Prezentare analiza functionala fluxuri si procese pentru o companie din domeniul distributiei, din perspectiva unei implementari a solutiei Microsoft Dynamics 365 (NAV)
Materialul de fata isi propune sa ilustreze capabilitatile solutiei de tip ERP Microsoft Dynamics NAV, capabilitati puse in valoare de catre echipa ELIAN Solutions, de a satisface cerintele functionale ale unei implementari pentru o companie care activeaza in domeniul distributiei. Practic, sunt analizate cu minutiozitate principalele cerinte informationale generate de procesele specifice unei companii de distributie: aprovizionarea, gestiunea stocurilor, vanzarea, corelarea comenzilor de aprovizionare cu cele de vanzare etc.
Nivelul de detaliere al analizei este cel specific unui document de lucru in cadrul unei implementari de sistem informatic, conform cerintelor unui management de proiect profesionist. Din acest punct de vedere, el poate fi o sursa de inspiratie pentru cei care doresc sa realizeze analize ale unui sistem informational – din domeniul economic. Cerintele exprimate in prezentul document sunt acoperite in totalitate de catre aplicatia Microsoft Dynamics 365 (NAV), atat prin functionalitati standard, cat si prin adaptari ale aplicatiei realizate de catre echipa ELIAN Solutions. Aceste adaptari au adus un plus de functionalitate sistemului si sunt incluse ca baza de plecare pentru orice viitoare implementare realizata de catre ELIAN Solutions.
MODUL VANZARI
Descompunere functionala:
- Descrierea cadrului general;
- Intretinere nomenclator articole;
- Intretinere nomenclator clienti;
- Intretinere nomenclator agenti de vanzare;
- Sistem discounturi;
- Procesul de vanzare.
Intretinere nomenclator articole (repere)
Pentru fiecare articol sunt necesare urmatoarele informatii:
- Codul produsului (fiecare produs are un cod unic);
- Descrierea produsului – trebuie sa respecte anumite criterii in functie de categoria principala de produs in care este incadrat. Exemplu: Consumabile (Tip produs, Gramaj, Compatibilitate, Brand);
- Grupa de stoc – din punct de vedere contabil: Marfuri, Consumabile, Ambalaje etc.;
- Unitatea de masura – Se doreste o unitate de masura in care se va evidentia stocul si se va face inventarul. De asemenea, posibilitatea introducerii unitatilor de masura suplimentare pentru a putea face receptiile in unitatile de masura specificate pe factura de achizitie;
- Clasa de vanzare – Aceasta informatie se va selecta dintr-o tabela predefinita de clase de vanzare care se folosesc pentru stabilirea adaosurilor comerciale si in raportarile de vanzari ulterioare. Fiecare clasa de vanzare este alcatuita din mai multe caracteristici care vor fi aduse si in fisa articolului: Brand, Compatibilitate, Categorie 1, Categorie2, Categorie 3, Categorie 4;
- Cod OEM – codul articolului dat de catre producator;
- Invizibil – un camp de tip marcaj, acesta are rolul de a elimina din lista de cautare articolele care nu se mai comercializeaza;
- Apare in site – un camp de tip marcaj, acesta are rolul de a indica articolele care se comercializeaza prin intermediul site-ului web;
- End of live – un camp de tip marcaj, acesta are rolul de a indica articolele care nu se mai produc, sau sunt pe cale de disparitie.
- Link specificatii producator – va contine link-ul web catre specificatiile oferite de producator, aceasta informatie este utila in principal pentru vanzarea on-line;
- Imaginea produsului – posibilitatea de a incarca imaginea produsul, util pentru publicarea pe site si pentru alcatuirea ofertelor comerciale;
- Greutatea – utilizat pentru raportari de genul Intrastat si pentru crearea picking list-ului;
- Pozitia tarifara – codul vamal al articolului – utilizat pentru raportari de genul Intrastat;
- Metoda de cost (FIFO, LIFO, CMP, Standard, Specific);
- Cod urmarire serie numerica sau lot – este necesar la anumite produse sa fie urmarite pe numar serial sau urmarirea pe numar de lot. Tipul urmaririi in sistem se va defini pentru fiecare articol in parte;
- Cod articol furnizor (cross reference). Se doreste posibilitatea atribuirii articolelor din sistem a codurilor folosite de furnizori;
- Cod articol client (cross reference). Se doreste posibilitatea atribuirii articolelor din sistem a codurilor folosite de clienti;
- Comentarii – sa existe posibilitatea introducerii diferitelor notite la nivelul fiecarui articol;
- Articole substituibile. Pentru anumite articole sa se poata defini inlocuitori;
- Specificatii tehnice
Intretinere nomenclator clienti
- Cod
- Denumire
- Persoana de contact
- Număr telefon, fax, e-mail
- Adresa
- Banca, cont bancar
- Agent de vanzare
- Adrese de livrare
- Tip client (key account, distribuitori, persoane fizice, terti ocazionali)
- Termen de plata
- Metoda de plata
- Cod unic de indetificare
- Limita de credit
Se doreste restrictionarea posibilitatii introducerii clientilor de mai multe ori. Verificarea dublarii se va face pe baza codului unic de identificare. Exista clienti care au adrese de livrare diferite, se doreste posibilitatea vizualizarii vanzarilor pe aceste adrese de livrare.
