Nevoia pentru un sistem ERP distributie

Firmele din distributie care au depasit un anumit volum de vanzari si un anumit nivel de complexitate a activitatii, au nevoie de un sistem informational care sa le poate sustina activitatile curente. Un simplu program de contabilitate nu mai este suficient, au nevoie de un ERP (Enterprise Resource Planning).

Atunci cand cineva va cauta un sistem ERP distributie, va fi derutat de amploarea ofertei, dar si de inconsistenta ei . Nu putini sunt cei care pretind ca detin solutii ERP gata sa satisfaca intru totul nevoile pietei, fiind gata sa bage pe gatul clientilor tot felul de sisteme ce nu sunt pe deplin maturizate sau carora le lipsesc functionalitati de baza.

De aceea, ne propunem sa trecem in revista, fie si sumar, functionalitatile care, in opinia noastra, sunt esentiale pentru ca un sistem ERP sa poata folosi unei firme dei distributie.

Fluxurile de baza ale distributiei – aprovizionarea si vanzarea

Mai intai si intai, e nevoie ca sistemul ERP sa poata sustine cele doua fluxuri de baza ale oricarei firme de distributie: procesul de apropvizionare si cel de vanzare. Într-un sistem informational acestea se reflecta prin inregistrararea unor documente care parcurg un flux

Pentru aprovizionare avem:

Oferta de Cumparare -> Comanda de Cumparare ->  Receptie ->  Factura ->  Plata

Pentru vanzare avem:

Oferta de Vanzare –> Comanda de Vanzare –>  Livrare –>  Factura -> Incasarea

Cele doua fluxuri trebuie sa fie insa corelate, cererea si oferta trebuie sa se intalnesca in punctul de echilibru. Acest lucru se poate in principiu rezolva prin doua mecanisme si ambele trebuie sa se regaseasca ca functionalitati in cadrul unui ERP pentru distributie:

• Generare comenzii de cumparare din cea de vanzare. Utila atunci cand se livreaza produse de valoare mare si/sau care nu se tin in stoc;
• Rularea unei proceduri de planificare de stoc. În acest caz, functie de stocul existent, de comenzile de aprovizionare in curs si de cele de vanzare, se genereaza noi comenzi de aprovionare.

Gestiunea stocurilor

O corecta gestiune a stocurilor este critica pentru o firma de distributie. Asta inseamna atat o buna evidenta fizica a lor (cantitati, locatie) cat si valorica.

Evidenta fizica si valorica trebuie sa fie decuplate in sistem, in sensul ca sa se poate realiza operatiuni doar cantitative sau doar valorice. Doar asa se asigura o suficienta flexibilitate la inregistrare tranzactiilor.

Evidenta fizica

Evidenta fizica inseamna ca sistemul ERP sa permita inregistrari privind: receptia cantitativa, transferul, retururi. De asemenea, trebuie sa fie disponibila urmarirea pe numere seriale si/sau pe loturi.

In cazul in care este necesar, trebuie sa existe si functionalitati de management de depozit precum: compartimentarea depozitului, asocierea unor parametri fizice pentru compartimente, optimizari pentru depozitare si incarcare a marfii etc.

Evidenta Valorica

Evidenta valorica inseamna ca miscarile de stocuri sa fie intotdeaun la valoare corecta. Asta insemna ca sistemul sa calculeze bine intrarile si iesirile de marfa, pe metodele de cost cunoscute: FIFO, LIFO, CMP, Standard.
In unele situatii, e necesar ca tranzactiile cu stocuri deja realizate sa sa fie reevaluate. In sistemul ERP trebuie sa fie posibila inregistrarea unor astfel de tranzactii. De pilda, putem avea o receptie de marfa care a fost deja vanduta; ulterior, apare o factura de transport. În cazul acesta valoarea facturii de transport va afecta intrarea initiala a stocului dar si descarcarea de marfa, pe contul de chesltuieli.

Politici complexe de preturi si discounturi

Politica comerciala a fiecarei firme de distributie impune abordarea diferentiata a pietei cu politice de preturi si de discount variate, functie de volumul marfurilor vandute, sezonul in care se face vanzarea, dimensiunea clientului etc. Aceasta impune o flexibilitate maxima in sistem pentru a acoperi toate scenariile posibile.

De obicei, asta se realizeaza prin stabilirea unor grupari de tipuri de preturi si discountur, la nivelul clientilor si la nivelul articolelor si apoi realizarea unor diverse combinatii intre acest grupe; din intersectia lor rezulta anumite preturi si discounturi. Chiar si asa, trebuie sa existe intotdeauna posibilitatea de a stabili un anumit pret/discount pe fiecare tranzactie.

Vanzari si Marketing

Pentru o firma de distributie activitatea de vanzari si marketing trebuie sustinuta si dpdv al sistemul informational, cu functionalitati specifice. De obicei, pentru astfel de activitati se utilizeaza sistem de tip CRM (Customer Relationship Management).

Totusi, si un sistem ERP trebuie ca prin modulul de Vanzari si Marketing sa asigure un minin de functionalitati, precum:

• Definirea agentilor de vanzari si alocarea lor pe clienti;
• Rapoarte de calculare a comisionului pentru agenti de vanzari;
• Posibilitatea de a stabili task-uri pentru activitati de vanzari (pe echipe de vanzari etc.;
• Definirea contactelor in sistem si inregistrarea interactiunulor (telefoane, e-mailuri,documente etc.).

Foarte important este ca sistemul sa permita realizarea unor campanii de vanzari. Campania de vanzari poate fi un instrument puternic in politica comerciala a firmei, asigurand flexibilitate ofertei, adaptarea acesteia la conditiile pietei.

Campania de vanzari inseamna oferirea spre vanzarea, pe o perioade determinate, a unor anumite articole, cu anumite preturi, catre anumiti client. De pilda, se poate realiza o campanie la un pret special pentru toti clientii carora in trecut li s-a vandut un articol a carui perioada de viata a expirat si vor avea nevoie de un inlocuitor.

Solutia ERP Microsoft Dynamics NAV implementata de catre Elian Solutions, asigura toate functionalitatile de mai sus, si inca multe altele. Pentru firmele din domeniul distributie Elian a creat o adevarata verticale, care acopera complet necesitatile informtionale.