Implementarea unui sistem ERP prezinta o doza de risc, inerenta oricarei achizitii de tehnologie pentru business. Din fericire, procesul poate fi controlat si riscul diminuat printr-o pregatire prealabila pentru selectarea solutiei si a partenerului de implementare.
Datorita complexitatii acestui tip de sisteme informatice, a diversitatii ofertelor si a lipsei de experienta a beneficiarilor (putine companii au la activ mai mult de o implementare de ERP) alegerea unei solutii pare complicata si consumatoare de timp si energie. Situatia poate fi evitata prin utilizarea unui set de criterii care sa permita identificarea celui mai potrivit sistem ERP, prin raportare la propriile cerinte, la performanta solutiei si la expertiza furnizorului.
Inainte sa incepeti discutiile cu furnizorii, este important sa stiti ce doriti sa obtineti prin implementarea sistemului ERP si sa stabiliti criteriile de selectie. Daca sunt prea putine criterii sau superficiale, veti aduce la discutii prea multi furnizori si veti pierde foarte mult timp. Daca sunt prea multe criterii si lipsite de flexibilitate, selectia va deveni o povara si riscati sa nu identificati solutia potrivita.
Este exact ceea ce ne-a si declarat recent un client, Vasile Stoian, Director Operational, Global Plast, despre selectia sistemului ERP:
“Am analizat atent piata si am realizat ca sunt doua categorii majore de aplicatii: unele prea mari si prea complexe pentru cerintele companiei noastre, iar altele care ofereau posibilitati limitate in sustinerea dezvoltarii pe termen lung. Dynamics NAV a fost intre aceste categorii si ne-a convins ca este o solutie completa si performanta, care sa poate fi ajustata pe specificul activitatii Global Plast. O solutie care sa ne aduca un set de bune practici, prin care sa ne optimizam activitatea, dar, totodata, sa fie usor de adoptat si utilizat.”
Iata de ce consultantii ELIAN au pregatit un set de criterii generale, care direct sau indirect, conduc la selectia celui mai potrivit sistem ERP:
Optiuni la implementare: on premises /hosting privat /cloud
Sistemele ERP ruleaza pe o infrastructura IT profesionala, pe care este posibil sa o aveti, dar foarte probabil sa nu fie ce trebuie. Este adevarat ca logica de business a solutiei conteaza, insa este bine stiti si care sunt optiunile ca implementare /utilizare. Sistemul ideal poate fi implementat in orice scenariu va doriti: pe o infrastructura IT proprie (servere, stocare, back-up) aceasta inseamna ca va ocupati direct de administrare si securitate, pe infrastructura unui furnizor de hosting, care va prelua o parte din sarcinile de administrare sau veti opta pentru o solutie livrata on-cloud, caz in care furnizorul de cloud va preluat complet sarcinile de administrare a infrastructurii. Fiecare dintre aceste optiuni are avantaje si dezavantaje, care tin de complexitate, control, scalabilitate, competente etc.
Reputatie si referinte relevante pentru domeniul de activitate al beneficiarului
Fisele de produs si documentatiile tehnice va pot induce in eroare si va pot lasa impresia ca orice solutie va rezolva problemele sau va ajuta sa atingeti obiectivele. Sistemul conteaza, insa echipa de implementare face diferenta.
De aceea, verificarea referintelor este o etapa importanta si raspunde la o intrebare simpla: Cine foloseste solutia? Referintele trebuie sa fie pe solutia dorita si nu o lista generica de clienti, de asemenea, nu trebuie sa fie mai vechi de 2-3 ani. Chiar daca respectivul client mai foloseste solutia, putin probabil ca echipa de implementare sa mai fie aceeasi.
Capacitate de customizare si adaugare functionalitati prin addon-uri dedicate sau dezvoltari punctuale
Realitatea este de ca de cele mai multe ori, functionalitatile standard ale unui sistem ERP nu sunt suficiente si nu acopera 100% cerintele beneficiarilor. In unele cazuri solutia consta in implementarea unor addon-uri punctuale (spre exemplu seturi de functionalitati specifice pentru payroll, colectare debite, tranzactii multi valuta etc), in altele este nevoie de dezvoltari si customizari pentru ca unele procese sau fluxuri de lucru specifice sa fie mapate in noul sistem.
Acest proces tine atat de capacitate de customizare a sistemului in sine, cat si de abilitatile si experienta echipei de implementare.
Cost total de detinere
Costul este o componenta importanta pentru ca nimeni nu are un buget nelimitat, insa nu trebuie sa fie primul criteriu. Este fundamental gresita ideea ”cumpara cel mai ieftin sistem pentru ca toate fac acelasi lucru”. Daca ati aplicat corect primele criterii ati inteles deja ca nu toate sistemele sunt la fel si nu toti furnizorii livreaza aceeasi calitate.