Intretinere nomenclator agenti de vanzare
Informatiile obligatorii pe care trebuie sa le contina Fisa agentului de vanzare sunt:
- Cod
- Nume
- Numar de Telefon
Se doreste ca agentii de vanzare sa vizualizeze doar comenzile introduse de ei, sa nu aiba posibilitatea de a modifica sau vizualiza comenzile colegilor lor. Se doreste ca pe viitor sa se poata defini planuri (target-uri) de vanzare pe fiecare dintre agenti.
Sistem discounturi
Se practica discounturi pentru diferite produse din gama de vanzare, in anumite perioade. Aceste discounturi se doresc a fi aplicate daca oricare dintre data comenzii sau data livrarii se incadreza in aceasta perioada. Perioadele de promotii sunt diferite in functie de clienti, si chiar in functie de adresele lor de livrare. Posibilitatea de a oferi discount-uri cand se face deschiderea unui nou magazin.
De asemenea, exista clienti care au constant discount, indiferent de perioada. Se acorda discounturi si pe intreaga valoare a facturii, in cazul in care aceasta depaseste un anumit prag. In cazul in care un client indeplineste mai multe conditii, discounturile vor fi acordate cumulat. Pe langa discount-urile utilizate frecvent, in momentul intocmirii facturii trebuie sa existe posibilitatea de a utiliza orice procent de discount in functie de situatiile aparute.
Procesul de vanzare: Oferte
Elaborate – in care sunt prezentate urmatoarele:
- Descrierea completa a produsului
- Caracteristicile din punct de vedere tehnic
- Pretul ofertat in lei sau in euro
- Imaginea produsului ofertat
- Alte informatii precum tara de origine
Tabelare – în care sunt prezentate următoarele
- Descriere produs
- Preţ ofertat în lei sau in euro
Ofertele se mai impart si dupa tipul de articole:
- Oferte pentru articolele de serie
- Oferte pentru articole unicat. Pentru acestea, exista posibilitatea ca oferta sa cuprinda componetele articolului, dar fara a se specifica pretul pe fiecare unitate in parte.
In cazul in care oferta este acceptata, ea sa poata fi usor transformata intr-o comanda de vanzare.
Procesul de vanzare: Comenzi
O comanda va contine urmatoarele informatii:
Antet comanda:
- Codul intern al comenzii
- Codul comenzii atribuit de client
- Data comenzii
- Clientul si datele de identificare ale acestuia
- Agentul de vanzare
- Adresa de livrare
- Data solicitata pentru furnizare
- Conditii de plata
- Codul valutei, in cazul clientilor externi
Linii comanda:
- Cod articol intern
- Cod articol client, in cazul in care acesta exista
- Descrierea produsului
- Gestiunea de livrare
- Cantitatea solicitata
- Unitatea de măsură
- Preţul in lei pentru clienţii interni, în valută pentru cei externi.
Dupa primirea comenzilor de vanzare se va face o analiza a disponibilitatii articolelor in data solicitata pentru furnizare, primita de la client. Dupa aceasta analiza se va confirma o data promisa pentru furnizare, pe intreaga comanda sau pe fiecare pozitie de comanda in parte. Dupa ce comanda a fost verificata de un supervizor, se doreste ca aceasta sa nu mai poata fi modificata de catre utilizatorul care a plasat initial comanda.
Procesul de vanzare: Livrarea
Dupa ce produsele din comanda au fost achizitionate sau transferate in gestiunea de vanzare acestea vor fi pregatite pentru livrare. Livrarea efectiva va presupune scaderea lor cantitativa din gestiunea companiei, dupa care se poate imprima un aviz de expeditie a marfii.
Se doreste avertizare in cazul in care unele produse nu sunt pe stoc in momentul livrarii si sa existe si posibilitatea interzicerii de vanzare pe stoc negativ pe anumite locatii sau la nivel de companie. Exista situatii in care livrarea comenzii catre clienti se face partial si se factureaza partial anumite cantitati din comanda.
Pentru o parte din clienti (key account) livrarea se face doar pe baza avizului de expeditie, urmand ca factura sa fie emisa ulterior. Pe avizul de expeditie va trebui sa apara si codul articolului de la client. Sunt situatii in care exista retururi la livrari, inainte de a se intocmi factura de vanzare. In acest caz se face reincarcarea bunurilor in gestiune.
Procesul de vanzare: Facturarea
Dupa ce comanda a fost livrata, se va intocmi factura pe cantitatile expediate. Numerotarea facturilor se va face pe baza mai multor serii numerice, definite in functie de sediu.
In cazul in care exista retururi dupa ce factura a fost emisa, este necesar sa se faca o factura de stornare pentru a repune bunurile pe stoc si a modifica soldul clientului. In cazul in care pe viitor se vor oferi si articole promotionale pe factura, acestea vor trebui sa aiba pret 0.
Se doreste ca in cazul facturarii in cadrul unui proiect, factura sa fie asociata respectivului proiect inainte de inregistrare, pentru a se putea urmari ulterior valoarea finala a proiectului. In situatia in care produsele se transfera la clienti (clienti de tip consignatie), se doreste ca factura sa se faca ulterior cand respectivul client raporteaza vanzarea acestuia.