deoarece aceste operatiuni (facturi clienti si furnizori, plati si incasari, amortizari, inregistrari contabile specifice inchiderii de luna/an etc) au un nivel ridicat de repetabilitate, iar sistemul ERP le gestioneaza in baza unor sabloane, predefinite sau customizate. Astfel, viteza de operare creste considerabil, iar numarul erorilor la inregistrarea datelor scade. Toate datele inregistrate in sistem sunt securizare si criptate iar accesul utilizatorilor este conformul rolului in organizatie si drepturilor alocate. Microsoft 365 Business Central are un sistem foarte granular de alocare a drepturilor de acces, pe multiple paliere: companie, baza de date, tip de inregistrare, ccea ce asigura protectia si confidentialitatea.