Din perspectiva bugetului, conteaza mai mult costul total de detinere (CTO) ca sa eliminati orice surpriza si sa aveti o imagine reala a efortului financiare. Aveti in vedere defalcarea costurilor pe diversele componente: licente, servicii de implementare si customizare, hardware, mentenanta, integrari necesare cu alte sisteme, training, importul datelor, garantie, asistenta pe termen lung, actualizari etc. Incercati sa aveti o proiectie reala a costurilor pe un orizont de 4-5 ani.
Prospetime tehnologica, planuri de actualizare si lansare versiuni noi
Tehnologia evolueaza constant, iar sistemele ERP nu fac exceptie. Nu trebuie sa fii mare specialist IT sa-ti dai seama de un sistem ERP ramas in urma cu 10 ani: meniu cu multe campuri si inghesuite, zeci de optiuni, fara acces din browser sau sincronizare in timp real. Daca nu au putut sa faca saltul tehnologic (din pacate este situatia multor companii locale), veti avea bataie de cap cu actualizari, upgrade-uri, versiuni noi etc. Intrebari care sunt planurile, ce va aduce nou urmatoarea versiune, cat se investeste in dezvoltare etc.
Usurinta in utilizare, nivel de suport pentru utilizatori
Succesul oricarei solutii de business sta in utilizare. Daca va fi adoptat rapid de angajati si exploatat eficient in activitatea cotidiana, rezultatele vor fi remarcabile, iar investitia amortizata rapid. Daca nu, va fi doar o alta solutie subtilizata, pe care echipa o va ocoli ori de cate ori va avea ocazia. Prin urmare, atentia maxima la usurinta in utilizare (interfata simpla, prietenoasa si intuitiva, de preferat web) la strategia de training a angajatilor, la existenta manualelor de utilizare, a tutorialelor, furnizori etc.
Alinierea functionala intre cerintele companiei si functionalitatile standard ale solutiei
Punctul de pornire este sa stiti ce doriti sa obtineti sau ce doriti sa imbunatatiti prin utilizarea unui sistem ERP. Cerintele nu se definesc teoretic ci prin discutii aplicate cu personale cheie din toate departamentele companiei.
Aceste cerinte: ”vreau sa am o gestiune centralizata a stocurilor”, ”vreau sa pot factura in valute multiple”, ”vreau sa am un flux de aprobare in timp real” etc trebuie corelate cu functionalitatile sistemului ERP vizat.
Optiuni de integrare cu alte sisteme
Chiar daca sistemele ERP sunt cuprinzatoare si acopera numeroase arii operationale, de cele mai multe ori este nevoie sa fie integrate cu alte sisteme care acopera mult mai bine anumite activitati: cu sisteme CRM (pentru vanzari si suport), WMS (pentru gestiune stocuri) Document Management, dar si cu diverse echipamente (case de marcat, cantare, linii de imbuteliere etc).
Acces mobil, aplicatii mobile dedicate
In economia actuala, in care toti oameni sunt in miscare si nu mai exista diferenta intre lucrul la sediul companiei, acasa sau la client, mobilitatea ar trebuie sa fie criteriul principal. Excludeti din start orice aplicatie care nu sta bine la mobilitate si acordati atentie maxima detaliilor legate de acces, date disponibile, aplicatii mobile dedicate, platforme si dispozitive compatibile etc.
Implementare directa sau prin parteneri, medotologie de implementare
Ambele modele sunt raspandite, existand producatori de sisteme ERP (in general locali) care gestioneaza si proiectele de implementare, dar si producatori (in general cei internationali) care se concentreaza doar pe dezvoltarea produsului, implementarea fiind in sarcina partenerilor autorizati. Acestia au o deschidere mai mare catre clienti, inteleg mai bine contextul si se specializeaza pe analiza de business, implementare, suport etc.
De asemenea, au in portofoliu si alte solutii de business si implicit o imagine de ansamblu mai buna a proceselor de afaceri. La fel de mult conteaza si existenta unei metodologii de implementare, adica a unui set de reguli si proceduri pe baza carora furnizorul planifica si executa proiectul. Indica o abordare structurata si creste sansele de finantare a proiectului in termenii agreati.
Aceste zece criterii sunt orientative, puteti adauga unele noi sau schimba prioritatea celor enuntate de consultantii ELIAN. Important este sa aveti o baza sistematica de analiza pentru realizarea unei liste scurte de furnizori.